採購管理制度
一、目的:通過對採購活動進行控制，以確保所採購的物資（包含外包過程）符合規定的要求。
2、適用範圍:本程式適用於本公司對採購活動（包含外包過程）進行控制。
3、職責:1.採購**部負責採購的控制。並組織相關部門對供方進行評價。
2.生產部負責提供產品所需的外購件的採購清單，檢驗規範等編制。
3.總經理負責合格方名錄及採購計畫的批准。
4、工作程式:
（1）、供方的選擇
1.供方的選擇原則:採購物資供方的建立應遵循就近、質優、價廉的原則，並滿足以下條件：
a）企業必須有法人資格營業執照，具備相應生產能力和合作願望；b）具***產品質量的技術、裝置、管理能力和檢測手段；c）具備所需的特殊工種崗位技術證書及相應生產許可證。d)跟私人購買茶葉應加大監督檢查力度，確保質量過關，物美價廉；
2.由採購**部對提供主要外購件的供方按4.1.
1的要求，進行摸底調查，初選提名，對下列企業可直接進入供方名錄：a)已經取得質量管理體系認證的企業；b)已連續多年供貨、質量和信譽程度等質量記錄證實其質量穩定，有供貨能力的企業。
（二）、供方評價
1.對提名初選的供方由市場銷售部組織生產部、檢驗車間（整理車間}一起進行評審，並編寫「供方質量保證能力評價意見表」，提交總經理審批確定合格供方名錄。
2.評價方法可從以下幾種方案選擇一種或數種：a)根據供方能力或質量體系情況進行評價；b)抽樣檢驗或小批量使用（一般對外購件）；c)以往供貨質量的記錄和（或）實物使用質量統計分析、評價（用於對原供方的重新評價）；d)對比類似產品的試驗結果。
e)根據供方提供的質量保證證據，如質量認證、生產許可證、法定檢驗車間（整理車間）門監督抽查結果等。
3.採購**部指定有特殊要求的，或有顧客直接指定的，進行定點採購。
4.通過質量管理體系認證的供方應提交相關認證材料（影印件），可優選錄用為合格供方。
5.對評價合格供方原則上每一年複評一次，但最終視供方質量狀況，可以提前或臨時進行複評。
6.合格供方的控制。
a)建立檔案：產品部應建立合格供方檔案，包括：年度合格供方名錄、評價記錄、評價報告，年度進貨的數量和質量記錄、質量問題反饋記錄等；
b)及時反饋質量資訊：產品部應及時與供方溝通資訊，反饋情況，必要時定期對供方進行質保能力和供貨能力的考察，考察時作好記錄，考察後編寫出評價報告，並作出評價結論；
c)供方的變更：當供方的供貨的質量情況不能滿足要求時，職能部門應按本程式4.2條的要求重新評價，評價結論須變更的，填寫《供方變更表》，經採購**部審核，報總經理批准生效。
（三）、採購
1.採購檔案是清楚說明訂購產品的資料。採購檔案一般是指採購清單、採購合同。
採購資訊先由銷售部負責編制的「銷售大貨訂單」上明確「原輔材料清單」，生產部根據銷售部的「原輔材料清單」編制「採購通知單」。物資「採購通知單」上應明確規定物資的產品名稱、規格型號、單位、數量、交貨期限等。
2.當採購資料發生變化時，採購**部應及時與供方協調，明確變更內容。3.採購產品的驗證由質檢部按《產品監視和測量控制程式》進行驗證。
4.本公司要在供方貨源處驗證時，採購合同中應規定驗證的安排及產品放行的方式，並由採購部實施驗證。
5.當合同規定顧客或其代表要對供方的產品進行驗證時，由銷售部負責。並提供條件配合顧客驗證，但顧客的驗證不能代替本公司對供方提供產品的驗證。
6.採購**部負責外購件的供方評價和控制的有關記錄和採購檔案的收集、整理、編目、存檔。採購**部負責採購產品驗證的質量記錄的收集、整理、編目、存檔。
五、採購作業細則
（一）、申購
申購部門的劃分
各項材料的申購部門如下：
常備材料：生產管理部門預備材料：物料管理部門非常備材料：辦公室或後勤採購
訂貨生產用料：生產管理部門
申購單的開立、遞送：申購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立申購單，並註明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經審核後依申購核決許可權呈核並編號，「申購單」送採購部。 需用日期相同且屬同一**廠商**的統購材料，申購部門應以申購單附表，一單多品方式，提出申購。
緊急申購時，由申購部門於「申購單」「說明欄」註明原因，以急件遞送。
申購核決許可權
1.原物料：
1.1申購金額預估在500元以下者，由採購經理核決。
1.2申購金額預估在500元至2000萬元者，由副總經理核決。
1.3申購金額預估在2000元以上者，由總經理核決。
2.財產支出：
2.1申購金額預估在200元以下者，由採購經理核決。
2.2申購金額預估在200元至2000元者，由副總經理核決。
2.3申購金額預估在2000元以上者，由總經理核決。
附註：凡列入固定資產管理的申購專案應以「財產支出」核決許可權呈核。
3.申購物品的撤銷
3.1申購案件的撤銷應立即由原申購部門通知採購部停止採購及註明撤銷原因。
3.2採購部辦妥撤銷後，依下列規定辦理：
3.3採購部於原申購單撤銷後，送回原申購部門。
3.4原「申購單」已送物料管理部門待辦收料時，採購部門應通知撤銷，並由物料管理部門據以將原申購單退回原申購部門。
