技術檔案管理制度

慶華煤化有限責任公司甲醇事業部

編制：審核：

批准：發布時間實施日期：

1.目的

為使公司的技術檔案得到有效的控制,確保生產現場所用的技術檔案為最新有效、最準確版本，確保產品的質量保證，制定本制度。

2. 適用範圍

2.1本制度適用於本公司技術檔案的管理工作。

3. 職責

3.1 甲醇工藝部負責我事業部技術檔案的編制、審核、批准、發放、使用，裝置部檔案室負責保管、更改和登出，檔案員負責技術檔案的複製、發放和歸檔管理工作。

3.2 各相關部門負責本部門所使用的技術檔案和資料的管理。

4. 定義

本規定所述的技術檔案包括產品總成圖、零件圖、包裝圖紙、工裝圖紙、檢具圖紙，工藝流程圖，pdf檔案、其它電子檔案等檔案資料。

5. 程式

5.1 技術資料的型別

產品圖樣、產品標準、工裝圖樣、作業指導書、工藝流程圖/過程圖、技術通知單以及根據設計要求編制的各類技術性檔案；

材料檢驗標準、試驗標準、技術規程等檔案；

顧客提供的技術圖樣、標準；

外來資料（圖紙、電子文件，國家標準、行業標準）；

與顧客之間的關於技術資訊的郵件、傳真、信函等。

5.2 技術檔案資料的編號

5.2.1 凡正式技術檔案都必須制定檔案編號

5.2.2檔案的編號首先冠以盛開-檔案型別-檔案序號，盛開和檔案型別採用漢語或漢語拼音字頭，檔案序號採用阿拉伯數字。

5.3 試製階段圖紙檔案的管理

5.3.1 試製階段圖紙檔案底圖掌握在工藝部及專案負責人手上，以便隨時修改和指導試製工作。

5.3.2 產品的第三階段結束，且產品合格率達到規定要求，經評審通過後，由工藝部或該專案負責人將前幾階段的所有檔案資料整理完畢後，移交檔案室，同時下發生產用圖。

各車間（部門）資料管理員在收到生產用圖時，必須將試製用圖收齊送交裝置部檔案室資料員，由裝置部檔案室統一將試製用圖存檔。

5.4 生產階段圖紙檔案的管理

5.4.1 各檔案/圖紙使用部門有圖面汙損，需要更換新圖或檔案時，由相應部門資料管理員填寫「檔案增發/複製申請單」連同汙損圖紙或檔案一起到裝置部檔案室申請換發。

經主管領導簽字批准後，統一負責影印和發放。如在申請影印圖紙/檔案時，沒有遞交汙損圖紙/檔案，裝置部檔案室不予影印換發。

5.4.2 如圖紙/檔案丟失，由車間資料管理員填寫「檔案增發/複製申請單」，寫明原因和責任人，到裝置部檔案室申請影印。

5.4.3外協加工需要圖紙時，由提出部門管理員填寫「檔案增發/複製申請單」到裝置部檔案室申請影印。外協加工的圖紙，須加蓋「外協」章。

5.4.5 「檔案增發/複製申請單」由裝置部檔案室檔案員統一保管，儲存期一年後銷毀。

5.4.6 各車間部門必須建立圖紙檔案收發臺帳，以便核對。

5.5 技術類檔案的更改

技術檔案更改許可權屬工藝部。其它任何部門或個人都沒有更改技術檔案的權力。

5.5.1 技術檔案需要更改時，應由檔案更改提出部門提出「技術檔案更改建議」，交工藝部組織評審並在「反饋意見」欄中簽署意見，如工藝部同意，則由工藝部授權人實施更改，在規定時間內將建議單反饋給更改提出部門並儲存，如不同意，也在規定時間內將建議單反饋給更改提出部門並儲存。

5.5.2如工藝部自己提出檔案更改，需填寫「技術檔案更改通知單」，並同時更改相應技術檔案。

5.5.3技術檔案的更改要有工藝部負責人進行審核、批准。

a)需曬藍圖的技術檔案一律在底圖上更改，註明更改標記和更改生效時間，更改人需簽字，版次用「a、b、c」表示，相應的修改狀態用「a、b、c……」表示。

b)技術檔案的多次更改（最多不允許超過5次）或檔案需進行大幅度修改時應進行換版。原版次檔案作廢，換發新版本。

5.5.4 更改單編製者負責按更改單對底圖、原件及相關檔案進行更改。

試製階段的技術類檔案允許刮改，歸檔後的技術類檔案則必須劃改，並在劃改處右上角作出與更改單一致的更改標記，並填寫技術檔案中更改欄內容。

5.5.5 更改單的發放範圍及數量與原檔案相同。

5.5.6 工藝部負責對底圖或原件之外的受控檔案的更改，向相關部門發放更改通知單、調換更改頁、收回的資料上蓋「作廢」章並儲存「技術檔案申請單」或「技術檔案更改通知單」，接收者在「受控檔案發放/**記錄」上簽收。

