如何才能讓員工各司其職

下面的情形在你的公司裡發生過幾次?

由於你所在行業領域的市場情況突變(或者如目前常見的那樣，你所在的行業領域之外發生了某種突然變化)，導致不得不中途對戰略規劃做出重大修改。因此你召集管理層，根據問題重訂計畫，會議中做出的幾項決策將改變公司的戰略方向。

乙個月之後，你再次召集管理層跟進，發現公司在新的戰略方向上還沒有什麼進展。當你環顧會議桌，就會聽到諸如此類的說法：「那更多是市場方面的問題，所以我認為薩利應該對此負責。

」或者：「達斯汀始終沒通過，所以我無法讓他們開始零部件生產。」又或者：

「我只得到幾個人的許可，在沒有達成一致前，我不可能繼續下去。」

這些話聽著耳熟嗎?

最讓領導者沮喪的是在提出關鍵舉措時缺少認同和響應者。而對一項計畫最大的阻礙就是這個計畫裡那些得不到實施的重要決策。導致計畫受阻的原因很多，其中最常見的是在計畫有變時未能理清各人的責任。

面對當今複雜多變的市場，公司的戰略計畫不得不經常變動。常常是乙個團隊花了太多的時間分析目標、工作方式和時限，卻忽略了分清責任以確保有人去做這個工作。對某個專案而言，如果沒有搞清由誰負責以及最終的目標是什麼，員工就會下意識地推卸責任：

「與我無關，肯定是別人的事。」

為避免上述情況，我推薦一種叫做「責任圖表」的簡單工具，可以減少誤會，節省精力並避免糾紛，還能保證所有步驟都得到及時實施。該工具最早由埃德加?謝恩(edgar schein)發明，歷經多年改進，足以應對今天的挑戰。

以下是其操作流程。

對計畫做重大修改之前，團隊首先要列出行動、活動和決策清單並把它們寫在責任圖表的左邊，然後再把所有相關人員都寫在圖表的右邊。這其中包括與某項決定直接相關的人員、監督者和管理者、專案團隊、內部資源乃至公司外部人員。

對任何乙個決策或行動，給每個有關人員都分配下列的乙個或多個字母，分配的依據是每個人應對該決策或行動所做的對應行為：

r – 有職權，對某個行動負責

a – 有批准權;有權否決某個行動

s – 必須支援/為某個行動提供資源(不見得認可)

i – 參與某個行動，但無否決權

u – 定期更新某個行動的最新資訊

團隊必須首先就某項行動或決定的責任歸屬達成一致。如未能達成一致，則應將問題分解，把責任歸屬職責在公司內提高乙個層級，或者把責任歸屬的決策權再提高一級。

一旦責任劃分清楚，團隊就開始分配其他字母，但須保證以下原則：

· 每個框內只能填入乙個字母

· 對任一項活動，最多只能有乙個「r」

· 不要分配過多的「a」，否則會導致難以作出決定

責任圖表的好處不僅僅體現於終端產品，因為在製作圖表的過程中也同時獲得了對每個人的責任及所需行動的新的了解和認識。員工們不僅全面了解了自己的角色和責任，也同時知道了別人的責任。不會有含糊不清、猜測或者踢皮球的現象。

你再也不會聽到這樣的說法：「天哪，我原以為鮑勃應該辦那件事。」

搞清楚你的目標，並且弄明白由誰來完成那些該做的事兒，這對於在當下的環境中取勝是至關重要的。