審核是專業和技巧綜合運用的活動，採用一定的技巧應對外審亦是十分必要的（需特別說明的是：本資料僅用於應對外審，不能用於內審），本資料分為下面幾個部分：
一、各部門需重點檢查的幾個專案；
二、審核前應說明及共同注意的幾個問題；
三、現場審核回答問題應注意的幾個問題；
四、怎樣提供檔案和記錄；
五、審核過程中應盡量避免的問題。
一、各部門需重點檢查的幾個專案
1、檔案：
① 標準檔案（包括現場張貼的蓋有管制檔案章之作業指導書等）是否齊全、有效，其餘一些未蓋管制檔案章的檔案及非iso檔案均不能張貼於現場，非iso檔案需作暫時收藏。
② 檔案是否有漏字、錯字現象或檔案髒亂，字跡模糊不清。
2、標示：
① 檔案標示：易於查詢（盛裝檔案、記錄的檔案袋或資料夾要有標示）：
② 裝置標示：編號清晰、並與機械裝置一覽表之編號一致；
③ 區域標示：區域劃分合理且用文字或標示牌標示清楚；
④ 物料標示：庫存物料及大批暫存物料需標示清楚，管制單、標示卡填寫完整；不良品用紅色管制單標示。
3、表單：
① 使用規定表單：需有編號及儲存年限（為編號之表單和分iso表單不能面對外審）；
② 現場只留當月之表單，之前的表單按月用檔案袋盛裝；已屆儲存期限之表單須單獨另行存放；
③ 表單（記錄）的背面不能有作廢檔案、藍圖（含公司員工名冊）；
④ 表單填寫清楚，資料更改依規定方法；
⑤ 除外審要求提供的資料外，其餘資料需存放在資料櫃中，須作暫時隱藏的資料，如iso推動須知，平時審核下發的不合格報告及本迎接外審技巧資料等。
4、檢驗工具及檢驗：
① 檢驗工具齊全並有校證標示，標示完整且和檢驗工具編號一致，並須在有效期內；
② 要按檔案規定使用檢驗工具並採取正確的方法，要明白檢驗工具失效、損壞的處理方式（尤其是游標卡尺）；
③ 檢驗是否以規定時間做自主檢查及巡檢並留有記錄。
5、嚴格執行生產計畫：
① 對審核當日之生產計畫要適當安排；
② 要注意生產看板的填寫；
③ 要注意控制當日物料的進出及出貨程式。
6、嚴格依作業指導書作業，特別注意生產過程中溫度、時間及速度等過程引數的控制；要及時維護保養裝置並做好裝置記錄。
7、廠區環境衛生的整潔及員工的精神面貌：
① 環境衛生要做切底打掃，辦工桌面保持整潔；
② 員工服裝乾淨，廠牌佩戴規範、端正，注意儀表儀容。
8、有關外來資料、外**商資料等要單獨存檔（入托外加工單、訂購單驗收入庫單等）
各部門要做審核前全面檢查，並就上面問題作重點檢查！
二、審核前要共同注意幾個問題的說明
1、審核過程中不要與其他部門發生業務往來，如業務的接單以及與物料、生管的聯絡，工作聯絡應盡量在該部門審核完成後進行保持部門審核在靜態中進行。
2、客戶抱怨問題：
管理評審中的客戶抱怨之發貨單須作但獨儲存，其餘有註明**的發貨單要做必要的隱藏。
3、其餘有關資料、製程異常交由品管主管回答為準，內審問題交由iso推動小組主導回答為準。
三、現場受審回答問題的技巧
1、注意禮貌，放下手中的工作，面對審核員，神態自若，不要緊張；
2、對沒有聽明白的問題不要輕易回答，可說：「對不起，請再說一遍好嗎」？
3、只須回答所問的問題，不要問一答十，侃侃而談；
4、盡可能由當事人回單問題，若當事人不能回答，應注意旁邊其他人的提示；
5、可以代替當事人回答問題的人：a、上一級領導，b、陪同員，c、對回答問題的正確性有絕對把握的人；
6、對回答問題沒有把握時，可以邊看檔案便回答問題；
7可以根據他人的提示或解析回答問題，並須注意旁邊其他人員等的提示。
發現檔案有牴觸時要盡量把錯誤歸結在下一級檔案中。
四、提供檔案記錄的技巧
1、不要把檔案和記錄都放在桌子上給審核員看，對審核員座位要事先作好安排，檔案和記錄事先定為擺放，易於訪問；
2、盡可能只給審核員看他要看的檔案或記錄；
3、提供檔案或記錄前如有可能則自己先審核一遍；
4、不要輕易說「沒有」，可說：「找找看」。要及時靈活處理可彌補之缺失。
必要時修改、補充相關檔案及記錄或學會轉換審核事項。
五、審核中應避免地問題
1、盡量不打斷審核員正在進行的審核活動；
2、不要在審核員面前責難下屬；
3、不要在審核員面前追查先管人員的責任；
4、不要在審核員面前爭吵、說小話，討論問題要避開審核員；
5、不要輕易承認不合格事實，要盡量做合理、圓滿的解析；
6、絕對不能和審核員爭吵，明知缺點無法補救不要強詞奪理，要虛心接受並表示誠懇感謝。
其他注意事項
1、審核前注意上下班紀律，人員不得請假；
2、對發現問題要及時知會相關人員（如iso小組），以便共同商討對策及時解決。
楊能華2007/08/20
如何迎接外審
鄧六中 第1頁，共2頁 1 策劃並做好審核員的接送 生活安排工作 2 外審前一天組織相關部門負責人對公司進行衛生大檢查，包括各部門辦公室 生產現 場的物品是否按劃定的區域放置 標識是否清楚 檔案是否受控 現場使用的檔案是 否為有效版本 記錄是否完整等 3 製作歡迎標語，建議 熱烈歡迎審核專家蒞臨審核...
船舶外審流程和迎接外審的準備工作
3 輪機部船員工作，休息時間記錄月度報表是否做好存檔 4 滑油是否每三個月進行了化驗，化驗報告是否有存檔 5 每次加裝燃，滑油前的加油前檢查表是否已經做好並存檔，船上是否有滑油，化學品，燃油的msds 滑油，化學品的msds是固定的，在接船時，滑油和化學品的msds由服務商送到船上並給船員進行培訓。...
外審前準備
4 檢測裝置週期檢定計畫 5 原材料檢驗報告單 或客戶提供的材質單或委外檢驗報告單 6 生產過程產品檢驗記錄 7 特殊過程產品檢驗記錄 8 最終產品 成品 檢驗記錄 9 不合格品處置記錄 10 本部門質量目標及各部門目標完成情況分析記錄 11 顧客意見處理及反饋情況 12 本部門 崗位職責 人員工作...