2014-05-18 ipo觀察
本文是筆者講述了這些年在mba和投行的壓力下，自己關於時間管理和精力管理的一點心得體會。作為投行人，效率無疑很重要，其實不管對於哪項事業、或者哪個行業都不可以輕視時間管理和精力管理的重要性。
很多人問我時間管理和精力管理的竅門。老實說，我覺得自己並沒有做得好到可以分享經驗的地步。水瓶是感興趣就異常專注，不感興趣就異常拖拉的典範，只要拿到手的任務缺少難度又重複，就會想盡一切辦法作出心理逃避（沉迷其他有趣的事），拖到再無可拖才會開始。
開始了也不能長久，做事不夠連貫，每次重回狀態都要乙個過程，惡性迴圈。你們看到的我的「效率」，不過是因為人在投行，身不由己，大處雖然改了，還是有很多細小的時間被浪費掉了。
不過，也因為深知自己的毛病，這些年在mba和投行的壓力下，慢慢有幾條心得，拿出來和大家共勉，同時也激勵自己2012做得更好。
1. 記錄自己的時間
改變自己之前，首先要足夠了解自己。你是哪一種人？你的性格，興趣，做事方式？
你的時間都用在了**？對於這些問題，你可能很輕易的就能得出答案，比如，「我就是喜歡拖拉」，或者，「我太沉迷網文/遊戲/圍脖」。告訴你，這種答案是沒有意義的，完全解決不了問題，因為，拖拉和遊戲（享樂）是人之本性，要杜絕這個本性，任務過於艱鉅，很容易就失敗，而反覆失敗之後，你就只會把「我要改」掛在嘴上，永遠實行不了。
要作出改變，首先要把需要改變的物件量化，然後訂出合理目標，根據細緻具體的目標，一步步來實行。你每天花多少時間在看圍脖？打遊戲？
看網文？都是在一天的什麼時間段？和花在正事上的時間比例？
你做正事需要花多長時間？是否合理？最需要改進的是什麼？
其次呢？
要回答這些問題，最好的辦法是把自己每天的行程，事無鉅細地記錄下來，連續記錄兩個星期。這是乙個非常有效的時間管理方式，只有當行程全部清清楚楚列於紙上，你才會真正意識到自己的時間都用在了**，哪些時間是可以cut的，哪些工作需要做的更快。自己一天中最高效的是什麼時間段，最能利用的是什麼時間段。
每個小時紀錄自己正在做的事，也是乙個提醒自己的過程，隨時反省自己是否又在浪費時間，是否應該回到正題，更加專注。
2. 清晰的待辦事項和合理的目標
很多時候，我們在茫茫然中浪費了時間，是因為我們沒有明確的目標，不知道時間到底應該拿來怎麼用，或者因為事情太多太雜，處理的太無序。對每天需要完成的事情做好管理，就能有效避免這種茫然間浪費掉的時間。試試用一本日程表，或者用手機app，把需要完成的事情，按照輕重緩急和due date做出排序，並嚴格按照這個順序來執行。
習慣了之後，一定會極大提高每天的效率。
輕重緩急，是待辦事項的重點。合理的目標，是是否能長期執行計畫的關鍵。只有根據自己的能力，習慣，以及事件的重要性和緊急性，作出合理的安排，這個過程才能夠藉由滿足感和合理性一步步有條不紊的進行下去。
一款好用的app，真的會非常有幫助。我用的是iphone和ipad上都有的2do。這個app可以設定category，在每個category下可以設立「專案」，在專案下可以新增待辦事項或check list。
每個待辦事項都能設定不同等級的重要性，due date，alarm，note，並可以按照重要性排序。特別事項還可以加星。我通常會把每個手上的專案做成乙個「專案」，在每個專案下隨時加入待辦事項，設定好due date，並在note上紀錄下當前status，和下一步要做的動作。
雖然輸入要花時間，但這個動作很必要。
3. 對每一天作出規劃
規劃，是我這些年學會最重要的一件事。沒有規劃的人生，和有規劃的人生，日子一久就能看到明顯差別。規劃能夠使你對一天，乃至短期內有清晰的概念，能夠避免許多臨時想到的手忙腳亂，能夠保證你把最有效的時間留給最重要的事情，而不被沒有計畫好卻緊急的瑣事打斷，也能夠讓你更好地安排和遷就同事的時間，將各個專案和事項作出最佳銜接。
試試每天早進公司15分鐘，或晚走15分鐘，靜下心來，把第二天要做的，以及每個專案短期內的發展，好好梳理一遍，看看是不是會對你的工作效率產生巨大的影響呢？
4. 精力管理是時間管理的基礎
