目的：為了規範公司業務運作流程，提公升公司業務管理水平，整合公司資源，提高公司應用現代化手段管理資訊系統的能力；規範系統使用者的操作行為，保證系統安全高效執行，特制訂此辦法。
範圍：本辦法適用於本公司所有部門。
1、 企業必須指定至少一名系統管理員，來管理系統基礎資料的維護，資料安全的維護工作，保證伺服器以及各終端系統能夠正常的執行。
2、 基礎資料的維護
① 計量單位：計量單位是物料所依賴的資料，在增加物料的時候要注意選擇計量單位的準確性，如果是多計量單位，要注意那個是基本計量單位，那個是輔助計量單位，單位之間的換算關係是否準確，都是輔助單位向基本計量單位轉換時的折算率。
② 物料：物料作為erp系統的主資料非常的重要，在增加物料的時候注意一下幾點：同乙個物料不能重複，同乙個物料指物料名稱、規格型號、計量單位相同的為同乙個物料；物料的關鍵屬性錄入不能錯，包括物料**、物料名稱、計量單位、輔助計量單位、規格型號、最高庫存、最低庫存、計價方法、存貨科目、銷售收入科目、銷售成本科目；物料的其他屬性如果企業用到的或有現成資料的都要錄入，比如：
採購週期、最小採購量、是否需要檢驗、標準成本等資料最好能夠錄入完整，基礎資料錄入的越完整系統運算出來的資料越準確。
③ **商：**商的基本資訊必須全部錄入系統，比如：**、名稱。必須按照公司對**商的分類管理規則錄入。其他重要的資料報括：稅率。
④ 客戶：客戶的基本資訊必須全部錄入系統，比如：**、名稱。必須按照公司對客戶的分類管理規則錄入。其他重要的資料報括：客戶位址、**、聯絡人等。
⑤ 部門：部門指公司的組織架構中所指的行政組織，要分清是生產車間還是輔助管理部門。
⑥ 職員：職員指的是公司的員工，系統要求的基本資訊是**和名稱，其他重要的資訊有該員工目前所在的部門，職位，以及其他一些該員工的人事自然狀況資訊。
⑦ 系統操作員：指應用系統的人員，在增加完這些人員後，必須進行授權，以確保該操作人員能夠正常的使用系統；系統操作人員的離職後必須在系統中予以對該操作人員進行禁用。
⑧ 會計科目：是系統應用的主資料，財務作為公司整體經營成果的反映部門所需要，由財務部門負責人維護，結合公司的會計核算的要求和公司績效考核系統的要求錄入。
⑨ 倉庫：系統中的倉庫的概念可以理解成公司的物理倉庫。
⑩ 其他基礎資料：公司用到的其他基礎資料也要在系統中維護好，注意不要重複。
3、 資料的準確性
① 單據：erp系統中最重要的元素就是單據，出入庫必須有單據，杜絕從倉庫拿東西不辦手續的情況發生，如果發現扣倉庫和領料人各30元/次。
② 及時性：各部門必須及時將自己所負責的業務單據錄入系統，要求當天的業務單據必須當天錄入完畢，缺一張、重複一張扣除30元。系統錄入人員必須保證所錄入的資料的準確性，錄入完的單據要在原始單上做標記，並將系統中相應單據的號碼記錄在原始單據中。
③ 關聯性：在錄入業務單據的時候必須保證系統單據之間的關聯性，如果有「源單」的必須根據源單生成，否則視同錯誤單據。系統流程的定義由系統管理員定義，各單據之間的關聯關係系統操作人員必須掌握。
④ 審核/多級審核：審核人發現單據錄入錯誤的，扣錄入人員30元/張，並通知錄入人員修改單據；審核人員必須不能晚於第二天早上9點必須將需要自己審核的單據全部審核完畢，漏一張扣30元，審核後發現錯誤的單據，審核人和製單人每人扣30元。
⑤ 基礎資料：在錄單的時候發現基礎資料有錯誤的，基礎資料錯誤一條扣5元，扣基礎資料的錄入人員和審核人員。
4、 系統備份：備份工作由伺服器自動完成，各部門單據、報表、臺帳的列印工作應在平時進行，確保資料完整齊全。系統管理員每月底需要對系統做一次完整備份，並將備份資料考到其他磁碟上，妥善儲存，如果系統一但出現問題，並造成資料丟失在一天以上的，扣系統管理人員1000元。
5、 系統**：扣款不是目的，是手段，是確保系統正常、準確執行的保證，所有扣款的必須由當事人填寫《扣款通知書》，交財務扣款，所有扣款都將作為對系統應用人員的獎勵，或系統使用人員的活動**，財務另開輔助帳予以登記。
6、 扣款通知書樣式：
扣款通知書
7、 單據的保管和傳遞：各單據錄入部門必須妥善保管單據，以備查驗，丟失一張單據扣款30元，財務必須每日到倉庫拿原始單據的財務聯，根據財務聯去審核系統中的單據是否準確。
8、 抽查/檢查：財務或生產管理人員必須定期抽查庫存的準確性，隨時從系統中調出即時庫存報表，去對主要物料（a類）進行抽查，抽查的品種不少於10種，按品種計算庫存準確率，並將抽查準確率報告給公司領導，在抽查中發現庫存不準確的原因是由於單據錄錯/未錄/重複錄入或未審核的扣罰當事人，公司領導也要督促或安排人員對庫存予以抽查。
9、 盤點：財務人員必須參與倉庫盤點和車間在製品盤點工作，並計算盤點的準確率和盈虧資料，編制盤點報告，報送公司領導。
10、 結帳：erp系統是有期間概念的，期間可以是自然月份也可以自定義起始和結束日期，結帳就是固化上期資料，對上期資料的一種封存方式，業務系統（進銷存系統）必須在次月的1日下班前結帳或關帳，財務必須在次月的10日下班前結帳。
11、 本辦法從發布之日起執行。
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