專案技術資料歸檔管理規定（技術檔案管理辦法）也可用於：技術資料管理，技術檔案管理等
一,技術檔案的歸檔範圍
(一)工程設計專案
凡委託我院設計的新建,改建,擴建,加固等工程全部基礎資料,階段設計成果檔案,設計修改檔案以及與工程有關的同建設單位,施工單位發生的各類協議,合同,函件,公文和竣工驗收,除錯,工程總結等檔案,均應歸入技術檔案.
1. 初步設計階段
初步設計的檔案一般不歸檔,但我院只做到初步設計而由其它院完成施工圖設計的專案要存資料室及歸檔,歸檔檔案包括以下內容:
(1) 初步設計最終成果
(2) 設計總概算書或綜合概算書底稿及列印件;
(3) 各專業有關的計算書底稿及電算資料;
(4) 設計方案審定記錄單,設計檔案校審記錄單.
2. 施工圖設計
施工圖設計檔案歸檔包括以下內容:
(1) 各子項各專業設計底圖;
(2) 各專業設計計算書及電算資料;
(3)《設計檔案校審記錄單》;
(4) 修正概算書及列印件;
(5)《設計修改通知單》以及因修改形成的計算書;
(6) 程式檔案規定要歸檔的資料.
3. 工程建設各階段形成的檔案資料
(1) 建設單位提供的全部設計基礎資料,原始資料〔含建設單位上級主管部門批准的設計任務書或計畫任務書(影印件);徵地檔案(影印件);規劃部門批准的建築紅線圖;地形圖;選址報告及批件(影印件);工程地質及水文勘察資料;風洞試驗報告;工藝布置圖和技術要求資料以及我院向協作單位提供的技術資料底稿;公用工程協議(供水,排水,供電,供熱,人防,消防,環境保護等影印件);設計合同及協議書;方案或初步設計批准檔案等〕.
(2) 工程設計,施工過程中與建設單位各種聯絡中形成的有關檔案,圖紙,資料,來往公文,函電,設計過程中的交底會審紀要,與工程有關的會議紀要.
(3) 工程竣工驗收,除錯過程中形成的檔案,圖紙,資料(含竣工驗收報告,除錯,試用期間,使用期間發現的問題,修改,補充核定有關圖紙和檔案)等;
(4) 工程事故與設計有關的結論分析報告等.
(二)技術諮詢服務專案
技術服務和諮詢專案歸檔包括以下內容:
1. 委託單位提供的全部檔案資料
(1) 委託任務書;
(2) 委託單位交來的全部有關原始資料;
(3) 代委託單位收集的原始資料,調研資料等.
2. 成果底稿(包括鑑定書,諮詢報告,設計底圖,藍圖,說明書,計算書,電算資料,估算概算書底稿等).
3. 送交委託單位的正式諮詢報告及圖紙.
(三)科研試驗專案
科研試驗專案歸檔檔案包括以下內容:
1.科研規劃,科研專案任務書,課題擬定報告及經院認可的批文;
2.科研會議紀要及有關重要檔案;
3.與主辦單位或協作單位簽訂的合同(協議)書檔案副本,有關技術責任的各種來往函件;
4.階段成果報告,如說明書,計算書底稿和列印件,底圖,藍圖(乙份),**,底片;
5.和科研試驗專案有關的學術報告及會議交流檔案原稿,鑑定書等資料.
二,技術檔案的歸檔辦法
(一)工程設計
工程設計各階段成果均先歸檔,後複製對外發行.
每個工程專案均應有乙份歸檔登記表.每次歸檔均應登記.
1.設計基礎資料
建設單位提供的全部設計基礎資料,原始資料〔含建設單位上級主管部門批准的設計任務書和藹計畫任務書(影印件);徵地檔案(影印件);規劃部門批准的建築紅線圖;地形圖;選址報告及批件(影印件);工程地質及水文勘察資料;風洞試驗報告;工藝布置圖和技術要求資料以及我院協作單位提供的技術資料底稿;公用工程協議(供水,排水,供電,供熱,人防,消防,環境保護等影印件);設計合同及協議書;方案或初步設計批准檔案等.〕均必須在拿到該資料後立即影印,影印件作為設計資料,原件立即歸檔;對於內容較多的基礎資料(如工程地質及水文勘察資料,風洞試驗報告等),要求建設單位提供二份(在合同中註明),乙份歸檔,乙份作為設計資料.
