關於規範申請部門報審合同蓋章流程的通知

為了規範申請部門報審合同的蓋章流程，加強合同的歸檔管理和監督，防範合同履行過程中存在的法律風險，現將申請部門報審合同的蓋章流程明確如下：

一、報審合同的蓋章流程

報審合同的蓋章具體流程為：報審合同由承辦部門通過erp發起審批，經相關部門會簽、分管領導審核、集團領導審批(按照相關

審批流程，審批通過後)，列印《合同會簽審批單》後至行政管理部或綜合部加蓋合同章。

（一）在報審合同erp發起審批階段，行政管理部或綜合部須依據《xx公司合同管理流程》第4.2.3條第4款之規定對報審合同進行審核，審核的重點為：

主體是否合格，條款是否完備、合法，是否存在法律風險等；

（二）在報審合同紙質版蓋章確認階段，行政管理部或綜合部印章管理員須對報審合同再次進行核對，核對的重點為：紙質版合同是否和erp上傳的合同掃瞄件一致，是否按照相關部門簽署的修改意見進行了調整，合同檔案裡是否有經辦人的簽名和辦理時間，是否是先由我單位蓋章的合同，否則印章管理員有權拒絕蓋章；

（三）凡加蓋「xx****合同專用章」的，經辦人須將乙份合同原件留存行政管理部，雙方在《檔案資料收發登記表》（附件一）上簽字確認；凡加蓋其他單位合同專用章的，經辦人須將兩份合同原件留存綜合部，雙方在《檔案資料收發登記表》上簽字確認，其中的乙份由綜合部於次月1日至7日統一移交行政管理部保管。

二、報審合同蓋章流程的例外情況（即我公司先蓋章的）

（一）先蓋章流程

如出現必須由我公司先蓋章的情況，申請部門在辦理正常蓋章流程的同時，須詳細填寫《合同章使用登記簿》（附件二），報分管領導批准，重大合同須報總裁審批。

（二）適用先蓋章流程的合同情況

1、報審合同的對方單位是**機關的；

2、報審合同的對方單位是具有強勢合同地位的大型企業（如聯通、電信等），且對方要求我公司在報審合同上先蓋章的；

3、先蓋章合同的跟蹤和收回制度

合同經辦人負責我公司先蓋章合同的跟蹤與收回工作，合同在經辦人承諾的交回期限內必須交行政管理部或綜合部歸檔；行政管理部或綜合部印章管理員有責任對逾期未交回的合同進行催交。

對於作廢的先蓋章合同，經辦人負責做好合同作廢說明並附作廢合同文字，經分管領導審批簽字後，交行政管理部或綜合部歸檔。

4、賠償責任

經辦人最終無法收回先蓋章合同給公司造成經濟損失（包括但不限於訴訟費、律師費、合同對方單位持有先蓋章合同追究我公司的違約責任等）的，經辦人應當向公司承擔全部的賠償責任。

三、對公司離職員工未收回合同的審查制度

公司員工離職時，人力資源部應向行政管理部或綜合部提前核實該員工經手報審合同的跟蹤和收回情況。如果該員工經手的報審合同存在尚未收回的情況時，人力資源部應當在該員工收回上述報審合同後再為其辦理離職手續。

特此通知。

附件：一、《檔案資料收發登記表》；

二、《合同章使用登記簿》。

xx管理中心

二〇一四年八月二十一日

附件一：

檔案資料收發登記表