第三章檔案館的性質和職能
第十一條依法治檔是學校檔案工作的根本原則，檔案館負責全校檔案工作的統一規劃、管理、指導、監督與檢查。
第十二條檔案館是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久儲存和提供利用本校檔案的資訊中心，負責主管、儲存全校黨群、行政、教學、科研、產品生產和科技開發、基建、裝置、出版物、外事、財會、聲像、醫療等各類檔案。
第十三條檔案館的基本任務如下：
（一）貫徹執行國家關於檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作。
（二）制定學校關於檔案工作的規章制度，並負責監督、指導和檢查執**況。
（三）負責接收（徵集）、整理、分類、鑑定、統計、保管全校的各類檔案及有關資料。
（四）開展學校檔案資訊的開放和利用工作，為教學、科研、管理、醫療、生產等各項工作服務。
（五）負責編制各種檢索工具，編輯學校檔案史料和檔案參考資料，充分應用現代化手段，積極開發檔案資訊資源。
（六）參加檔案資訊工作的整體化建設，開展多方協作，進行檔案資訊交流。
（七）負責對全校檔案工作人員的業務培訓。
（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動，不斷提高全校師生員工的檔案意識。
（九）開展檔案學術研究和交流活動。
第四章檔案經費、庫房與裝置
第十四條檔案工作所需經費應列入學校、附屬醫院年度預算。各單位應對本單位歸檔檔案材料所需的檔案裝具等裝置，在其經費中給予支援。
第十五條檔案庫房和業務用房，應符合國家《檔案館建築設計規範》並配置恆溫、恆濕裝置做到防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等標準要求；存放聲像等特殊載體檔案，應有專門庫房和相應的裝置，確保檔案儲存的安全。
第十六條學校有計畫地為檔案館配置影印、錄音、攝相、縮微、電腦等裝置，確保檔案管理現代化的需要。
第五章檔案材料的立卷歸檔
第十七條各單位必須按照國家規定，定期向學校檔案館移交檔案，不得以任何藉口拖延或拒絕歸檔。
學校所有工作人員在其從事教學、科研、管理、醫療、生產等各項公務活動中形成的各種載體、形式的檔案材料，必須按照國家歸檔的規定，收集齊全並及時向檔案館或本單位檔案工作人員移交，集中管理。任何個人不得據為己有。
對個人在非職務活動中形成的重要檔案材料，學校檔案館可通過徵集、代管等形式進行管理。
第十八條各單位應建立健全予立卷制度，強化建檔工作，做到教學、科研、管理、醫療、生產等每項工作都有完整、準確、系統的檔案材料歸檔儲存。
第十九條檔案館應根據國家有關規定，制定檔案材料的歸檔範圍、保管期限及密級等相關制度並認真貫徹執行。
國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。
第二十條各單位在對科研專案、產品規劃與試製、基建工程、大型裝置開箱等進行鑑定、驗收時，必須有檔案館或本部門檔案工作人員參加。各主管部門應會同檔案工作人員對應歸檔的檔案材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準確、系統檔案材料的專案不予驗收、不得上報成果。
第二十一條全校各單位應認真貫徹檔案材料形成部門、課題組立卷制度，明確專人負責立卷，由立卷人按檔案材料的自然形成規律進行系統整理、組卷，編制頁碼或件號，填寫卷內檔案目錄和備考表，由部門、課題組負責人簽字後裝訂成捲，按期向學校檔案館移交檔案。檔案館應及時做好立卷工作的業務指導。
第二十二條歸檔的檔案材料應質地優良、書繪工整、影象清晰，規格統一，簽字齊備，符合有關規範和標準的要求（見《山東大學檔案工作規範》）。
第二十三條歸檔時間：
1 、各黨政部門的檔案材料和業務部門的綜合性檔案材料等，能按自然年度歸檔的內容（含聲像檔案），應於次年 6 月底前立卷歸檔；
2 、各教學部門等須按學年度歸檔的內容，每學年度結束後整理立卷，於次學年度寒假前歸檔；
3 、科研、產品、基建、裝置等專項檔案，在專案完成、驗收、索賠期滿後二個月內立卷歸檔；
