為規範鐵道運輸系團總支的會務管理，本著民主集中和精簡高效的原則，特制定此制度。
一、團總支例會分為紅旗團支部大會例會、團總支工作例會、***例會、部長例會、部門例會、班委例會六類。另外，若有特殊情況，也可召開專案會議等。
二、紅旗團支部大會
(一) 出席物件：團總支書記、團總支副書記、團總支各部部長成員、各班團支部委員、團小組組長 。
(二) 會議目的： 學期初例會，匯報團總支學生會所做的工作，並告知下階段的工作內容，使每位團幹部對團總支的宗旨、作風、總體發展方向了然於心。 學期末例會，總結團總支學生會的階段性工作，並向大會匯報學院成員獎懲情況。
(三) 會議流程：
(四) 會議時間：每學期2次，於學期始末召開
(五) 會議主持：團總支副書記或書記助理
二、團總支全體幹部工作例會
(一) 出席物件：團總支書記、團總支副書記、團總支各部部長及成員
(二) 會議目的： 學期初例會，匯報團總支所做的工作，並告知下階段的工作內容，使每位團幹部對團總支的宗旨、作風、總體發展方向了然於心。 學期末例會，總結團總支的階段性工作，並向大會匯報學院成員獎懲情況。
(三) 會議流程：
(四) 會議時間：每月2次，於本月始末召開
(五) 會議主持：團總支副書記或書記助理
（六）會議記錄：會議期間，要求參加人員帶上筆記本認真地作好記錄，由辦公室負責記錄會議的主要內容，整理後存檔。
（七） 會議請假：每個成員應於會議前5分鐘到達會議地點，本人簽到，不得無故缺席；如部長不能準時出席，必須向（副）書記請假；副部長和幹事不能準時出席，必須向副書記請假，請假必須以書面形式。經批准後方可請假，對於無故缺席者，在下一次例會上作通報批評，嚴重者寫書面檢討，並由辦公室統計出勤情況並上報副書記，將缺勤情況經部長簽名確認後記錄入成員檔案。
三、***例會
(一) 出席物件：***成員
(二) 會議目的：對團總支的重大事務做出決策，檢查指導團總支各部門工作，考核團總支工作人員。
(三) 會議時間：每週1次
四、部長例會
(一) 出席物件：團總支副書記、書記助理、團總支正（副）部長
(二) 會議目的：各部部長匯報階段性工作進度；匯報下一階段工作規劃；討論協調系部大型活動在各部門的具體工作；聽取各部工作協調規劃，從而加強***和各部之間的交流。
(三) 會議流程：
(四) 會議時間： 正部長會議每週召開一次，由團總支副書記主持，各部門正部長參加，如有特殊情況，可臨時安排。
(五) 會議主持：***輪流主持
(六)會議紀律： 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未公布之前，不得私自洩漏會議內容，影響決議實施。
五、部門例會
(一) 出席物件：各部部員
(二) 會議目的：將部長例會上的一些資訊傳達給部員，對所布置的工作進行安排、實施，對重大活動的細節問題進行討論，同時也聽取部員的意見以達到集思廣益的目的，並加強該部內部建設。
(三) 會議流程：
(四) 會議時間：常委會例會結束後3天內
(五) 會議主持：各部部長
六、班委例會
(一) 出席物件：各班班委代表一至兩名
(二) 會議目的：向各班傳達學院精神及近期工作重點，密切團總支與各班的聯絡，加強團總支學生會對各班工作的監督與指導。
(三) 會議流程：
(四) 會議時間：常委會例會結束後3天內
(五) 會議主持：主席團成員
七、會議聯絡人
鐵道運輸系團總支***會議及部長例會聯絡人為辦公室或秘書處，各部內部例會聯絡人為副部長或由部長指定的部員，聯絡人組織聯絡會議相關事項，並認真如實填寫會議記錄表。
八、會議記錄
由辦公室統一負責，並於會議結束後3天內交團總支（副）書記審核，整理並歸檔。
九、與會情況
(一) 若有事假或病假不能到會者，應在會議召開二天前向聯絡人說明詳情，並出示書面請假條（會後時限兩天）以便秘書處記錄、安排。部長例會請假需主席團成員簽字，部門例會請假條需部長簽字。
(二) 與會者準時出席，例會無故遲到三次或未請假而未到會者，作無故缺席處理。
(三) 與會者須自覺遵守會議室使用規章，若有違反，視情節輕重作相應處理。
(四) 會議中討論問題與會人員要積極參與，但要圍繞討論主題。在其他人發言時要仔細聽，不得交頭接耳，並將要點記錄下來。
(五) 會議中手機等通訊工具都應關閉，以免影響會議程序。
(六) 會議中除特殊原因外不得中途離開。
(七) 與會情況將作為團總支常委會成員及各部部員評分考核依據。
附則：1.本制度解釋權歸鐵道運輸團總支***所有。
2.本制度自頒布之日起實施。 附表
鐵道運輸系團總支________例會記錄表
附：會議記錄表的使用方法：
1. 會議記錄表的內容包括：時間、與會成員、記錄人、出席情況、會議記錄和備註1.
會議記錄表的內容包括：時間、與會成員、記錄人、出席情況、會議記錄和備註（其中出席情況包括：簽到、遲到、請假、缺席）。
2.會議記錄表由秘書處負責記錄，並整理保管。
3.會議記錄人應在會前將通過的會議議程填寫在「會議議程」一欄。
4.會議記錄人應在會前將應事假或病假不能到會者的名字填寫在「請假」一欄，並註明請假原因。
5.與會者到席後應在「簽到」一欄中簽到；遲到者在「遲到」一欄中簽到，「缺席」一欄由記錄人填寫。
6.「會議記錄」一欄的內容應包括個人發言要點、建議等。
7.「備註」一欄應包括會議中的意見或建議，以及有待討論解決的問題等。
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