網上報銷系統可行性分析方案

廣州卓越教育集團

網上報銷系統專案可行

性建議書

深圳市德潤軟體****

二〇一三年七月

版權宣告:

本文中的所有資訊均為深圳市德潤軟體****秘密資訊，務請妥善保管，未經公司明確作出的書面許可，不得為任何目的、以任何形式或手段（包括電子、機械、影印、錄音或其他形式）對本文件的任何部分進行複製、儲存、引入檢索系統或者傳播。

卓越教育培訓中心成立於2023年，是全國領先、華南地區最大的中小學課外教育機構。卓越教育一直以培養孩子們的成功素質為己任，以「愉快教育」和「成功教育」為核心，堅持價值引領，傳授學習方法，增強學習能力，提公升學業成績。目前校區遍布廣州、上海、深圳、成都、佛山、珠海、東莞、中山、揭陽等城市。

由於公司人員眾多，校區分布廣，費用申請、報銷涉及的數量和金額已非常大，而且費用的管理控制比較難，財務人員工作量非常大。實現費用報銷電子化是卓越教育財務電子化程序中的重要環節，是加快報銷速度、提高辦公效率、加強預算管理、減少單據丟失可能性的重要舉措。

從企業的發展規模及趨勢來看，使用網上費用報銷系統實現費用報銷工作勢在必行,網上費用報銷系統創造的價值將會是可觀的。

德潤軟體通過在費用管控領域多年專業服務經驗為卓越教育完成費用管控系統的實施。此次費用管控系統將主要針對卓越教育在申請、審批、借支、核銷、預算、帳目等環節實現報銷過程電子化，並可根據需要進行資料查詢，為企業實現高效率的財務審批流程，提供第一手精確的資料資料。

在支撐全公司層面資訊化的建設中，建設目標以高效高質地傳遞費用申請、費用報銷、預算管控資訊為中心，並達成如下主要的建設目標：

● 報銷單據的規範化、流程制度化

通過報銷系統對報銷單據的內容和格式進行規範，保證財務入賬依據的標準化。同時根據企業財務制度預設審批流程，避免越級審批等現象。

● 審批流程的電子化、透明化

通過網上報銷單和相應附件的電子化流轉，員工可以隨時查閱審批流程進展情況，在保證審批質量的同時加快了審批流程。

● 資訊系統的統一化、集中化

基於學校總校、分校層面集中管理的需要，規範的系統建設與資料整合，建立統一規範的資訊系統，以實現集中管理的目標。

● 資訊傳遞的自動化、整合化

與oa系統、金蝶eas、企業網銀進行整合整合，實現資訊快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率。

● 預算資料自動化、實時化、可控化

實現預算控制，針對各部門、各區域、費用科目為主體的單個控制或者聯合控制

實現預算資料的可控化，減少手工模式下人工干預審批帶來的預算超額不可控情況。

根據「總體規劃、分步實施、快速見效」原則，德潤軟體根據多年來在費控領域實施經驗和其他客戶成果交流，建議卓越教育分二期實施，以集團總部和廣州分校、逐步向其他分校推廣，陸續完成總體目標。

費用管控系統遵循事前、事中、事後三階段費用控制原則；結合實物流、影像流、資料流三條單據流轉路徑；借助預算管理、條碼掃瞄、流程引擎成熟技術方案，實現企業對各項運營費用的有效過程管理。主要功能包括以下方面：

費用申請——差旅事前申請、固定資產申請等，事後報銷關聯申請單據；

費用報銷——日常差旅、手機費、辦公用品、業務招待費等日常費用報銷；

借款管理——報銷衝借款、還款，借款的賬齡預算提醒，個人與企業借支往來情況分析；

領導審批——領導可以進行單據審批，審批同時檢視單據明細、借款情況、預算情況、申請關聯情況。同時支援iphone和安卓手機等移動裝置審批

預算管控——結合費用報銷及差旅管理中，對預算的花費進行實施監控；

財務管理——報銷單據批量網銀支付，財務憑證自動生成並傳給erp或財務系統；

費用報表——提供基於部門、專案、產品等各維度成本中心費用發生表及預算執**況表；

如：辦公用品費用、運費、郵寄費用等。

日常費用報銷單報銷時，可以選擇不同的費用科目，乙個單據可以報銷多個費用明細；

差旅費報銷單可以關聯出差申請單。差旅費用報銷單區分交通費明細和住宿費明細，報銷人按照實際的出差情況，乙個行程填寫一行，按照時間順序依次填寫；住宿明細中，可以根據個人的級別，出差地域，出差天數等自動計算出差補助；表單見下圖：

報銷人在填寫費用報銷單時，系統會自動算出借款總額、已還借款、未還借款情況，可以自行進行借款衝賬操作或系統要求在員工提單時，進行強制沖銷，實現前款不清，後款不借。

員工新建借款

● 業務範例

系統可根據卓越教育制定的個人各項標準（職位級別、出差地域、伙食標準、住宿標準）進行差旅費用測算，從源頭保證費用支出的可控性。

● 標準管控

員工提交時，系統會自動檢查本次個人費用額度與公司制定標準，如果超標，可有以下處理方式：

第一種：當超標時，以系統預置的標準額度進行提交報銷；

第二種：系統以紅色高亮形式給出具體事項的提示，以實際報銷數進行報銷，但允許在簽批流程上增加領導節點以加強管控。

業務範例：對於差旅費用、業務招待費用、固定資產採購建議先走費用申請，並且在申請時就鎖定預算，從申請環節控制費用的預算是否超標。

● 對於某些費用型別（如：差旅費用、業務招待費用、固定資產採購），報銷時建議需關聯申請單，否則提交不了；

● 當報銷關聯申請，報銷金額必須小於或等於申請金額，實現單筆費用計畫管控；

根據卓越教育相關制度要求，對特定費用申請、報銷，不提交相關附件，不能提交報銷請求。

根據卓越教育財務管理流程，嚴格內建審批流程（申請流程、報銷流程、借款流程、預算調整流程），由系統自動指定領導進行業務審批，避免躍級審批等不規範行為。

審批明細可檢視單據明細，領導審批意見，流程事務過程，預算額度使用進度情況，幫助領導對單據進行同意，不同意，加簽，抄送等行為決策。

德潤網上報銷系統支援領導iphone和ipad等其他移動裝置審批；

對於公司領導，因為工作時間比較繁忙，在每次審批報銷單的時候，可能需要輸入一定的意見，為了節省領導時間，幫助進行單據審批，可處設定個性化審批意見。

根據預算設定的對專案、部門、個人、費用科目的一維或者多維的控制，在報銷提交或審批的時候系統自動控制。

例舉：業務招待費用作部門+年度+剛性預算方案，員工報帳時超過標準，系統不予提交，需要修改報帳金額或進入預算調整流程。

企業預算的下達、執行是件非常嚴肅的事情，但在企業實際經營過程中，往往因為經營變化不得不臨時調整預算額度，費用管控系統支援預算編製、調整功能，並可追溯根源，方便事後追查，預算調整審批應嚴格把關，避免預算控制留於紙面制度。

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