5.5.7工藝部編制「技術檔案更改狀態記錄表」，以防止使用失效和/或作廢的文字。

5.5.8 更改檔案審批後，主管部門按「技術檔案發放/**記錄」對該檔案進行換頁，並在「檔案更改履歷表」上作好記錄。

5.6圖紙資料的發放管理

5.6.1 圖紙檔案的收發必須履行規定的手續，並建立生產、試製圖紙檔案發放記錄（記錄儲存期一年，一年後銷毀）。圖紙檔案的發放範圍和數量按規定。

5.6.2 試製階段的圖紙檔案必須加蓋「試製」章，寫明有效日期（有效日期最長不超過三個月）和發放編號後，由裝置部檔案室發放到各有關車間資料管理員。

5.6.3 批量生產階段圖紙檔案發放，由裝置部檔案室發放蓋有紅色「受控」章（並作發放編號）的圖紙檔案。

5.6.4 換發圖紙檔案時，同時收回相應的舊圖，由裝置部檔案室負責將換發下的圖紙檔案的底圖蓋上「作廢」章及寫明作廢日期後存檔(存期為一年，一年後銷毀

5.6.5其它技術檔案（**檔案）發放時，由技術檔案資料員在檔案每頁上加蓋紅色「受控」章和發放編號後，再發放到各有關車間（部門）。

5.6.6 外發圖紙除在裝置副總審核後，再經總經理批准後執行。

5.7 檔案的換版

5.7.1 技術類檔案的換版，由原編製者（或原部門）以技術檔案更改的方法來實施。技術檔案的封面和每頁頁面上均應有適宜的版次號。

5.8 技術類檔案的**、作廢、銷毀

5.8.1 試製階段的失效或作廢的檔案由裝置部檔案室負責收回。

底圖或原件按產品分類登記、存放，直至該產品檔案歸檔後，方可銷毀。底圖或原件之外的受控檔案收回後即可銷毀，嚴禁留在其它場所。

5.8.2 歸檔後的失效或作廢的檔案由裝置部檔案室負責**。

底圖或原件分類集中存放並列出清單，清單上需註明作廢依據。底圖或原件之外的受控檔案收回後即可銷毀，嚴禁留在其它場所。若因法律或積累資料而需儲存的檔案，由裝置部檔案室在檔案的每頁頁面上做好標記。

5.9生產現場工藝檔案管理規定

5.9.1車間工藝負責人負責本車間生產現場工藝檔案的管理配置，並負責向操作者進行技術交底，使操作者在生產前就熟悉有關質量要求及操作要求，並對生產現場工藝檔案的有效性負責。

5.9.2操作者應掌握工藝檔案及有關標準要求，嚴格按工藝檔案進行操作，發現問題及時向班組長匯報，並負責保管好自己所用的工藝檔案。

5.9.3車間班組長負責保管本班組所用的工藝檔案，生產作業時將工藝檔案放置在生產現場。應保證工藝檔案不丟失、不損壞、不亂塗亂畫，乾淨整潔，發現問題及時向工藝工程師匯報。

5.9.4生產現場的工藝檔案的更改權屬工藝部工藝科，其它任何部門和個人均無權更改。

5.9.6操作者及車間有關人員應保管、使用有效的工藝檔案，不得使用影印檔案或是未經受控的檔案。

5.9.7操作員領用檔案時必須經過車間檔案管理人員認可，並做好領用記錄，填寫「領用/歸還記錄」。

5.9.8車間換產品生產時，操作員換領相應檔案並必須將原來領用的檔案歸還車間檔案管理員，車間檔案管理員接到歸還檔案時做好記錄，填寫「車間檔案領用記錄」。

5.9.9所有車間各工位在生產時必須懸掛相應的檔案圖紙，並且乙個工位只可以有一種現行生產產品的相應檔案。

5.10 顧客提供的技術類檔案和外來檔案的管理

5.10.1 顧客提供的工程圖樣、規範及其他更改檔案及產品標準，行業標準等，由裝置部檔案室進行評審、確認、歸檔。並建立「外來檔案一覽表」實施動態管理。

5.10.2 為使顧客和本公司利益不受侵犯，需強化技術檔案的保密性管理。

顧客提供的產品圖樣、技術規範、設計資料和本公司的有關技術工藝規範資料應妥善儲存，不得外傳，如遇特殊情況需供外來人員查閱的，則需經總經理批准。

5.11 檔案的管理

5.11.1 技術類檔案在產品進入批產時經相關人員簽定後，目錄應完整、準確、系統地歸檔。

5.11.2 歸檔後的技術類檔案由裝置部檔案室將蓋「試製」章的受控檔案調換為蓋「技術資料專用」章的檔案,並按需要進行發放。

技術類檔案的原稿均由裝置部檔案室儲存。各部門應對儲存期限、存放規則、地點進行檢查，幷包括防火、防水、防潮、防霉措施，電子檔案還應採取防磁、防病毒措施。

5.12 檔案借閱

有關部門因業務需要借閱已經歸檔的檔案或資料時，應填寫「檔案資料借閱記錄」以備查詢，檔案借閱者需保持檔案完整，並按期歸還，到期借閱經辦人要催還並收回檔案。

5.13 技術檔案的保密

5.13.1 技術類檔案為本公司重要機密 ,非必要時，一律不對外發放。若需對外發放，需經董事長批准。

5.13.2 工作人員對自己所負責的紙質檔案、電腦資料等技術類檔案不得進行私自拷貝和影印，更不得進行隨意刪減，對計算機裡原有的檔案要進行有效保護。

5.13.3 不得將無關人員帶入技術部門。

5.13.4 不得向同行談及公司技術機密的話題或來往信函。

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