為加強對公司檔案工作的科學管理，提高檔案工作水平，維護檔案工作的完整與安全，有效蒐集、保管和利用檔案，充分發揮檔案在生產、管理、科研中的作用------有效地儲存公司發展歷程中各種資料及重大事件相關資料，真實、全面地記錄各部門的各項重要工作，並為企業文化的建立及充實發展提供豐富的公司史料後盾，同時為規範公司檔案治理、改進、完善我公司檔案的建立及管理工作，彌補現有工作漏洞，增強公司檔案的實用性和有效性，建立成熟的檔案管理機制，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案工作條例》及《企業檔案管理辦法》，制定本制度。各部門及全體員工應全面地學習領會本制度內涵，自覺付諸實施，並配合、遵守相關部門為執行本制度而進行的必要管理。
第一章總則
一、本制度所稱檔案，是指本公司系統各部門在工作中直接形成的有儲存價值的各種文字、圖表、音像、實物、電子資料、圖紙等不同形式的歷史記錄。資料的載體可以是紙張、磁碟、光碟、**等。
二、工作活動中形成的檔案，均應集中到檔案管理部門統一管理，不得分散儲存。所有權歸公司享有，任何部門個人不得據為己有。
三、各部門的檔案工作分別由部門檔案管理員分管。在工作上接受檔案管理人員的監督和指導。
四、檔案工作必須貫徹執行黨和國家的有關方針、政策與法規。檔案人員要遵紀守法，保守檔案機密，熱愛檔案工作，精通檔案管理工作，努力把檔案工作做好，為領導工作和本公司各項工作服務。
第二章檔案人員崗位職責
實行檔案管理員牽頭統管，各部門協作配合的檔案管理方式，具體規定為：檔案管理員全面負責檔案工作，並實施具體管理；各部門由部長負責該部門的檔案工作，並指派一名員工為部門檔案管理員，具體推行各項工作，配合檔案管理人員的工作。
一、專職檔案員崗位職責
（一）建立健全本公司檔案工作的各項規章制度，並組織實施。
（二）監督指導本公司各部門形成的各種檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
（三）集中統一管理本公司各種門類和載體的檔案，積極提供利用，做好檔案的編研工作，及時統計數字，編寫檔案參考資料，更新目錄，為公司各項工作服務。
（四）審查部門上交的須歸檔資料，對不合歸檔要求的發回重做。
（五）對歸檔檔案資料實行收集、接收、整理和保管，歸檔材料力求做到齊全、完整，進行必要的整理、分類、編寫目錄、歸檔入庫和鑑定統計工作。
（六）有計畫、有步驟地開發利用計算機軟體，進行檔案資訊的儲存和檢索，逐步提高檔案管理水平，科學保管，方便查詢。
(七)積極開展檔案利用工作，編制多途徑的切實可行的檢索工具，編寫必要的資料彙編和進行其他編研工作，為促進公司發展提供服務。
（八）檔案出借及追回，建立總經辦檔案，管理、監督、指導部門檔案管理員開展、完善該項工作，努力實現檔案工作的標準化、規範化、科學化。
（九）定期組織各部門兼職檔案員進行理論研究、問題解決，檔案宣教、等培訓工作。
二、各部門兼職檔案員崗位職責
（一）認真學習貫徹《檔案法》，提高做好檔案工作的責任感。
（二）負責收集、整理、記錄、儲存本部門在工作中形成的各門類的檔案材料。
（三）按時將收集的檔案材料上交歸檔。
（四）檔案工作上服從檔案管理人員的管理、監督、指導；遵從公司檔案管理制度的要求。
（五）公司將對不履行或不能完全履行上述職責的相關人員根據情節嚴重性作出相應處分。
三、各部門的檔案管理職責
（一）總經辦
辦公室負責檔案的收發、傳遞、管理及部門形成的各類文字。
1．會議紀要。
2．各部門上交的檔案。
3．其他。
（二）銷售部
對在以下活動中產生的檔案材料，及時整理，交檔案管理室。
1．針對各辦事處及經銷商制訂的通知、檔案、合同等；
2．銷售政策；
3．本部門發布的針對公司內部的檔案或通知；
4．由本部門負責組織的各種大型慶典、培訓等活動籌備、進行過程的所有資料、**及活動總結；
5．各類銷售報表。
6．市場管控檔案銷售合同；
7. 贈品採購合同；
8. 工程機銷售合同。
（三）人力資源部
負責把下列資料整理完整，交檔案管理室。
1．勞動合同及各類保險。
2．社保繳費清單；
3．離職員工檔案；
4．離職員工勞動合同；
5．在職員工檔案；
6. 在職員工勞動合同；
7. 員工工資考核表。
（四）審計部
審計部出具的審計報告、採購資料應按期交檔案室保管。
（五）市場部
市場部的資料繁多、且重要程度較高，應按照各類檔案的特性整理存放檔案室。（詳見《歸檔整理規定》）
1．每期的山東格力報；
2. 戶外廣告合同，**廣告合同，廣告製作合同；
3．本部門發布的針對公司內部的檔案或通知；
4．由本部門負責組織的各種大型慶典、培訓等活動籌備、進行過程的所有文字資料、**及活動總結（如：珠海經銷商會議、我公司組織的經銷商會議；售後培訓會議；我公司的周年慶典會；我公司組織的各種產品推介會等）；
5．各種**對山東格力的相關報道（含正面及負面）；
（六）行政部
1.各部門的通知、制度、合同；
2. 本部門發布的針對公司內部的檔案或通知。
（七）小家電
通知、銷售協議、合同。
（八）注意事項
1．以上所有資料存檔時必須使用原件，如已經刊登則必須提供剪報；如原件只有乙份，部門可在影印後將原件歸檔，部門保留影印件。
