第一章目的
一. 保守檔案機密；
二. 保證各類檔案齊全完好，隨時提供查詢。
第二章資料的保管
一. 整理當天入職人員的資料，並錄入電腦。
二. 按規定存放資料，保證資料的完整無缺。
第三章各類檔案資料的保管
一. 隨時收集辦理完畢的檔案。
二. 當天進行清理歸檔、存放。
三. 將重要檔案、長期保留和短期保留文字材料分開存放。
四. 將各類文字資料建立索引檔案標籤及目錄。
五. 將所有檔案逐一進行登記。專案包括：資料名稱編號、存放地點、儲存日期。
六. 對於已失去作用的檔案要進行銷毀，機密檔案用碎紙機進行處理。
七. 銷毀檔案材料要經過認真鑑定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送部門總監審批後銷毀。
八. 每年要清理一次檔案，對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時尋取補救措施，確保檔案的安全。
第四章員工個人檔案的保管和借閱應循規定執行：
一.總經理、部門a級經理及以上職位可隨時調閱。
二.部門主管需調閱時須經人力資源部總監及人事部經理批准。
三.保安部在了解、調查時可經行政辦或人力資源總監及人事經理同意後調閱。
四.其他特殊情況下借閱須經行政辦或人力資源總監及人事經理同意後調閱。
以下是詳細介紹：
1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司人事部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業務歸屬人事部，由人事部指定人員兼職負責。各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司開發、經營、企業管理及專案建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關企業須保留的，人事部儲存影印件(但必須註明原件用途)。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批覆，屬付款性質的，由財務部儲存原件；屬人事問題的，由人事部儲存原件；屬於其他問題的，由綜合管理辦公室保留原件。其他重要報告，在企業資料歸檔範圍內的，連同有關資料由經辦人整理後移交綜合管理辦公室統一歸檔。歸檔範圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留兩份原件，主管經理儲存乙份，財務部。特殊情況只有乙份原件時，由財務處儲存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由人事部歸檔。
8、其它體系認證要求儲存的記錄、檔案均按規定儲存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專用櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝存放，保管要有條理，存放科學。
5、檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批准。借閱非本部門經辦的檔案材料，須經人事部處長批准。閱檔必須在辦公室及指定的地方，不得攜帶外出。
需要借出檔案的，須經人事部主管批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經人事部長報經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或影印、不得拆卸、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究借閱當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
加強細節管理
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