第一條為了加強公司資訊管理，根據實際情況，特制定本辦法。
第二條本辦法適用於公司各部門。
第三條公司內部資訊。適用於在公司內部供公司領導、各部門進行參閱的資訊。
（一）公司公文
適用於以公司名義正式發布的各類公文（如規定、辦法、通知、通報、請示、報告、函以及明傳電報等）。
「規定」適用於對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。
「辦法」適用於對某項工作或活動制定具體作法和要求。
「通報」 適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
「請示」 適用於向上級單位請求指示工作，並需要上級單位批准執行的文種。
「報告」 適用於向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答覆上級單位的詢問。
「函」 適用於不相隸屬單位之間、投資或合作夥伴之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向其他業務主管部門請求批准等。辦理例行公事與應急公務等，用「便函」。
「明傳電報」是公司一種用於傳真檔案格式。主要用於外地單位商洽工作、詢問和答覆問題。
（二）通知
適用於公司臨時性的各類通知（如會議、行政、黨政類事務性通知）。
（三）會議紀要
適用於公司召開的各類會議所形成的會議紀要（如周會紀要、月度生產協調會議紀要、物資採購**聯絡會議紀要等）。
（四）公司演示文稿
適用於公司發布的各類演示文稿（如工程演示文稿、安全演示文稿等）
（五）工程類資訊
每週上報上海鐵路局工作計畫及工程進展
第四條公司對外宣傳資訊
適用於公司對外進行宣傳的各類資訊。
第五條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部份組成。（除了紅頭以外用紅色，其它部份都用黑色）。
第六條發文單位（即檔案紅頭，必須用紅色），應寫單位全稱或規範化簡稱；與其它單位聯合行文，主辦單位應當排列在前。
第七條發文字號一般包括：代字、年號、序號；聯合行文只標明主辦單位發文字號。發文字號用方正仿宋3號字型，在橫線（紅色）上方標註，一級小標題用方正黑體，二級小標題用方正楷體。
上報的公文（指「報告」、「請示」文種），應在橫線上方左側標註發文字號，空兩格後，在右側註明簽發人（用方正仿宋3號字型）；發文字號和簽發人居中排列。
第八條公文標題（用方正小標宋2號字，在紅線下方用間隔1行，居中排列），應準確、簡要地概括公文的主要內容，並準確標明公文種類。
**檔案的標題，除**的文種為「通知」時省略外，其它文種可保留一級。如「**××批覆的通知」；**的文種是通知時，為「**××的通知」。
公文標題的片語不能隨意拆散，虛詞、副詞不另提行。
第九條公文的主送單位（方正仿宋3號字），在公文頁面的左端頂格、在公文標題之下採用4號宋體間隔1行排列。
第十條公文正文用方正仿宋3號字，每個自然段的開頭必須空兩格。正文行間距29.5碼，一般每行26個字。
第十一條公文如有附件（用方正仿宋3號字），應在正文之後空一行、空兩格、在成文日期之上標註。
附件應標明順序（阿拉伯數字）、名稱及全稱。
第十二條公文的成文日期（用方正仿宋3號字），一律按領導簽發日期標明，靠公文頁面右端退回兩格處標註，並與居下的主題詞原則按方正仿宋3號字保持三至四行距離。
聯合行文，以最後簽發單位領導人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。會議通過的檔案，以通過日期為準，並在標題之下，正文之前註明會議名稱和通過日期。
第十三條公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋公章。聯合發文，聯合單位都應當加蓋印章。聯合發文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。
印章應在成文日期上加蓋，並將印章三分之二部分蓋在日期之上。
第十四條公文應標明主題詞。上報的檔案，應按照上級單位的要求標註主題詞；下發的檔案，應標註主題詞表中規定的詞。
「主題詞」及每乙個片語均用3號方正黑體；「主題詞」 一般應在成文日期之下按3號仿宋字間隔三至四行，並在頁面左端頂格標明；主題詞各片語之間空兩格標明。
第十五條在主題詞之下，左右頂格劃一條實線。
第十六條檔案若有抄報和抄送單位（均用方正仿宋3號字），應在主題詞橫線以下左端頂格以次標明。
第十七條檔案若有抄報和抄送單位，應在其之下劃一條實線，左右頂格。
第十八條在檔案的底端應標明發文的單位、年月日、打字人員、校核人員等（均用3號方正仿宋字）。
第十九條能一頁打完的公文只打一頁，但須留三行蓋章位置，抄報、抄送單位可轉頁，但在轉頁處的第一行空兩格處、在括號內標明「此頁無正文」。
第二十條文字從左至右橫寫，橫排；用紙應按國家標準為a4型，左側裝訂。一般頁面上、下距為3.5cm，左右距為2.8cm。
第二十一條有保密要求的公文，應根據保密程度，在公文首頁右上角標明「絕密」、「機密」、「秘密」。
第二十二條明傳電報，應根據緊急程度，應當分別標明「特急」、「加急」、「平急」。
第二十二條行文關係，應根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應抄送越過的單位。向下級單位的重要行文，應同時抄送直接上級單位。
第二十三條公司各部門對有關問題未經協商一致，不得行文。
第二十四條同級單位、合作夥伴可以聯合行文。公司和公司(專案部)不得聯合行文。
第二十五條請示的公文應一文一事；一般只寫乙個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。報告中不得夾帶請示事項。
第二十六條草擬公文應做到：
1、要符合國家的法律、法規和方針、政策，符合公司的有關規定；
2、情況確定，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短；
3、人名、地名、數字、引文準確。日期應寫具體的年月日。引用公文應先引標題，後引發文字號，並加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，並注英文縮寫；
4、結構層次序數，第一層為「一」，第二層為「（一）」，第三層為「1」，第四層為「（1）」；
5、必須使用國家法定計量單位；
6、公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、片語在、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼，字型為times new roman。
附錄a：公文格式
注：只有上行文（請示、報告）才加簽發人
海洋鐵路****
海鐵 [20××]××號△△△△△△△簽發人：
××標題（方正小標宋體2號字）
主送單位：（正文方正仿宋3號字）
一般每行26個字
△△附件：1、（方正仿宋3號字）
2、明傳電報
××標題（方正小標宋體2號字）
××××××××：
××××年×月××3日
（聯絡人：××× **
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