2.設計成果(圖紙)
(1)初步設計
我院完成初步設計,由其它院完成施工圖的專案,在將初步設計全部移交後,所有應歸檔的資料一次歸檔;由我院繼續完成施工圖的專案,初步設計階段的成果不歸檔.
(2)施工圖設計
施工圖一般按子項一次出圖,一次歸檔.對需分批出圖的專案,可按"分批出圖計畫表"的內容分批出圖,分批歸檔.
分批出圖的專案,每次出圖歸檔必須有乙份臨時圖紙目錄臨時歸檔,全部圖紙歸檔後,專業負責人必須根據以前的臨時圖紙目錄整理出最終圖紙目錄歸檔.
施工圖的歸檔程式為:
a)由專業負責人檢查確認底圖簽名完整,交設計總負責人
b)由設計總負責人填寫"圖紙歸檔通知單",並在設計負責人一欄簽字,同時要在備註欄中註明本次出圖的圖紙編號,將"圖紙歸檔通知單"及底圖送計畫組.
c)計畫組應再次檢查確認底圖簽名完整,並檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖是否相符,並簽署意見(是否出圖,是否歸檔),簽名;將"圖紙歸檔通知單"及底圖送圖檔組.
d)圖檔員應檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖是否相符,並簽收,將底圖和"圖紙歸檔通知單"和底圖一併歸檔.
e)由圖檔組通知曬圖組到圖檔組藉底圖曬圖.
3.內部作業檔案
內部作業檔案為各專業的計算書,互提資料記錄,設計檔案,校審記錄單,以及程式檔案中規定要歸檔的資料.這些資料在全部設計完成後乙個月內,由專業負責人整理後交圖檔組存檔.
4.施工過程中形成的檔案
施工過程中形成的檔案,包括圖紙會審紀要,與工程有關的會議紀要,往來的公文,函電,工程聯絡單,修改設計通知單,竣工驗收資料等,由設計總負責人(與多專業有關的)或專業負責人(與本專業有關的)儲存.工程竣工驗收後乙個月之內一次交圖檔組歸檔,也可根據具體情況分批歸檔,但必須在工程竣工驗收後乙個月之內全部歸檔.
5.設計修改
設計完成後的設計修改圖,按施工圖的歸檔辦法歸檔.
修改圖的每次出圖歸檔,必須有乙份臨時修改圖紙目錄臨時歸檔.全部工程竣工後,專業負責人必須根據以前的臨時修改圖紙目錄整理出最終修改圖紙目錄歸檔.
(二)技術及諮詢服務專案
技術及諮詢服務專案完成後,由設計總負責人將全部資料整理交圖檔組歸檔.
(三)科研試驗專案
自接受任務到各階段成果交院為止為歸檔階段,由設計總負責人分階段向圖檔組歸檔.
三,技術檔案的分類編目
(一)圖紙編號
各專業各階段圖紙編號如下:
專業設計階段
建築結構
給排水通風空調
電氣規劃
方案設計
建方1,建方2
結方1水方1
風方1電方1
規方1初步設計
建初1,建初2
結初1水初1
風初1電初1
規初1施工圖
建施1,建施2
結施1水施1
風施1電施1
規施1注:若乙個子項分為a,b,c……等區,可在圖紙編號前加a-,b-,c-……,如建施a-1,建施b-1,建施c-1…….
修改施工圖的編號,按不同情況編號(以建施為例):
如果修改圖還要配合原圖使用,則編號如下:
建施1修1(建施1第一次修改)
建施1修2(建施1第二次修改)
如果修改圖代替原圖,原圖作廢,則編號如下:
建施1代1(第一次修改,替代建施1)
建施1代2(第二次修改,替代建施1代1)
如果修改內容同多張圖紙有關,而且必須配合原圖使用,則編號如下:
建施修1
建施修2
(二) 圖紙目錄
圖紙目錄一律用a3幅面,形式見後.
