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網上報銷單據處理流程
● 本文件適用於 k/3 12.1wise 網上報銷模組。
● 本文件主要介紹網上報銷模組的主要功能，並以費用（借款）申請單舉例講解該模
塊的單據的操作流程。
● 2023年01月25日 v1.0 編寫人： 張亞麗
● 2023年01月28日 v2.0 修改人： 楊翊菲
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本期概述
版本資訊
版權資訊
目錄1. 概述 (3)
2. 網上報銷單據處理流程 (3)
2.1登陸方式和單據型別 (3)
2.2單據處理流程 (4)
3. 注意事項 (9)
1. 概述
企業處於成長或成熟階段，本身有一套成熟固定的費用報銷流程及資金支付流程，有相應的規章制度，企業對資金的管理為統收統支，借款、報銷需要領導審批之後財務付款。企業有大量的費用支出行為，效率低下，人為控制已存在風險，急需通過系統實現高效的費用報銷流程、費用對賬及預算管控。而k/3費用管理模組就達到了企業這種要求。
費用管理模組提供費用（借款）申請單、費用報銷單、出差（借款）申請單、差旅費報銷單四種單據的錄入，用於記錄企業員工日常出差、零星費用申請及報銷業務。
系統同時提供web方式的單據操作方式，即網上報銷功能。能在internet上錄入費用單據，即使不在固定辦公地點，也可及時完成相關業務處理及查詢。
網上報銷的單據與費用管理的單據儲存後相互傳遞，網上報銷單據和費用管理單據一樣，提供與費用預算、資金預算的無縫整合。以下主要針對網上報銷的處理流程進行講解。
2. 網上報銷單據處理流程
2.1 登陸方式和單據型別
網上報銷基礎配置完畢後，可以通過：①k/3主控台單擊【財務會計】→【網上報銷】→【網上報銷】→【網上報銷】，登陸網上報銷的web介面。②直接在網頁上輸入伺服器ip/k3web, 登陸網上報銷的web介面。
如圖-1所示。
圖-1 網上報銷web登陸介面
網上報銷同費用管理系統一樣，可以維護費用（借款）申請單、出差（借款）申請單、費用報銷單、差旅費報銷單四種型別的單據，而每種單據又分新增申請、我的草稿、我的在辦、我的申請、待辦流程、已辦流程七項明細條目。如圖-2所示。
圖-2 單據型別
2.2 單據處理流程
案例本例中以費用（借款）申請單為例，講解業務單據處理流程。
藍海機械****行政職員張元，申請日常辦公費用借款1000元，申請招待費用借款2000元，分2張單據錄入，其招待費用借款需要主管王剛審核後才能予以支付。
步驟在網上報銷管理系統，單擊【網上報銷】→【費用（借款）申請】→【新增申請】，錄入表頭相關資訊，如圖-3所示。
表頭字段：
單據編號預設是不可修改狀態，可通過編碼規則設定為可手工修改。匯率型別和匯率自動帶出系統預設。
申請人、申請部門、幣別、支付方式預設選項為系統基礎資料的職員、部門、幣別和支付方式。事由、申請日期、聯絡**、財務日期為手工錄入項。
費用（借款）申請單源單型別預設為費用付款預算單。
預計費用為不可手工填入狀態，待表體資料錄入儲存後自動算出。
圖-3 單據表頭
表體工具按鈕依次為，新增行、修改行、插入行、刪除行、複製行、批量填充、附件、重新整理。表尾申請人直接帶出登陸使用者張元。製單日期預設帶出系統日期。如圖-4所示。
圖-4 單據表體和表尾
表體單擊工具按鈕【修改行】會自動調出網頁對話方塊，對增加的表體資訊各個欄位做修改後再「提交」儲存，也可提交後新增或者複製處理。如圖-5所示。
圖-5 申請單明細修改框
費用（借款）申請單錄入完畢後儲存，系統提示「儲存成功！」，此時在「我的申請」和「我的草稿」中均能查詢到單據，顯示介面一樣，並且均可對單據進行修改、檢視等維護操作。如圖-6「我的草稿」所示。
圖-6 申請人-我的草稿
在「我的草稿」或「我的申請」中，勾選需處理的單據，單擊【編輯】選單下的【啟動多級審核】，本例中是對辦公費用借款申請單據啟動多級審核，如圖-7所示。
圖-7 申請人-啟動多級審核
當啟動多級審核成功後，該單據在「我的草稿」中不再顯示，仍顯示在「我的申請」中，狀態為「審核中」，另顯示在「我的在辦」中，狀態也為「審核中」。如圖-8所示。
圖-8 申請人-我的在辦
費用管理多級審核管理中對費用（借款）申請單的設定，將「王剛」設定為該流程結點審核人，如圖-9所示。
圖-9 多級審核工作流
以「王剛」登陸到網上報銷系統後，檢視網上報銷費用（借款）申請單的「待辦流程」，會顯示需要審核的單據。如圖-10所示。
圖-10 審核人-待辦流程
在「待辦流程」介面，勾選需審核的單據，然後單擊【編輯】選單下的【多級審核】選項，審核完成。「待辦流程」中不再顯示該單據，單據自動流轉到「已辦流程」中，狀態為「已審核」。如圖-11所示。
圖-11 審核人-已辦流程
以申請人「張元」登陸網上報銷系統，在申請人網上報銷費用（借款）申請單的「已辦流程」中會顯示該單據，狀態為「已審核」，「我的在辦」中不再顯示，如圖-12所示。
圖-12 申請人-已辦流程
3. 注意事項
①網上報銷單據雖然和費用管理單據一樣，提供與費用預算、資金預算的無縫整合。但是網上報銷系統沒有核銷管理和憑證生成功能的，初始設定需要在費用管理裡完成。
②網上報銷管理裡不論單據是否處理完成，單據一旦儲存且未刪除的情況下，申請人網上報銷「我的申請」或「我的報銷」中一直會保留單據記錄，並同步更新單據的狀態。
③網上報銷「新增申請」儲存成功後，如果在「我的申請」或「我的報銷」、「我的草稿」等專案中不顯示任何單據，是使用者和職員未關聯導致的不能同步，此時就需要在【移動商務】→【移動erp】→【系統設定】將使用者和職員關聯後，即可解決問題。
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