辦公自動化系統使用維護管理細則

第一章總則第一條

開展辦公自動化是酒店資訊化建設的重要部分，也是利用現代資訊科技提高工作效率、強化管理的需要。為加強酒店辦公自動化系統的管理，確保辦公自動化系統順利執行，特制定本規定。

第二條辦公自動化系統的使用物件為：酒店領導，機關全體人員，各職能部門領導和辦公室人員。

第三條辦公自動化系統的組織、協調和實施部門為酒店綜合管理辦公室。

第二章帳號管理

第四條符合辦公自動化系統使用物件的單位和個人必須申請建立辦公自動化系統使用者帳號。辦理程式為：

1．申請者按照以下要求準備好軟硬體環境。終端機最低配置：cr2.

0架構的cpu、256m記憶體、40g硬碟，ie6.0以上瀏覽器，中文正版winxp作業系統，正版office 2003辦公軟體，並完成聯網的有關設定。

2．綜合辦公室主任對使用者的申請簽署意見，同意建立帳號並確定相應的使用者級別和特殊操作許可權後交綜合辦公室網路資訊中心辦理。

3．網路資訊中心根據綜合辦公室的要求為新使用者建立帳號。

4．使用者名稱與口令由校辦負責通知。

第五條使用者名稱與口令的管理由使用者及使用者所在單位負責。

1．為保證網上資訊的安全，使用者得到使用者名稱與口令後必須在36小時（三個工作日）內更改口令，否則綜合辦公室網路資訊中心將取消該賬號。

2．如遇人員變動（調動、公升遷、降級、退休等），各單位必須在36小時內申請登出或更改該使用者帳號。

3．一旦使用者名稱或口令忘記或丟失，或沒有及時更改口令而被取消帳號，應按上述手續，重新填寫**，更改口令。

第三章安全與保密

第六條聯入網際網路使用辦公自動化系統的電腦必須安裝酒店統一購置的網路版防毒軟體和防火牆軟體，由酒店統一公升級。嚴禁將帶毒文件錄入資料庫。

第七條酒店辦公自動化系統屬於酒店內部的辦公系統，應嚴格遵守國家、酒店保密規定，確保國家秘密和酒店內部資訊不洩密、不洩露。各單位要對資訊資料的保密性、正確性、完整性、及發布範圍負責。任何人不得將涉密資訊錄入系統或在系統內傳遞。

第八條酒店對系統的安全實行單位領導責任制，單位行政主要負責人對本單位辦公自動化系統的保密、安全等負領導責任。

第九條辦公自動化系統對公文流程進行全程跟蹤並有痕跡儲存，每個使用者各負其責。在公文處理過程中，各使用者要謹慎、仔細，嚴格保管好自己的使用者名稱及登陸口令，並經常更改口令，避免請他人代為使用或輸入口令等；因口令丟失或被盜用而引起的後果，由使用者本人承擔。

第四章系統使用

第十條辦公自動化系統的內容包括：酒店傳送的所有不涉密檔案、資訊、報告、匯報、通知、刊物、領導講話、值班安排、會議通知等，全部從辦公自動化系統中進行傳送、發布。

第十一條

使用辦公自動化系統的單位和個人，必須在上午8:30、下午17:30，登入辦公自動化系統，瀏覽資訊，處理來自辦公自動化系統的相關事務。

第十二條

辦公自動化系統中的公文處理應嚴格執行國家和酒店的各項公文制度。各單位在辦公自動化系統上流轉、發布的檔案、通知、演示文稿等內容主要負責人必須嚴格把關，重大原則問題應向校領導匯報。

第十三條

已在辦公自動化系統中流轉、發布的電子形式的各類校內公文，除存檔檔案外，酒店不再使用和印發紙質形式公文。酒店電子公文的效力等同於原有紙質酒店檔案和其他公文的效力。

第五章檔案存檔

第十五條

辦公活動形成的電子資料、電子文件作為歷史檔案的一部分，應妥善保管。每年年底將屬於歸檔範圍內的電子檔案以光碟、列印件形式或者酒店檔案室認可的其它介質形式統一存檔或交由綜合辦公室統一處理。

第六章系統維護

第十六條

辦公自動化系統的維護由綜合辦公室網路資訊中心負責。要不斷完善網路中心的安全保密措施，隨時備份資料庫和檢查伺服器本身的安全效能。資料庫要每月至少備份1次，並燒錄成光碟做好標記，年底送至綜合檔案室存檔。

第十七條

辦公自動化系統的更新、公升級由綜合辦公室網路資訊中心負責組織實施。具體程式為：

1．由綜合辦公室網路資訊中心提出公升級與更新設想和方案。

2．綜合辦公室主任審查、批准，並簽署意見。

3．經酒店領導批准後方可進行系統結構或介面的變更

第十八條

本細則從發布之日起施行，綜合辦公室負責解釋。

(責任編輯：資訊管理部)

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