ISO檔案管理規範A0

檔案管理規範

1. 目的：

規範公司檔案管理。

2. 範圍：

公司所有檔案的管理。

3. 職責：

行政部檔案管理員

4. 內容：

4.1 組織機構：成立公司檔案工作管理機構，由公司廠長負責分管檔案管理工作，具體工作歸屬行政部管理，各部門指定一名檔案管理兼職人員，具體負責本部門的檔案收集、整理和保管工作，各部部長是本部門檔案管理工作的負責人。

4.2 管理工作內容：

4.2.1 總體原則：

公司檔案管理工作採取集中管理的原則，行政部是公司檔案管理工作的職能部門，職責是在公司領導的統一指揮下，對公司檔案工作實施統一集中管理，並對各部門檔案管理人員進行業務管理和指導。

4.2.2 檔案分類：

按照《檔案法實施辦法》的有關規定，結合公司情況，將公司檔案分為以下八類：行政管理類，經營管理類，生產質量管理類，產品類，科學技術研究類，基本建設類，裝置儀器類，會計檔案類，二級分類見附表。

4.2.3 檔案收集：

檔案收集工作是檔案工作的起點和前提。公司每位員工都應重視和參與檔案收集工作。檔案收集工作應做到豐富性和優質性的統一，在保證檔案質量的前提下大力充實檔案資料。

收集的主要範圍是與公司的生產、經營、管理和新產品開發有關並具有一定儲存價值的檔案、資料、音像、實物等。檔案收集的基本要求是維護檔案的完整、準確、系統、文全。

4.2.4 檔案整理：

檔案整理工作是按照一定的原則和方法對檔案進行系統整理和科學編目，以便更好地管理和查閱檔案。各部門應將收集到的檔案材料按公司檔案分類的方法進行分類，並用流水號的形式進行登記。每年6月底前將本部門上一年的檔案資料移交行政部，行政部將會同有關部門對公司的檔案進行系統整理和科學編目，立卷歸檔。

4.2.5 檔案鑑定：檔案鑑定工作是對檔案真偽和價值的判定工作。檔案鑑定主要對檔案資料確定區分歸檔與不歸檔，劃分保管期限、密級，檔案價值複審。

參加人員是檔案管理人員，有關技術人員和公司有關領導。對不需要歸檔或不需繼續儲存的檔案可以銷毀，但必須填寫銷毀清冊，並經過有關領導簽字批准，由兩人以上人員監督銷毀。