物料主資料（materiel mast data）和物料清單bom（bill of materiel）為sap系統中最主要最基礎的資料，稱為sap r/3系統的 「主資料」（mast data）。主資料支援著日常最基本的採購、生產、發料、銷售， 以及財務和銷售成本核算等…， 是整個物流運作和控制的最基礎的資料和依據。系統能否執行以及執行的正常與否首先取決於它們的質量。
為了保證erp系統的正常運轉，特就sap r/3系統的物料主資料和物料清單（bom）做如下管理規定：
一、資料管理細則：
為了規範系統資料維護的管理，在相關的部門設以下兼職崗位（名單見附表）：
「資料收集員」：即各相關部門的資料提供者及相應資料維護的申請者；
「資料維護員」：即各相關部門的資料錄入維護人員；
（1） 所有物料主資料和bom的建立、更改和刪除等維護操作，均必須嚴格按相應檔案所規定的審批流程嚴格執行（詳見bpd管理檔案：bpd_pp01_v01物料清單處理、bpd_pp04_v01工程變更處理、bpd_mm03 material master maintenance 。附表：
主資料維護綜合管理流程）；
（2） 「資料收集員」負責所在部門資料的維護工作（包括資料的新建、更改、刪除以及技術換版等），並保持系統資料的及時更新。各部門的資料收集員要對本部門申請維護的資料進行全程的跟蹤，確保資料的相關引數均得到引數提供部門的及時提供及批准或確認，（例：物料維護申請需要跟蹤到財務資料維護部門，物料清單bom跟蹤到bom維護部門）。
「資料維護員」負責將收集員所提供資料及時準確的輸入系統；
（3） 所有自製生產的產品，必須有bom才能申請維護該產品的sap料號；bom必須在sap料號建好後的半個工作日內在sap中維護完成，特殊情況下需立即提供並維護好。物料主資料中的成本檢視資料要在相對應的bom已經建立的前提下根據bom來維護；嚴格保證自製產品的各資料引數循序依次生成，不能脫節；
bom資料資料已經齊備→ 填製物料申請表→建立除財務檢視以外的物料主資料檢視→物料號→→財務成本資料
（4） 新的產品的標準建立、技術標準換版、工藝更改或「工程變更ecn」，得到批准後，相應的技術部門需要及時填製《物料維護申請表》或《bom維護申請表》，經過審批後，由資料維護部門的維護員在sap中維護。
（5） 正常情況下「sap物料號」申請至少要提前1個工作日（即在正式下銷售定單前1天）；目的是給物料主資料各檢視的維護、編制物料清單（bom）資料、編制工藝路線（routing）資料、財務資料的維護提供最基本的時間；且相應物料號應在乙個工作日內完成所有引數的維護（特殊的情況應盡快處理）。
（6） 批准後的「bom維護申請表」，要在該bom生效日期之前交給資料維護部門維護員；「資料維護員」在接到批准的「bom維護申請表」後，要及時將資料維護錄入sap系統中，並通知資料提供部門進行資料審核，減小錯誤發生的機率，完善審核機制。
（7） 對於來不及更改標準bom，或由於其它不需要更改標準bom的臨時性材料的替代等特殊情況，提出修改的相關部門要將需要變更的內容及時以書面形式通知相應的計畫部門；計畫部門及時在生產訂單的bom元件中直接更改。
（8） 「資料收集員」在填寫 「資料維護申請表」時應認真細緻，除了簽字要使用手寫之外，對物料維護申請表的「基本資料欄」和bom申請表的內容要用電腦列印；各引數提供部門對相應引數的填寫應及時準確，不可無故拖延，且引數提供要齊全，書寫應清晰。
（9） 資料的收集員和維護員之間要保持良好的資訊溝通，工作中發現的任何資料異常和疑點都要進行及時反饋和溝通，以保證錄入系統的每乙個資料均為合格有效的資料；
