物流系統基本操作流程

2021-07-27 19:59:49 字數 4636 閱讀 1977

10.0.x,看其執行狀況;二是登入win98或win2000時一定要用指定使用者名稱及密碼,這樣伺服器才會同意你訪問,給大家的使用者名稱不要隨意更改,密碼使用指定的;三是知道你的機器名及ip是多少,以後出現問題管理員會問你你的機器名或ip什麼的。

二、 操作中需注意的幾點

物料的所有出入庫須及時錄入,這一點是根本原則,不要因為考慮與總帳一致或其他原因不處理。不論是借貨還是退貨、展覽用貨,只要是出入庫都要及時做單據。當然暫放的待檢出入庫不要做單據,這種情況如果時間較長,可以利用虛倉管理,遇到具體情況時與系統管理員溝通使用方式。

在未打算取消手工單據且領導未參與審核前,製單和審核可為同一人,逐步轉換到領導參與及取消手工情況下,另行制定單的審核要求。

各操作員應經常使用公告板進行交流。將公告板設為啟動功能,每次開機後就進入到此功能,隨時收發資訊,這樣避免因聯絡不便造成工作延誤。這種資訊主要發給本單位的相關人員。

發給系統管理員(組長)的請在內網上進行(oa)。

三、 各系統的具體操作

所有系統的功能分處理功能和查詢功能,未加特別說明的,製作人同時為審核人。業務處理是通過製作、審核、修改各單據來實現的。

1、採購系統

採購申請單如果已經使用bom的單位,盡可能使用採購申請單的外購配套錄入或計畫系統錄入,沒有使用計畫系統和bom功能的單位可不錄入採購申請單。

採購申請單由採購計畫人員錄入。

採購訂單製作採購申請單的單位,採購訂單需關聯採購申請單製作,採購訂單數量不得超過申請單數量;不需製作採購申請單的單位採購訂單手工錄入。

採購訂單必須錄入**。嚴格說來,沒有**的訂單不能向對方訂貨,不能稱其為訂單(合同)。如果有少量的訂單在製作時不能確定**,在備註中要說明情況,在財務人員月底核算時要向其說明實際談定的**。

採購訂單下達時,知道對方所開發票稅率與預設稅率不一致時,應填上稅率,以便入庫單金額相對準確。

採購訂單由採購人員製作,可設定單據套打列印成合同形式。

收貨通知單收貨通知單作為檢驗結果單使用,收貨通知建議原則上由誰收到貨物就由誰製作。製作必須準確及時。本來**商送來貨後,需有人收貨並給簽收送貨單,此處收貨通知單可與送貨單聯絡起來使用。

收貨通知單上增加了一列送檢數和合格率,原單據上有的數量在入庫前改為合格數量。

退貨通知單退貨通知單由質檢人員製作。退貨通知單只針對未入庫的退貨情況(已入庫退貨的,由倉庫保管根據有關退貨說明關聯原入庫單製作紅字入庫單)。退貨通知只能手工錄入,不要關聯收貨通知單或外購入庫單。

由於有了退貨後,**商會再送合格品來,而後送來的做收料通知單要關聯採購訂單,而採購訂單數量又已經被關聯且關閉了,所以此時需要系統操作員更改系統設定項「已關閉採購訂單可追加執行」,此項應用後,應立即修改還原。

外購入庫單外購入庫單分倉庫由倉庫保管根據收貨通知單製作,輸入時應將電腦入庫單號寫在手工單上,以便查對。

外購入庫單應關聯收貨通知單錄入,退貨紅字入庫單關聯原外購入庫單錄入。

除辦公用品外,原則上所有外購物料均需入庫,部分物料實際未通過倉庫,但根據管理需要,仍須辦理出入庫手續:

由客戶自購的部分物料,包含在銷售合同總額中,將發票拿到公司來報銷的,也須辦理出入庫手續。程式視同實際外購一樣辦理。這樣避免銷售合同(訂單)看起來未執行完,開發票時金額不全,造成應收款流失。