2．公司成立、變更、登出的工商登記等材料，負責人員須在將全套成型資料上交工商部門前影印，以影印件備案。
第三章檔案歸檔整理規定
一、範圍
凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的檔案材料（包括檔案材料、傳真、圖表、報刊、**、聲像等）均屬歸檔範圍。
● 上級公司檔案材料應歸檔的有：
（一）上級公司頒發的需要公司貫徹執行的檔案材料。
（二）上級公司有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、報刊等資料。
（三）其他檔案材料。
● 公司檔案材料應歸檔的有：
（一）公司頒發的（包括**及其他單位聯合頒發的）正式檔案的簽發稿、印本、正本及重要檔案的修改稿。
（二）公司的請示檔案與上級機關、公司的批復檔案。
（三）公司及各部門的年度工作計畫、總結、報告。
（四）公司重要會議形成的檔案材料。
（五）公司領導公務活動形成的重要檔案、電報，從外單位帶回的與公司有關的檔案材料。
（六）反映公司經營和管理的專業檔案材料。
（七）公司彙總的各種年度統計報表。
（八）公司制定的各種規章制度。
（九）公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動、事件的**、報刊、聲像資料。
（十）公司幹部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的材料。
（十一）公司人員、黨員、團員名冊、年度報表。
（十二）公司人員轉移工資、行政職務、黨、團關係的介紹信存根。
（十三）公司外事活動中形成的請示、報告、計畫、總結、會議記錄與紀要及其它各種有參考價值的材料。
（十四）公司解決法律糾紛問題形成的檔案材料。
（十五）公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等檔案材料。
二、檔案分類
（一）暫設綜合資料、總經辦、市場部、銷售部、人力資源部、審計部、行政部、小家電八種檔案存放類別，將各部門的檔案資料分門別類儲存。後按照其形成時間進行排序。
1．綜合類資料分為：山東格力報；珠海格力報；公司舉辦的各種大型活動的籌備資料；公司成立、變更的各種資料；其他類。
2．市場部資料分為：合同類；**類（報紙的底稿、該部門的活動方案等）；電視類（錄影資料或書面形式的廣告內容介紹等）；內部通知類（針對辦事處或公司內部傳閱資料）；其他類。
3．總經辦資料分為：合同類；檔案類（針對經銷商）；內部通知類（針對辦事處或公司內部傳閱資料）；其他類。
4．行政部資料分為：合同類；檔案類（針對經銷商）；內部通知類（針對辦事處或公司內部傳閱資料）；其他類。
5．銷售部資料分為：合同類；檔案類（針對網點）；內部通知類（針對辦事處或內部傳閱資料）；其他類。
6．人力資源部資料分為：合同類；內部通知類（針對辦事處或公司內部傳閱資料）；其他類。
7. 審計部資料分為：合同類；檔案類（針對經銷商）；內部通知類（針對辦事處或公司內部傳閱資料）；其他類。
8. 小家電部資料分為：合同類；檔案類（針對經銷商）；內部通知類（針對辦事處或公司內部傳閱資料）；其他類。
三、收集和整理
（一）公司在日常管理工作活動中形成的具有儲存價值的上述檔案材料，均應由各職能部門進行積累，遵循檔案形成規律進行日常整理、分類、立卷、保管。
（二）各部門在日常工作中歸檔的檔案材料必須保持字跡工整、清晰，紙張平整、完好無損。
（三）歸檔檔案材料原則按照一式乙份收集，較為重要或利用頻繁的檔案可歸檔二至三份。
（四）檔案資料形成後的當年保管工作由各部門自行負責，次年移交人資部予以統一保管。
（五）工作人員離崗前，應將工作中形成的應歸檔檔案材料移交檔案室，然後再辦理有關人事手續。
（六）檔案室負責對公司除財務檔案外的其他種類資料的收集，各部門應及時做好檔案的歸檔工作，任何部門和個人不得將有儲存價值的檔案材料據為己有。
（七）各種檔案的歸檔時間，一般規定為：
1、每季度的第乙個月，各部門將上一年度的資料分類整理成冊，並詳細填寫《卷內檔案目錄》，用夾子夾好後提交檔案管理人員歸檔。做成電子登記表(模版見下發)。
2、聲像檔案由主管部門在活動或時間終了形成**、錄音帶、錄影帶後，連同文字說明，隨時向檔案室移交歸檔。
（八）立卷程式和要求
1、依照歸檔範圍及檔案管理有關標準進行整理，將具有儲存價值的檔案材料收集齊全，按分類方案，根據材料的時間，檔案性質種類，區別保管期限，分別組卷立檔。
2、立卷的檔案材料要求格式統
一、書寫工整、字跡清楚、影象清晰、裝訂整齊，禁止用原子筆、鉛筆等不利於儲存的書寫材料擬寫文搞。
3、立卷的檔案材料種類、份數以及每份檔案材料的頁數均應齊全完整，能準確真實地反映公司各項工作、活動內容和歷史面貌。
4、檔案材料的種類、份數以及每份檔案的頁數必須齊全、完整。
5、檔案中文字材料幅面尺寸規格宜為a4幅面（297mmx210mm）。
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