（10） 資料維護員在更改bom時，必須使用系統所生成的更改號碼，且乙個更改號碼只能進入系統更改一次。
（11） 資料維護員錄入系統的資料必須嚴格按有關流程進行審批。
（12） 「資料維護員」必須嚴格對自己的資料維護許可權和密碼進行保密，並定期更改密碼；不得以任何理由私自轉借它人使用；特殊情況下必須經過分管副總裁批准。
（13） erp辦公室資料負責人，需要對整個系統的資料進行總體的把握和調控，對整個系統執行過程中出現的資料異常和各部門在資料中的異常反饋，有責任協調相關部門及時解決，對出現的問題應及時追蹤，並一跟到底，直至問題的全部解決；負責對整個系統的資料提供技術上的支援與維護；對各部門資料收集員和資料維護員提供操作技術上的服務，並監督其工作績效。（名單見附表）
（14） 「資料收集員」和「資料維護員」如因崗位調動或其它等等原因，而無法繼續「收集員」或「維護員」工作時，至少要提前1個月將新的收集員和維護員名單報到erp辦公室，以便及時對新員工進行培訓和相應工作的銜接。
（15） 每乙個月或兩個月由erp辦公室負責召開erp主資料例會，總結相關人員在資料維護和錄入工作的經驗，相互溝通，解決一些技術難題，通報有關獎懲事宜；
（16） 系統資料是系統執行的主要依賴，任何人不能以任何藉口和理由對資料工作直接或間接的拖延或影響。
二、獎勵
1、 根據各部門每年度「資料收集員」和「資料維護員」的工作績效表現，每季度在整**份公司範圍內評選三名獎金獲得者；
有資格者需滿足以下幾點：
一季度內沒有因資料問題被投訴、罰款及被行政處分過；
季度內沒有缺勤過資料例會；
季度內沒有違反過資料管理細則；
對系統的資料工作積極主動；
此獎項獲得者，獎金金額為200元，另加通報表揚一次；
注：對於積極維護公司資料利益為公司挽回損失者，如：發現資料有異常，及時主動的反饋給相關資料責任部門；以及其它為維護公司sap資料利益、有特殊貢獻者；據實際情況，除給予50-200元物質獎勵（或其它獎品）外，並予以通報表揚。
2、 各獎項應嚴格根據各人的貢獻發放，應獎勵事項，由相關部門向人事部提出申請，由人事部和erp辦公室組織和考核，考核後，經管理本部分管副總批准，由人事部負責實施；
三、處罰
有以下情形之一的，由懲罰建議人書面申請，提交人事部或審查部，由人事部、審查部和erp辦公室負責考核，呈請管理本部分管副總批准；由人事部予以處罰：
（1） 對於沒有及時提交「資料維護申請表」、提交的資料不夠準確、對提供的資料沒有及時錄入或錄入錯誤，以及相關部門所填寫的引數錯誤或不全等，因工作不力而使資料不能及時(或錯誤的資料)錄入系統；或其它違反以上資料管理細則者；
造成輕微影響，而沒有造成損失者，根據情節輕重，給予口頭警告或向其部門經理通報；多次出現上述操作錯誤者，對相關人員每人至少給予50元罰款，並予以通報批評；
給公司造成損失者，根據情節輕重，除給當事人每人至少100元以上罰款外，同時給予一定程度的行政處分。
（2） 對資料維護員如有下列行為之一者，一經發現，將據情節輕重，處以200元罰款，並警告一次；情節嚴重者，調離原崗位並予以降職使用；
不使用更改號更改bom者；
在系統中維護錄入沒有經過審批的資料者；
擅自將自己的資料維護許可權和密碼透露給它人使用者
對於各資料責任人員，如對他人的異常反饋或對資料份內工作不積極辦理而遲遲拖延，玩忽職守、致使公司蒙受損失者；
（3） 對於有意破壞公司資料致使公司造成損失的，一經發現和確認，應立即予以辭退；情節嚴重者，提交司法機關處理。
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