採購員要了解入庫單上**商與發票**商的情況,兩處**商名稱應完全一致。特殊情況的,要在採購訂單製作時就要注意,名稱應以採購發票名稱為準。

外購入庫中有需要進行序列號管理的,入庫前就需將序列號編好,不然不能製作入庫單。

採購發票採購發票關聯外購入庫單製作並審核。採購發票必須有對應的入庫單(含紅字),且入庫單上的品種、數量、**商名稱、金額等須與手工入庫單一致。

不論出現什麼原因,電腦中發票的合計數一定要與手工的發票金額一致,這個一致可以是多張電腦發票金額合計與手工發票一致,但發票上的**商必須為同一單位。

已經入庫後退貨的,須由提貨人(**商)在退貨單上簽字,保管員據此製作紅字入庫單,紅字入庫單關聯原入庫單,無原單的方可手工錄入。這種情況千萬不可製作出庫單。由於系統設定外購入庫單必須關聯收貨通知單生成,因此須由管理員先交設定改後方可製作紅字出庫單。

如果退貨和**同時進行,且數量一致,在管理上沒有特殊要求的情況下,可不進行補入及衝紅處理。

實際操作過程可能會出現來的發票數量金額為以前入庫單的一部分或一張入庫單的一部分與其他入庫單之和,這種情況要拆單處理,即將原入庫單拆為幾張來與發票核銷。那麼一張入庫單就變成了n張,分別1/n、2/n。這個主要由發票審核人員來處理。

拆單之後原來數量精度為0的拆後出現數量精度為---1,此時要在物料中將精度改為—1。

採購發票和銷售發票均有兩個號碼,乙個自動生成的,乙個實際的號碼。這樣的目的是為了能顯示實際號碼,又不改動「單據號可手工錄入」選項。

如果發票已到貨未到,由於沒有外購入庫單不能審核發票,所以在物流系統中不能製作憑證,但單位一般又想先抵扣進項稅,此時可以製作「借:在途物資/應交稅金-進項,貸:應付帳款或銀行存款」,待貨物入庫時作「借:

原材料,貸在途物資即可。當然如果貨與票在乙個月內到達或發票不用於抵扣,可以考慮將發票壓一壓。

2、銷售系統

銷售訂單本軟體中的銷售訂單有銷售合同及發貨通知單(手工為發貨單)的雙重作用。我們可以考慮將銷售訂單視作合同,將其格式設為合同樣式,其製作需關聯應收系統中的銷售合同。

同時制合同和訂單,看起來重複了一些勞動,但我認為是很有意義的一件事。合同在應收款系統到時可以反映發票、收款及合同綜合情況;訂單可以清晰地反映折扣情況、分業務員及分區域訂單情況。同時做了訂單之後,發貨按照訂單或發貨通知單發後,再根據發票與銷售出庫單核銷,在銷售系統中可以反映訂單、發貨及發票情況一覽表。

這些表非常實用。

由於應收屬財務系統其主要反映的是財務資訊,訂單屬於物流系統其主要反映的是物流資訊,各有所長。

為了反映分區域、分渠道的銷售訂單情況,應將客戶相關資訊錄全,這樣才能檢視分區域、分行業、分渠道的訂單報表。

銷售內勤人員製作銷售訂單。訂單製作人員要熟悉合同情況,在發貨時間處填寫實際要求發日期。如果購買有計畫系統,交貨日期還要結合到mrp計算時使用。

銷售訂單的**要認真輸入,不要將總額弄成與合同上一致就行了,這樣不利於檢視各成品的實際銷售情況,例如某某產品年平均銷價情況、年銷售毛利等等,到開發票時也很不方便。銷售訂單上的單價為公司**,實際成交價為折後單價,這兩處單價都要填寫完整。由於折扣處只認正數不認負數,所以在出現加價合同時要將**處改為實際價,此時折後**與單價一致。