(三)檔案編號
工程設計檔案大類代號為"c"
1.工程業務號
工程業務號的編號模式為
年+順序號+標識碼
年-----不省略的公元年號
順序號----- 1,2,3………
標識碼----- a :一類工程(院管); b :二類工程(室管);
c:合作專案; d:科研專案; e:諮詢專案; f:其它專案
例: 2000—08a
2.工程設計檔案編號模式
工程設計檔案編號模式為:
工程設計檔案大類代號為"c"+工程業務號
例: c2000---08a
3.工程設計檔案材料檔案編號模式
工程設計檔案材料檔案編號模式為:
工程設計檔案大類代號為"c"+工程業務號
+檔案材料號"w"+案卷號
例: c2000-----08a-----1
四,技術檔案的借閱管理
(一)凡我院職工因工程設計,科研和技術管理工作需要都可直接向圖檔組借閱所需設計檔案資料.將要設計的新工程專案,設總要借原始資料,需持設計任務通知單,方可借給原始資料影印件.
(二)工程底圖一律不外借.設計說明書,概預算底稿及計算書只能查閱摘錄,不外借.查閱時不得塗改.否則,按情節輕重處罰.
(三)借閱技術檔案,必須認真辦理借閱手續.借還技術檔案時,雙方必須當面點清,借時檔案員要看借者在借閱證和去向卡上簽名.還時,借者要看檔案員在借閱證和去向卡上登出,以便分清責任.
在圖檔組內臨時查閱的,查完後及時歸還,不得帶出圖檔組.科研檔案的調閱,對外必須經總工室批准,如需向外提供複製件,需經主管院長批准.
(四) 借閱人員必須愛護技術檔案材料,妥善保管,不得汙損,塗改,亂作符號.否則,一經查出,按情節輕重給予處罰.
借閱人丟失技術檔案,必須及時通知圖檔組,一般工程藍圖檔案,由丟失人書寫報告,經所在室主任簽字後方能登出.由圖檔組負責補曬藍圖.補曬藍圖費用由丟失人支付.
如係丟失設計說明書,計算書,概算書以及建設單位提供的原始資料和有關的重要檔案等,則由圖檔組和院領導共同研究,根據情節處理.
(五)外單位查閱技術檔案材料,一律憑單位介紹信通過總工室接洽.屬密級的檔案需由總工室批准後在閱覽室查閱;屬科研成果的檔案,須經主管副院長批准後查閱且不外借.查閱圖紙資料應收取資訊費.
本院職工一律不准為外單位代借技術檔案.如發現代借情況,檔案組須報告院領導給予紀律處分.
(六)兄弟設計單位需要加曬或影印我院工程圖紙,一律憑單位介紹信接洽,並按有關規定辦理.建設單位加曬工程藍圖,需經計畫組簽注意見;其他單位需要加曬或影印工程藍圖,由計畫組簽注意見,屬密級的工程圖紙需建設單位簽章或公文證明,總工室主任批准後方能曬給,並按規定收費.
(七)職工因工作外調,借調或因公外出超過三個月者,都必須先還清所借之技術檔案.否則,在其他同志急需時,將重新曬圖歸檔,曬圖費由借原該檔案資料者負責支付,另外,超過期限按天計算罰款.屬外調人員,應還清所借技術檔案,檔案組負責人才能在人事處所發調離單上簽字.
五,技術檔案的保管要求
(一)有關人員特別是檔案保管人員,要倍加珍惜設計科研技術檔案的安全完整,儘量減少磨損汙染以延長使用壽命.
(二)每月最後一天為檔案庫存的盤點清理和統計時間,對破損和變質的技術檔案及時採取措施,認真進行修補和複製.
(三)工程底圖入庫上架要平放保管,並做到按順序號整理輕拿輕放,防止破損.
(四)嚴格借閱制度和登記手續,定期催還,不得造成檔案的錯亂和散失.
(五)預防突然事件發生.機,絕密技術檔案應與一般檔案分開,並設專人保管,以保證在非常情況下能及時準確地先轉移機,絕密檔案.