3.5原申購單未能撤銷時，採購部門應通知原申購部門。
（二）、採購1.採購作業方式
除一般採購作業方式外，採購部門可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進
行採購：
1.1集中計畫採購：凡具有共同性的材料，須以集中計畫辦理採購較為有利者，可核定材料
專案，通知各申購部門依計畫提出申購，採購部門定期集中辦理採購。
1.2長期**採購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，採購部門應事先選定廠商，議定長期****，呈准後通知各申購部門依需要提出申購。
2.採購作業處理期限採購部應依採購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。採購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以「採購進度控制表」控制採購作業進度。
採購員未能按既定進度完成作業時，應填製「進度異常反應單」並註明「異常原因」及「預定完成日期」，經呈主管核實後轉送申購部門，依申購部門意見擬訂對策處理。
3.詢價、比價、議價
3.1採購經辦人員接獲「申購單」後應依申購案件的緩急，並參考市場**及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經核准得以**詢價之外，另需精選三家以上的**商辦理比價或經分析後議價。採購業務工作人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、採購工作中實行「貨比三家」的原則，詢價後報領導核准**商，不得私自訂購和盲目進貨。
在重質量、遵合同、守信用、售後服務好的前提下，選購低價物資，做到質優價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、帳務工作。
3.2若廠商**的規格與申購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於「申購單」上予以證明，經經理核發後，先與使用部門或申購部門簽注意見後呈核。
3.3屬於買賣慣例超交者(如最低採購量超過申購量)，採購經辦人員於議價後，應於申購單「詢價記錄欄」中註明，經主管簽認後呈核。
3.4對於廠商的**資料經整理後，採購經辦人員應深入分析後，以**等聯絡方式向廠商議價。
3.5採購部門接到申購部門以**聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、
議價，待接到申購單後，按一般採購程式優先辦理。
4.呈核及核決
採購員詢價完成後，於「申購單」詳填詢價或議價結果及擬訂「訂購廠商」「交貨期限」與「**有效期限」需經理審核，並依申購核決許可權呈核。
5.訂購
5.1採購經辦人員接到核決後的「申購單」向廠商訂購，並以**或傳真確定交貨(到貨)日期，
同時要求**商於「送貨單」上註明「包裝方式」。
5.2若屬分批交貨者，採購經辦人員應於「申購單」上註明「分批交貨」以資識別。
6.整理付款
6.1物料管理部門應按照收料的「申購單」連同「材料檢驗報告表」(其免填「材料檢驗報告表」部分，應於收料單註明「免填材料檢驗報告表」)送採購部門，經與發票核對無誤，由採購經理審核後送財務部門。財務部門應於結帳前，辦妥付款手續。
如為分批收料者，「申購單」的會
計聯須於第一批收料後送財務部門。
6.2短交應補足者，申購部門應依照實收數量，進行整理付款。
6.3超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。
（六）、進料驗收管理辦法
1.本公司對物料的驗收以及入庫均依本辦法作業。
物資進倉實行質檢員、倉管員、採購員聯合作業，對物資質量、數量進行嚴格檢查，做到貨單相符，把好物資進倉質量關。
2.待收料
物料管理收料人員於接到採購部門轉來已核准的「採購單」時，按**商、物料別及交貨日期分別依序排列存檔，並於交貨前安排存放的庫位以利收料作業。
3.收料
3.1材料進廠後，質量檢測人員依據採購員所提供的新樣品先行檢查，檢查通過後，送交物料管理人員收料，收料人員必須依「申購單」的內容，並核對**商送來的物料名稱、規格、數量和送貨單並清查數量無誤後，將到貨日期及實收數量填記於「申購單」，告知申購人材料的到貨情況，同時辦理收料相應的入庫手續。檢驗不合格的物資，應在「檢查記錄表」內註明不合格的原因，並通知採購員退換貨，繼續追蹤**商如期(或延期)完成交貨。
3.2如發生變更等事項，應通過採購人員向**廠商聯絡要求變更事宜。
3.3如發覺所送來的材料與「採購單」上所核准的內容不符時，應即時通知採購部處理，原則上非「採購單」上所核准的材料不予接受，如採購部要收下該等材料時，收料人員應告知倉庫
主管，並於單據上註明實際收料狀況，並告知採購部。
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