4 、財會檔案，在會計年度終了後立卷，按檔案館的統一要求整理編目，暫由財會部門保管二年，期滿後的次年 6 月底前歸檔。
5 、人物類檔案，由本人整理後可隨時歸檔。
第六章檔案管理
第二十四條檔案館應認真執行「高等學校檔案工作規範」和「高等學校檔案實體分類法」，對館藏檔案進行系統整理、科學分類與管理。
第二十五條保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，嚴格按照國家有關保密的法律和行政法規的規定執行。
第二十六條檔案館對保管期限已滿的檔案，應定期組織鑑定與銷毀。鑑定檔案儲存價值的原則，檔案保管期限的標準，銷毀檔案的程式和辦法，要嚴格按國家規定進行，嚴禁擅自銷毀檔案。
第二十七條檔案庫房的技術管理應設專人負責，庫房檔案的收進和移出應嚴格手續，建立、健全庫房管理制度。
第二十八條檔案館應有專人負責檔案統計工作，準確統計全宗和案卷數量、檔案利用情況等。按照有關規定，及時向駐地檔案行政管理部門和上級主管部門報送「檔案工作情況統計報表」。
第二十九條檔案館對所保管的檔案和資料應定期進行檢查，加強檔案保護技術的研究與改進，對已破損和字跡退色的檔案，及時修復或複製。遇有特殊情況，應立即報告學校領導，按領導的要求處理。
第七章檔案的利用和開放
第三十條學校檔案館應按照規定向全校和社會開放檔案。利用和開放檔案的原則如下：
1 、學校館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均應按國家規定，報校長批准後，分批分期向社會開放。
2 、向檔案館移交、捐贈、寄存盤案的單位和個人，對其檔案享有優先使用權，無償利用，並可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應予以維護其合法權益。
3 、凡持有合法證明的單位和個人，在說明利用檔案的目的和範圍後，均可查閱利用我校屬於開放範圍的檔案，並可以摘錄和複製（複製檔案應由檔案館工作人員負責辦理）。
4 、向社會開放檔案的利用實行有償服務，按規定合理收費。
5 、港、澳、台及海外華僑要求利用我校檔案，須經有關主管部門介紹。
6 、外國機關或個人要求利用我校檔案，應按國家有關規定辦理。
7 、未經學校授權或上級主管機關批准，任何組織或個人無權公布檔案。
第三十一條學校館藏檔案屬於下列情況之一者不予開放：
1 、涉及黨和國家秘密的；
2 、涉及專利和技術秘密的；
3 、涉及個人隱私的；
4 、檔案形成部門規定限制利用的。
第三十二條檔案館應設立專門的檔案閱覽室，供查閱檔案使用。檔案工作人員要嚴格檔案借閱手續、遵守保密制度，主動提供檔案檢索工具，熱情為利用者服務。
第三十三條檔案館是學校出具本校檔案證明的唯一合法機構。檔案證明（含檔案複製件、摘抄件等），須加蓋「山東大學檔案證明專用章」，方為有效。
第八章獎勵與處罰
第三十四條檔案館應建立健全檔案工作制度，制定各項業務規範，開展部門檔案工作目標管理與考核。應對優秀的檔案工作人員和服務成果、研究成果予以獎勵。
第三十五條對向學校捐贈檔案的，應予表彰和獎勵。檔案館要建立捐贈檔案登記並代表學校頒發「捐贈檔案證書」。
第三十六條對違反《中華人民共和國檔案法》的行為，依法處理。
第三十七條使用學校檔案，逾期不歸還者處罰案卷滯留費（ 1 元 / 卷份 / 天）；損毀、丟失檔案的給予行政處分，並根據有關檔案的價值和數量，對單位處 1 萬元— 10 萬元罰款，對個人處 500 元— 5000 元罰款。
第三十八條不按國家規定範圍歸檔或不按期移交檔案的，給以通報批評，並對單位處 5000 元— 10000 元罰款，對個人處 100 元— 500 元罰款。
第三十九條罰款由學校從單位經費或個人工資中扣除，全部歸學校。
第九章附則
第四十條各附屬醫院、威海分校根據本辦法制定管理細則。
第四十一條本辦法自發布之日起執行。原三校制定的檔案管理辦法同時廢止。
第四十二條本辦法由檔案館負責解釋。
二 oo 一年三月十六日
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