一、檔案收集規定
（一）接收檔案時要堅持嚴格按照上級規定的標準執行，保證進室檔室的質量，使進室檔案符合檔案管理標準化、規範化和現代化的要求。
（二）要定期接收機關各部室、各直屬單位的檔案和有關資料。
（三）要做好文書、音像等專門檔案，並做好各體育賽事、大型活動、英模或著名人士檔案的收集、整理工作。
二、檔案保管規定
（一）檔案室實行專人管理，庫房要有防盜、防光、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等設施，庫房要保持乾淨、整潔、不得堆放雜物。
（二）凡因工作需要查閱檔案，必須辦理查閱手續。查閱檔案原則上限在檔案閱覽室內，確因需要外借的，須徵得辦公室同意並辦理手續，時間一般不超過三天，到期仍需借閱，應辦理續借手續，閱後要及時歸還。
（三）嚴格執行保密制度。查閱檔案內容由檔案室人員提供，經辦人員不得擅自翻閱，與本人工作不對口或帶保密內容的檔案一般不予查閱。
（四）外單位人員借閱檔案須憑單位介紹信並經辦公室同意。
（五）凡需摘錄、複製檔案資料，須經檔案管理人員審閱確認無誤後方可。
（六）愛護檔案，查閱檔案時不得塗改、汙損或抽動。
（七）中心檔案室應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，並作記錄，發現問題及時分管領導匯報，採取積極有效措施，保護檔案的安全。如遇特殊情況應及時檢查，發現問題要及時解決。
三、檔案利用規定
（一）借閱檔案材料，在履行借閱手續後方可借閱利用，歸還時，要點交清楚。
（二）借閱檔案，時間一般不超過三天，密級檔案材料和已立卷的件，原則上不能借出。如確因工作需要借出檔案室閱辦時，須經辦公室主任同意，但不得將借閱的件攜帶出單位，並應在下班前歸還。
（三）借閱檔案材料必須妥善保管，不得遺失，不得洩密，要愛護檔案，不得在檔案材料上圈寫、劃線、塗改、摺疊、折卷、抽頁或汙損，不得擅自轉借或影印，借閱檔案材料如有遺失，應立即向局保密委員會報告，同時通知檔案室。
（四）借閱檔案材料，只限於與本部門業務有關範圍內；超出本部門業務範圍，須經有關部門和領導批准。
（五）檔案室保管的檔案材料，主要供本單位使用，不屬於開放範圍。本單位以外人員借閱檔案材料應持單位介紹信經辦公室主任同意後方可藉檔案材料在檔案室閱。
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