(六)要保持檔案庫房一定的濕度和溫度,在現有條件下要經常開啟門窗通風,保持庫房衛生清潔.在可能的條件下增加有關裝置和技術保護措施.
(七)時刻注意檔案庫房的安全,保管人員一定要嚴守崗位.離開庫房時要仔細檢查,關好門窗,切斷所有電源.
(八)庫房內嚴禁吸菸.無關人員不得進入庫房.
六,科技檔案的鑑定和銷毀
(一)根據技術檔案的鑑定原則和標準,確定技術檔案的科學歷史和現實的價值,把失去儲存價值的檔案,經過一定的審批手續,揀出銷毀或全部轉交建設單位處理.
(二)由院領導,總工程師,圖檔組負責人以及有關科技檔案人員組成檔案鑑定小組,負責開展檔案鑑定銷毀工作.
(三)檔案的保管期限分為永久,長期(十五年至五十年),短期(十五年以下)三種,鑑定小組對檔案應確定保管期限.
(四)對到期的科技檔案由圖檔組清理登記,提出報告由檔案鑑定小組批准予以銷毀或移交.
(五)對作廢工程由計畫組開出作廢通知單交圖檔組調銷有關作廢檔案.
分批出圖計畫表
專案名稱
設計號設計階段
專業第批出圖
第批出圖
第批出圖
內容時間
內容時間
內容時間
建築結構
給排水電氣
空調批准人
編制人編制時間
技術檔案歸檔登記表
工程名稱:
工程編號:
專案負責人:
順序號歸檔內容
歸檔日期
送檔人歸檔人
圖紙歸檔通知單
室別工程名稱
圖紙內容
圖紙規格號1
號2號3
號4號設計負責人
簽字計財科意見
圖檔員意見
備註設計回訪管理規定
工程竣工後,設計總負責人應組織有關人員參加竣工驗收,鑑定施工安裝質量,檢查設計效果,虛心聽取施工單位及使用部門對設計的意見,認真總結設計經驗,並由設計總負責人填寫"工程回訪記錄單"歸檔備查.
重點專案,在建成使用一年後,由設計總負責人組織有關人員進行回訪,總結經驗教訓,填寫"工程回訪記錄單"歸檔.
建築工程回訪記錄單
年月日設計號
工程專案
子項名稱
建築面積
m2設計日期
自年月至年月
設計預算
元施工單位
施工日期
自年月至年月
施工決算
元建設地點
回訪人建設,施工單位主要意見及工程優缺點:
室主任主任工程師
設計總負責人
qm4.5-02-a 計算機軟硬體管理規定版本:a 修改碼:0
qm4.5-02-a 專案技術資料歸檔管理規定版本:a 修改碼:0
qm4.5-02-a 專案技術資料歸檔管理規定
qm4.14-01-a 設計回訪管理規定
專案歸檔管理辦法
第一章總則 第一條本管理辦法明確公司對專案文件歸檔管理的工作要求。第二條本管理辦法適用於公司所有工程專案。第二章術語定義 第三條專案文件 一 專案文件 指在工程專案實施活動中與工程專案相關聯並且對企業有儲存價值的各種文件資料。專案文件包括 專案承接文件 專案實施文件 專案結算文件以及專案其它文件。二...
JZ03施工技術歸檔規定
為加強單位工程施工技術資料的歸檔管理工作，統一公司建設工程檔案的驗收，建立完整 準確的工程施工技術檔案，服務於公司的生產經營，制定本規定。一 工程竣工驗收後三個月內 建設單位沒有手續的二個月內 向公司檔案室移交一套符合規定的工程檔案。對無不可抗力而拖延者將作罰款處理。二 工程檔案的內容 深度及立卷，...
審計檔案歸檔規定
一 第一單元結論類檔案材料，採用逆審計程式並結合檔案材料的重要程度排列。1 上級機關 領導 對該審計專案的批示 或批示情況說明 2 審計報告及送達回證。3 審計決定及送達回證。4 法制部門對審計報告 審計決定的審理意見。5 對被審計單位反饋意見採納情況的說明。6 被審計單位的反饋意見。7 審計報告徵...