考慮折扣價對考核業務員業績,計算業務員提成很方便,對公司總的看**趨勢也很有用。

在出現金額合計與折後合計(實際合同額)不一致情況時,不要將差額攤到部分產品上,而應按比例大約攤到所有產品上,這樣更能反映實際情況,銷售利潤毛利表更加真實。

實際工作中存在合同中含送一些物料,如果這些物料不在虛倉中處理的話,應作為合同的一部分,與主體同等錄入,且將合同總金額按所有物料**分攤。

銷售訂單上的單價預設為基礎資料中的銷售單價,為了方便訂單的輸入,此資料須及時補充更新。更新資料由銷售訂單製作人員負責。

由於現在存在客戶與收貨單位不是同一單位的情況,所以有必要在銷售訂單上增加一表頭「收貨單位」,當客戶與收貨單位一致時,該專案可以不填,當不一致時就填上。

發貨通知單發貨通知單主要用於銷售訂單中含有虛擬物料bom單展開使用。如果用銷售訂單控制發貨出現發貨時間不易控制時,可以啟用發貨通知單作為發貨的依據。發貨通知單主要用於上述兩個方面,否則沒有必要使用。

銷售出庫單銷售出庫單由倉庫保管根據銷售訂單或發貨通知單關聯製作,時間為實物出庫時。

銷售出庫單平常只能關聯銷售訂單或發貨通知單製作,有些情況不能關聯銷售訂單的,如製作紅字銷售出庫單、確實無銷售訂單的,由製作人員向系統操作員說明有關情況,系統操作員調整選項後製作。

出現已銷售貨物退庫的情況,貨物送到倉庫後應製作紅字出庫單,紅字出庫單原則上應關聯原出庫單,無原單的方可手工錄入。

銷售***售發票要輸入電腦,錄入發票時關聯合同,這樣應收款系統才能反映發票及收款情況。審核銷售發票必須有對應的銷售出庫單(含紅字)。

銷售發票的製作在技術上與採購發票類似。有時也存在拆單的情況。

銷售過程中有少量的未發貨就先開發票的情況,這種情況嚴格來說是不應做銷售收入入帳的,只是在計算銷項稅時考慮稅金而已。但財務人員都適應了以開發票為做銷售收入為準,為了與稅務資料一致,也可以先在總帳系統中作一張憑證,「借:應收帳款,貸:

收入/稅金」,在出庫時,再將發票在銷售系統中作一次,同時製作一張憑證,貸方一紅一藍。

大家逐步要適應訂單、發票、收款單位盡可能一致,如簽合同是甲、回款是乙的情況,還有的是合同是集團(總局)簽定,收貨付款是各分支單位,財務人員與業務人員一定要溝通處理好這種情況。各單位都存在這種情況,看來不是很好處理。

3、倉存系統

外購入庫單外購入庫單的處理見上採購系統中的相關部分。

產品入庫單產品含產成品和自製半成品。購買且已使用生產系統的,產品入庫單須關聯生產任務單製作,沒有生產任務單的可手工錄入產品入庫單。保管應在產品入庫手工單上填寫電腦編號。

車間領取已入庫成品進行改進、返工、返修的,作為借貨(屬其他出庫)處理。對於產品入庫單要把握乙個原則:每月產品入庫數量(含紅字衝減後)與實際生產入庫數量一致,作為計件工資的基本依據,其他業務引起的出入庫不在此處理。

產品入庫單中物料有需序列號管理的,入庫前需編好序列號。

委外加工入庫單參照產品入庫單。

只有外購入庫單才能鉤對審核,委外入庫單不能與發票鉤對審核。但其可製作費用發票。????(委外管理還需**)

其他入庫單指除上述外的入庫業務,不包含銷售退庫、領料退庫、借貨退庫、盤盈入庫等。

需要指出的是,保管人員在製作驗收入庫單據時,要注意分清外購入庫、委外入庫、產品入庫及其他入庫。

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