5、接**的語調
利用清晰而愉快的語調接**能顯示出說話人的職業風度和可親的性格。在說過「你好」並自報姓名後，你是熱情還是心不在焉全都會通過說話語調暴露出來。
說話應稍慢而清晰，要注意措詞。說話時要面帶微笑，使聲音聽起來更為熱情。
語調要平穩、安詳，不可時兒細語時而高聲大叫，更不能陡然提高音調。
**語言溝通的3大特點是：聲音和諧有序、態度和靄可親，言辭得體準確。
6、排除干擾
要是在通話時想要打噴嚏或咳嗽，應偏過頭，掩住話筒，並說聲「對不起」。千萬不要邊打**邊嚼口香糖或吃東西。
應避免打**時和旁邊的人交談。
注意不要讓房間裡的背景聲音干擾**交談。
如果通話中遇到線路出現毛病或串線，應盡快處理，並建議對方待會兒再打。這樣做，也許會耽誤一點時間，但比較禮貌。
7、要做好**記錄
（三）撥打**的方法
1、首先報出本人的姓名和單位名稱
為了使對方能聽清楚，說話節奏應比交談時稍慢些。建議報出自己的全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以使對方加深對你的印象。
比如，您可以這樣說：「您好!我是天地公司的劉海。
請問王先生在嗎?」如果是秘書接的，等本人來接時，還須再報一次姓名和單位。
秘書介紹自己的方法主要取決於兩個因素：
一是確定**是內線還是外線;二是能否清楚接**的人是誰。
如果打外線，秘書不認識對方，應作詳細的自我介紹，如「您好，我是劉海。天地公司銷售部的秘書。」
如果打內線，秘書可區別對待。以下幾種自我介紹可視不同情況採用。
「我是劉海，王先生的秘書。」
「我是銷售部的劉海」
「李濤先生，您好，我是劉海。」
秘書在**接通並作了自我介紹後，要簡明扼要地說明通話目的。在請接**的人傳呼自己要找的人時，要有禮貌。如果估計到這次通話的時間較長，應在通話開始時就詢問對方此時是否方便長談。
如果對方願意談但此時不方便，秘書要有禮貌地請對方指定下次通話時間。
打**時，若恰巧要找的人不在，或不能來接**，秘書可用協商的口氣請接**的人轉告。留言時要說清自己的姓名、單位名稱、**號碼、回電時間、轉告的簡要內容等。
在對方記下這些內容後，千萬不要忘記問：「對不起，請問您怎麼稱呼?」對方告知的姓名要用筆記下來，以備查詢。
2、如果想請對方回**，切記要留下自己的**號碼，這是最基本的禮儀
別忘了告訴對方回**的最佳時間。在你有可能外出時，記住這一點尤為重要。如果對方是在外地，則最好說明自己將於何時再打**，請其等候。
3、要問對方此時打**對方是否方便
對方必須在**中討論的問題，還應考慮何時去**於對方更方便。有的公司希望一上班就借這樣的**，以便能有一整天時間可做其他事情。而有的則寧願在一天工作即將結束的時候再接這樣的**。
如果想定期和對方進行這種討論，應徵詢對方定在哪一天、哪乙個鐘點更為方便。這樣做，既是為了使對方能定下心來與你從容討論，同時也是個風度問題。在別人正忙時去**是很不禮貌的行為。
明明需要占用一刻鐘，切不可只說：「可以占用你幾分鐘時間嗎?」「應該說：
「王濤，我想和你談談分配方案的事宜，大概需要一刻鐘。現在你方不方便?」有時你可能只是為了和對方約定乙個對雙方都方便的時間再去**，但如果對方說「現在就行」，則不宜再推遲。
如果不得不在對方不方便的時候去打**，應當表示歉意並說明原因。
4、注意自己的語言
措詞和語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。稱呼對方時要加頭銜。聽話時，最好插用一些短語以鼓勵對方。
對對方的要求作出反應或對方提出要求時，態度應積極而有禮貌，比如：「我很高興為你了解相關資訊」或者「請別忘了下周一到我公司開會」等等。
5、適時結束通話
通話時間過長意味著濫用對方的善意。結束談話時，要把剛才談過的問題適當總結一下。最後應說幾句客氣話，以便顯得熱情些。放話筒的動作要輕，否則對方會以為你在摔**。
