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檔案管理制度
一、目的
通過對公司內外部檔案控制流程進行管理，使檔案管理控制工作更加系統、科學、規範、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效檔案，提高工作效率。
二、適用範圍
本制度中的「檔案」包括公司日常運營過程中產生或所需的檔案資料、公司業務往來公文以及公司對內發布的所有流程、制度、作業標準與規範、作業指導書等。
根據公司各類檔案的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級檔案。具體如下表所示。
（一）檔案層級劃分
（二）管理職責劃分
1、各級主管副總主要負責所轄職責範圍內的檔案進行審核、批准工作。總裁辦對公司各類體系檔案進行定期評審，並及時向總經理反饋相關資訊。
2、總裁辦主要負責公司一級檔案的組織編制、審核，以及二級檔案的會審組織工作。
3、人事行政部負責相關制度的編制、解釋與修訂工作，並由其專人負責公司營運、資質類檔案資料的保管，並對各類體系檔案的統一編號、收發、存檔、作廢等管理事宜。
4、各職能部門負責對各歸口職能和分管業務線的有關檔案的編制和副本保管工作。
（三）行文關係
上行文：指下級機關向所屬上級機關的發文，如請示、報告。行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文三種。
下行文：指平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，如命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批覆、會議紀要。
平行文：是上級機關向所屬的下級機關的行文，如函。行文方式有逐級行文、多級行文、直達基層行文三種。
（四）規範性公文及行文規範（見附件行文規範）
1、上行文
（1）請示：
（2）報告：
2、下行文
（1）命令：
（2）決定：
（3）指示：
（4）意見：
（5）公告：
（6）通告：
（7）通知：
（8）通報：
（9）批覆：
（10）會議紀要：
3、平行文
（1）函：
非規範性公文：除規範性公文意外的公文。常用非規範性通用公文有調查報告、工作計畫類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、演示文稿資訊等。
（五）檔案處理流程
1、檔案處理實行「部門擬定，總裁辦統一管理」的方式。
2、檔案具體編制、審核、審批規定
（1）公司一級檔案，由總裁辦組織相關人員進行編制。一級檔案編制完成後，需經總裁辦主管領導審核後，交由總經理審批。
（2）公司二級檔案，由各業務歸口部門協同相關作業部門共同編寫。二級檔案編制完成後，由總裁辦組織相關部門及人員進行會審。經會審後，二級檔案需交總經理審批。
（3）公司**檔案，若其覆蓋範圍超過2個（含2個）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，並交主管副總審核後，交總經理審批。具體分工如下。
目標類、計畫類**檔案由總裁辦負責組織編制，交分管運營副總審核。
人事、行政、總務類**檔案由人事行政部負責組織編制，交分管行政副總審核。
財務類**檔案由財務部負責組織編制，交分管的財務副總審核。
生產製造類**檔案由生產部組織編制，交分管的生產副總審核。
市場營銷類**檔案由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總審核。
研發類**檔案由研發部及相關部門組織編制，交分管的研發副總審核。
（4）公司
四、五級檔案的編制、審核、審批規定如下表所示。
公司四、五級檔案的編制、審核、審批規定表
3、檔案發放管理規定
（1）所有公司內外發布的檔案均需由總裁辦制定分發號，加蓋公章才能發放。每份檔案不同的影印件必須註明不同的分發號，以便追溯。
（2）領用部門領到檔案後，應及時建立《收文登記表》。
（3）檔案發放完畢後，總裁辦或發文部門應及時對檔案進行分類、歸檔儲存，並更新《公司內部檔案清單》。
4、檔案更改、修訂、**、作廢與評審規定
公司檔案在使用時若遇到下列情形之一的，應進行修改。
（1）現行檔案與有關國際標準、國家標準、地方標準和法規及行業標準相衝突時。
（2）檔案內容不合時宜或公司經營管理戰略調整時。
（3）檔案內容與不能滿足客戶的要求時。
檔案修改程式規定：
（1）一級檔案修改或其它各級檔案大批修改時，公司應專門成立檔案修改小組進行運作，由總裁辦牽頭。修改完後的審核、批准、發放使用以及舊檔案**均按本制度的相關條款執行。
（2）檔案需要更改時，由檔案編制部門對具體內容進行修改，交檔案原審核人審核、原批准人批准後方可進行檔案更改。
（3）檔案更改可採取劃（改）或換頁等方式，同時要做好修改狀態標識的更改，在修改處加蓋「更改」章，更改應覆蓋該檔案發放的所有場所。如採取換頁的形式，相關負責人應將原未更改的頁面**。
（4）作廢檔案應進行定期處理。相關負責人報部門主管領導批准後方可處理，將作廢檔案保留乙份，並另加蓋「作廢存留」標識，歸檔儲存一年備查，其他的進行銷毀。
5、檔案評審規定
（1）人事行政部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關人員做好檔案評審工作。
（2）檔案評審的時間可與體系檔案的管理評審相結合，評審內容包括現有檔案的充分性、適宜性和有效性，確定檔案修改清單和檔案新增清單，以持續改進檔案的可操作性和科學性。
XX檔案管理制度
一 分管檔案工作的局領導職責 1 組織全域性性的宣傳 貫徹 執行 中華人民共和國檔案法 和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動 2 3 關心檔案工作和檔案室的建設與發展從人力 物力 財力上給予支援及時解決工作中的重大問題和困難改善工作條件使檔案工作與局各項工作協調發展 二 局檔案員職責 1 貫徹實施...
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...