這是乙個全新的概念。沒有精力管理，時間管理根本沒有意義。最簡單的例子，就是如果你沒有好的睡眠，第二天做任何事的效率就會大打折扣，計畫完不成，需要更改，影響到後來的計畫，惡性迴圈。
當然，精力管理不是光「睡好」這麼簡單，它包括睡眠管理，飲食管理，運動管理，以及對身體和生物週期的了解。這是乙個非常科學的管理過程，需要你對睡眠，飲食，運動對人體的影響，以及身體自身作出最基本的了解。比如，你也許知道睡眠週期是90分鐘，但你知不知道，我們的「記憶」只會在rem（rapid eye movement）睡眠發生，而rem在第乙個週期只有5分鐘，要到第四，五個週期，才能達到30-40分鐘。
也就是說，如果你的睡眠時間少於7個小時，你就得不到足夠的rem睡眠；如果你中途醒來一次（週期又會重新開始），你更得不到足夠的rem睡眠。其結果就是，你的新知識和新技能，不能成為你的一部分，你的老知識和老技能，也會逐漸消失。長期睡不好，你的performance會嚴重下降。
飲食管理也是我們所經常忽視的。其實，不同的食物能提供不同時段的能量，而我們只有在能量充足時才能正常表現。三餐不正常，影響的不僅僅是健康，也是你的performance。
還有，運動對人體產生的巨大改變，人的不可抗的生物週期應該怎麼利用，注意力怎麼才能集中，了解這些知識會對你的時間管理產生深遠影響。
了解的方式，是看書和看科教片。推薦兩本書給大家，一本是我已經推薦了又推薦的《the power of full engagement》，非常全面的精力管理書籍。另外一本叫《power sleep》，深入淺出地講解了睡眠。
2012你如果想要對自己的時間管理作出改進，推薦先從這兩本書（尤其是第一本）開始。
5. 時間碎片
最後想要說一說時間碎片的利用。給大家講兩個小故事。第乙個記得很模糊（大家領會精神），說是乙個人很想學鋼琴，但是總沒有時間練習。
他的鋼琴老師就問他，為什麼你不練習？他就說，我很忙，沒有每天兩個小時的練習時間。他的老師說，那麼你就應該利用所有5分鐘，10分鐘的片段，什麼時候想到，就什麼時候練習。
他頓悟，從此真的利用所有的時間片段來練習，最終成為鋼琴家。第二個記得很清楚，來自於我的第乙個老闆（也許很多人都聽過）。有一天，他問我，給你乙個桶，到沙灘上去，你要怎麼裝滿它？
你應該先裝大石頭，再裝小石頭，然後裝沙子，填滿石頭的空隙，最後裝水。你的時間就像這個桶，你要把大塊的空間，留給最重要，需要最多時間的石頭類事項，然後在石頭的間隙，去做細小的，瑣碎的沙子類事情，最後，不要以為沙子之間沒有空隙，你還可以拿水去填滿它。
我經常想起這兩個故事，所以總是嘗試將所有要做的事情，分為石頭，沙子和水，並努力拿水去灌滿所有的空隙。大家都覺得我讀書快，也都疑惑我這麼忙，是怎麼有時間看這些書。其實讀書就是我的水，我在等人，等飛機的時候，坐電梯的時候，上下班的車上，甚至是專案之間的休息，都在看書（感謝kindle和iphone，使這成為可能）。
不要以為這幾分鐘的時間沒什麼了不起，如果你真的開始，你會驚訝一本書完成的有多迅速。（你的水還可以是：跟朋友聯絡，畫畫，計畫旅遊，學一門語言，寫一本書。
）最後的最後，想再quote我前老闆一次。他曾經對我說，你要做的事情只有四類，重要而緊急，重要而不緊急，不重要而緊急，以及不重要也不緊急（但無法避免要做）。重要而緊急的事，你自然會去做；但是你很可能會因為很多不重要而緊急的事，佔據太多自己的時間。
也可能因為那些不重要又不緊急的事，浪費太多自己的時間。你要學會好好規劃，將不重要事件的緊急性減到最少，將不重要也不緊急的事件也減到最少。還有，你要永遠記得，你的成長，你工作的成就，往往來自於那些重要而不緊急的事。
比如，讀乙份很有用的市場報告，學習乙個你應該知道的概念，進修你的語言，規劃你的將來，增廣見聞。這些年，我一刻不敢忘記這件「重要而不緊急」的事，如我老闆所鞭策，時常努力去增廣見聞，進修自身。也許，這才是時間管理的終極秘笈。
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