在每次通話結束前，掛**的一方應該主動說些禮貌規範的結束語，以結束通話。這雖然不是大事，但卻有助於判斷對方是否故意拖延通話。可以以徵求意見的方式提出，如：
「就談到這裡，好嗎?」也可以用規範的結束語，如：
「很高興與您通話，我們希望能盡快見到您，再見」
「謝謝你的來電，李濤先生。再見」
如果所在單位或部門規定的標準的通話結束語，則應在每次通話結束前使用這句結束語。切不可正題剛講完便「啪」的掛上**，使對方措手不及。
6、撥錯了**號碼要道歉，決不可掛上了了之，因為這樣是很不禮貌的
道歉的態度要誠懇，話不必多，您可以說：「對不起，我可能撥錯**號碼勒」。不可盤問對方為什麼不是自己要找的人。
同時，可以詢問一下對方的號碼，看是否與自己所撥的號碼相同，以免再次撥錯。同時，別忘了要道聲「再見」。
（四）通話過程中可能出現的問題以及處理方法
1、線路中斷
撥打**的一方應主動重撥，接話方則應靜待
一、二分鐘後方可離開。重撥以越早越好，接通後應先表示歉意，儘管這也並非是自己的過錯。
既是通話即將結束時出現線路中斷，也要重撥，繼續把話講完。否則，就像交談中棄人而去，是很失禮的事。況且，既是你的話講完了，對方可能還有更多的話要講。
要是在一定時間內打**的一方仍未重撥，接**一方也可撥過去，並且可以這麼說：「剛才您是否講完了，還有其他問題（事情）嗎？」
線路中斷常發生於「持機稍侯」和等待轉接**的時候，雖然令人惱火，但在接通時也不可暴露任何不滿。因為也許是由於對方不了解**系統操作而出的差錯，並非出於故意。但作為請人稍侯和轉接**的一方而言，應主動表示歉意並迅速接通對方所需要的**。
2、接通時受到干擾
如果接**時室內已經有人和通話時有人闖入而沒有退出室外，你可先對話筒說聲「對不起」，然後有禮而堅定地對進來的人說：「我待會再去找你」，示意其退出。
在上司打**時，如果秘書確有急事非馬上找他，可以將要談的問題寫在便條上放在他的眼前，然後再退出。
3、沒有時間談話
對於這種**無非是接還是不接，權衡的關鍵在於來電的重要與否和矛盾的輕重程度（如手頭的工作能不能暫時擱置，或者是來電能不能三言兩語講完）。
這時對方並不知道你的處境，所以在接**時不妨向對方直言。這樣做是允許的，也不失禮。比如，可以告訴對方：
「我正在打今天下午要用的報告，能不能待會為兒給你回**？」這樣對方了解你不想接並非出於不尊重，同時也可使他有所選擇，或是同意以後再通**，或是三言兩語講完來電。
如果當時的確很忙而又深知來**者講話囉嗦，則告訴對方遲些時候回**，這樣對雙方都比較合適，而且不失禮貌。
4、很難對付的**
有的人講話聽不清或很難懂，應在通話開始時就向其說明。
有的人喜歡在**裡大發脾氣。可以適當地讓對方發洩心中的怒氣。回話人的語調要安詳，沉穩。
有的人東拉西扯，談不到點子上。應有禮貌地把問題引上正題。
有的人像牛皮糖，是很纏人。不管是否會干擾別人，他總是在**裡說個沒完，或三番五次地打**來。對付這種人，只要不說「我對你不感興趣」，用什麼辦法加以拒絕都行。
對他們說話要直截了當，不能過於婉轉，可以說，自己正在忙，有空便回**。比如說：「謝謝你多次來**，只是我們已經選好了辦公用品的**商」。
（五）在對方**答錄機中留言
1、等到對方**預先錄製的請留言資訊結束，在聽到特殊的提示音後開始留言；
2、先清楚地說出自己的姓名和單位的名字；
3、清楚說明要給誰留言，最好留下全名；
4、間潔說明留言的內容，一定要做到資訊簡短明了；
5、對於姓名和位址等主要詞彙，可運用拼寫再次確定，如李海先生的名字是木子李，大海的大海；
6、如果資訊中藥留言數字，應緩慢述說，並再次重複；
7、然後說出留言的日期和具體時間；
8、結束通話之前，自己要向對方說「謝謝」和其他禮貌用語。
接打電話的技巧
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