摘要：本文闡述了採購的基本流程，圍繞著採購計畫編制、臨時採購計畫、**商的選擇和開發、合同的編制四個方面著重展開。本人在採購計畫編制中增加了資金計畫一欄幫助公司作出更完善的資金統籌，更順利地發展。
關鍵詞：中小企業採購流程採購管理
0 引言
企業作為一種組織結構，在向社會輸出產品或服務的同時，必須從社會上購入各種資源，才能維持正常的運作。在企業的各種活動中，採購是非常重要的乙個環節。人們常說的採購支出節約對利潤的倍增效應。
針對這個情況，我對中小型企業的採購流程做了優化設計。希望能給相關行業的人帶來點幫助。
1 採購計畫編制
採購計畫作為採購管理運作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關係到整個採購活動的成敗。採購計畫就是根據市場需求、企業的生產能力和採購環境等因素來確定採購的時間、採購的數量、以及如何開展採購作業等內容。
制定採購計畫主要是為了指導採購部門的實際採購工作，保證產銷活動的順利進行和資金的合理運用以及提高公司的經營效益。制定採購計畫是為了達到以下的目的:①**所需要材料的數量和時間，確保材料的及時**。
②配合生產活動。確保採購適當的材料來滿足生產的需要。生產部門從而順利地完成銷售任務。
③減少材料庫存，降低庫存費用。不必要的庫存等於浪費。庫存實際上是一種閒置的資源，不僅不能在生產經營中創造價值，反而會占用資金而增加公司的成本。
材料庫存會造成大量資金的沉澱，會影響公司資金的正常運轉，同時還會增加市場風險，給公司的經營造成不利影響。
1.1 了解和評估材料需求情況採購的依據就是公司生產用料的需求。因此，作為編制採購計畫的第一步就是要明確公司的生產銷售計畫，材料庫存的情況以及剩餘訂單的情況。
1.1.1 生產計畫。
生產計畫是由公司生產部門根據市場營銷部的資訊，以及公司領導的決定，並結合公司生產的實際情況而對各種產品所做的安排和規劃。生產計畫就是採購供料的目標，採購最重要的職能就是要確保生產用料的及時、有效**。詳見表1-1
填表人： 填表時間： 審核： 批准：
1.1.2 庫存清單。
庫存清單是對目前在倉庫中儲存的全部材料的彙總，是使採購人員做到「心中有數」的重要資訊。通過對庫存清單的查詢，採購人員可以準確了解目前在倉庫的材料數量和成本等情況。乙份簡單的庫存清單如表1-2所示:
1.1.3 與材料**商的剩餘訂單明細表。
剩餘訂單明細表是指採購部與材料**商簽訂的，並且正在執行的有效訂單。通過它可以較詳細地了解目前材料的訂貨情況，交付情況，成本情況等重要資訊，掌握合同的動態執**況。將剩餘訂單明細表與庫存清單配合使用，可以使採購人員對目前材料的資源情況有較清楚的了解。
剩餘訂單明細表的主要內容見表1-3:
通過上表可以清楚、全面的掌握材料的實際交付情況與計畫交付的差異，從而使採購人員能夠對訂單的執**況進行動態監控，發現問題並及時採取措施，以確保生產所需材料的及時**。
1.2 確定採購數量適當的材料採購數量和時間對於滿足公司生產的用料需求有著直接的影響。採購數量的確定主要包括以下四個方面的內容:
計算生產需求、計算庫存數量、計算剩餘訂單數量、確定採購數量。
1.2.1 將生產需求和市場需求綜合後轉變成生產計畫首先要把綜合後的需求量減去已存在產品的數量；為保證及時**突發的產品銷售，應該對暢銷產品做乙個倉庫需保底留存數量，產品生產需求數量=生產計畫數量—現已存產品數量+倉庫需保底留存數量。
然後再換算分解成原材料，這樣才能較準確地確定生產所需原材料的數量。
1.2.2 計算可用庫存數量在計算庫存數量的時候，要注意考慮材料的庫存狀態:是否可用，是否待處理。尤其是對於待處理的材料必須要從可用的庫存量中扣除。其計算公式為:
可用庫存數量=總庫存數量一報廢數量一待處理數量
1.2.3 計算剩餘訂單數即要計算訂單在執行後剩餘的數量因為，乙份訂單從發出到執行完畢要經歷數週乃至數月的時間。
在此期間，只有部分的材料可能已經收到。針對這些情況，應該從訂單總量中將己收到的材料數扣除，從而確保對訂單的執**況進行有效的監控。其計算公式為:
剩餘訂單數二訂單總數一己到貨數
1.2.4 初步確定採購的數量和資金安排在掌握了生產需求數量、可用庫存數量和剩餘訂單數量的基礎上，就可以得出需要採購材料的數量了。
另外，作好資金計畫就能讓財務及公司老闆知道年度的資金統籌。其公式為:採購數量=生產需求數量一可用庫存數量一剩餘訂單數量；每種原材料金額=每種原材料採購數量*單價。
綜合後的**如圖1-4所示
產品生產需求數量=生產計畫數量-已存產品數量+倉庫保底數量；再將產品生產需求數量按配方換算成所需各種原材料的的數量；最終的採購數量就=按配方需材料數量-（已存原材料數量+報廢和待處理數量）-（訂單總數-己到貨數）
2 臨時採購計畫
除了按年度正式編制的採購計畫以外，還有由於臨時生產的調整或其它原因而編制的臨時採購計畫。臨時採購計畫一般不如年度採購計畫規範，它強調的是採購計畫的簡單性、靈活性和及時性。其材料的採購**一般較低，使用數量不易確定，而且比較容易從市場上獲得，因而臨時採購計畫是作為年度採購計畫的補充和完善。
雖然臨時採購計畫位於從屬的地位，但是對於在緊急情況下確保公司生產用料的持續**也具有重要的作用。例如，有可能發生這樣的情況：在生產過程中由於機器發生故障，生產出了廢品。
而此時該材料既無庫存又無剩餘訂單。這時，公司必須立刻啟動了緊急臨時採購計畫，在報公司正式批准該採購計畫之前就與**商迅速簽訂了採購合同，並要求其第一時間發運，從而為後續生產的按計畫進行搶回了寶貴的時間，減小了公司的損失。由此可見，臨時採購計畫是完整採購計畫的不可或缺的組成部分。
3 **商的選擇和開發
3.1 **商的選擇**商管理是採購管理的乙個重要內容，這項工作的好壞，直接關係到公司採購工作的質量。**商管理包括**商的選擇、**商的評審、**商的激勵和**商的開發。
進行規範高效的採購管理，建立和不斷完善對**商的管理體系已經成為公司提高採購管理效率和效益的必然選擇。
審核通過的**商才能列入**商管理體系裡。採購人員方能向通過審核的**商進行採購意向。
3.2 **商的開發即使某乙個**商的服務很好，採購人員還是應該多去收集相關材料的資訊，不斷更新**商和抽檢現已合作的**商的材料，尋求更好的**商
4 採購合同的制定
合同的簽定是更好地保障自己的利益不受侵害。所以合同中的條款的制定也是非常重要的。特別是合同的有效期，交貨時間，逾期不交貨的賠付，**的變動通知，材料出現質量問題後的賠付，付款方式，驗收方式等都要仔細斟酌，不要留下任何漏洞。
由於每個公司的合同要求不一樣。本人在此就不做詳敘。
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