為了進一步做好本部門內部管理，提高工作效率，特制定本部門例會管理制度。
一． 例會目的
1. 實現有效管理，加強部門內部在生活及工作上的溝通。
2. 檢查、掌握部門的工作及其管理情況
3. 集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案
4. 協調各部門之間的工作方法、工作進度及人員的調配
二． 會議分類
1. 宣傳部部長例會：由本部門部長、副部對學生會發布的任務進行初次討論。
2. 部門例會：由部長及幹事一同討論完成工作任務的分配及總結
3. 各部門協調會議：由部長組織協調各部門之間的工作任務，一般會在部門接到較重大的任務時召開
三． 流程
會議時間：待定
會議地點：待定
1. 出席情況：由副部對到會情況進行檢查，點到。
2. 會議內容
（1） 各部門分別向部長提交上週工作總結及下週工作計畫。
（2） 各部門負責人對所進行的活動進行跟進、總結和說明，未完成計畫任務的詳細說明原因。對完成有困難的工作要及時集體協商，並尋找具體解決辦法。對工作中的失誤找出原因並及時改正、總結。
（3） 由部長或副部對下個工作週期的任務進行布置和安排。。要充分考慮到各小組成員的能力特點及風格完成任務分配及安排，目的是又好又快的完成任務
（4） 在會議中分享部長及幹事們自己在工作生活中的經驗或故事，以此加強部門成員之間的感情，增加團隊的凝聚力。
（5） 散會
四． 會議記錄
由部長及幹事輪流進行會議記錄。要求會議記錄的內容精簡，主要突出工作安排及工作總結。
五． 會議說明
1. 參加例會人員盡量提前10分鐘到達會議舉行地點，會後須整理會議場地。
2. 因事、病不能按時到會者，應在會前向部長或副部長請假，否則擇記為遲到或曠會。
3. 三次遲到記做一次曠會，三次曠會者自動退部門， 特別特殊的情況由部門集體討論後所得辦法進行處理。
4. 例會時，與會人員應充分尊重會議紀律，不得做與會議無關之事。
5. 部門例會開會地點為教室，即幹事到各教學樓所佔教室確定。由幹事輪流負責此事。
6. 無特殊情況不得取消例會，有特殊情況可召開臨時會議。
by：資訊學院宣傳部
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