為加強我市電梯維護保養單位對電梯檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，特制定本辦法。
電梯維護保養單位統一管理本單位或所維護保養電梯的技術檔案，並指定專人管理。保管人應接受必要培訓，依照國家有關法律法規，維護檔案的完整與安全，做好本公司檔案管理工作。
一、歸檔範圍
（一）電梯維護保養的有效合同（經當地質監局備案）。
（二）電梯的設計檔案、製造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等檔案以及安裝技術檔案和資料（電梯使用單位）。
（三）電梯的日常使用狀況記錄，包括執行故障和事故記錄。
（四）電梯的監督和定期檢驗合格報告。
（五）電梯大修改造、電梯日常維護保養記錄和年度自檢記錄等資料。
（六）對主要部件更換要進行記錄。
（七）其他需要歸檔的內容。
二、儲存期限
歸檔範圍中的第（二）款、第（四）款和第（五）款中監督檢驗報告等資料長期儲存，其他的儲存4年及以上。
三、歸檔時間
凡辦理完畢的檔案，應隨時形成，隨時歸檔，最遲不得超過次月。
四、歸檔要求
材料完整齊全、系統、條理、保持有機聯絡。凡是歸檔檔案材料，均要按其不同特徵組卷，盡量保持它的內在聯絡，區分它們不同的儲存價值。檔案分類準確、立卷合理。
五、檔案的使用
（一）檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案影印件；提供文獻索引資料等。
（二）凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱許可權和檔案密級，經有關領導簽批後方能借閱。借閱檔案應進行登記，註明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。
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