當我們打**給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在**中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：
「 你好，這裡是 xx 公司 」 。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接**時，應有 「 我代表單位形象 」 的意識。
（一）重要的第一聲
當我們打**給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在**中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：
「 你好，這裡是 xx 公司 」 。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接**時，應有「我代表單位形象」 的意識。
（二）要有喜悅的心情
打**時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在**中，也要抱著 「對方看著我」 的心態去應對。
（三）端正的姿態與清晰明朗的聲音
打**過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 「 聽 」 得出來。如果你打**的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打**時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
聲音要溫雅有禮，以懇切之話語表達。口與話筒間，應保持適當距離，適度控制音量，以免聽不清楚、滋生誤會。或因聲音粗大，讓人誤解為盛氣凌人。
（四）迅速準確的接聽
現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部**，聽到**鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒， 接聽**，以長途**為優先，最好在三聲之內接聽。**鈴聲響一聲大約 3 秒種，若長時間無人接**，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裡會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便**離自己很遠，聽到**鈴聲後，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。
如果**鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若**響了許久，接起**只是 「 喂 」 了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。
（五）認真清楚的記錄
隨時牢記 5w2h 技巧，所謂 5w2h 是指 ① when 何時 ② who 何人 ③ where 何地 ④ what 何事 ⑤ why 為什麼 ⑥ how如何進行 ⑦howmany進行的怎麼樣。在工作中這些資料都是十分重要的。對打**，接**具有相同的重要性。
**記錄既要簡潔又要完備，有賴於 5wih 技巧。
（六）有效**溝通
上班時間打來的**幾乎都與工作有關，公司的每個**都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答覆：「他不在」即將**結束通話。接**時也要盡可能問清事由，避免誤事。
對方查詢本部門其它單位**號碼時，應迅即查告，不能說不知道。
我們首先應確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
對對方提出的問題應耐心傾聽；表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來**對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效**溝通的關鍵。
接到責難或批評性的**時，應委婉解說，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。
**交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋資料或另行聯絡之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並盡早回話。以**索取書表時，應即錄案把握時效，盡快地寄達。
（七）掛**前的禮貌
要結束**交談時，一般應當由打**的一方提出，然後彼此客氣地道別，應有明確的結束語，說一聲「謝謝」 「 再見 」 ，再輕輕掛上**，不可只管自己講完就結束通話**。
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