檔案借閱管理制度

為加強公司檔案的管理，使各類檔案有效的利用和儲存，特制定本制度：

一、歸檔範圍

公司的規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、財務檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知、雜誌書報等有參考價值的檔案資料。

二、公司的檔案管理由檔案室檔案專員負責，檔案專員須保證公司的所有原始資料和單據齊全完整、安全保密和使用方便。

三、資料的歸檔

1. 公司資料的歸檔期分「季度歸檔」和「年度歸檔」，即每年的4月、7月、10月、次年1月和每年2月為公司資料歸檔期。

2. 在歸檔期內，由檔案管理專員向各部門主管收集應該歸檔的原始資料，各部門主管應積極予以配合。

3. 檔案管理專員應對所收集的資料進行分類歸檔，及時登記，並做好檔案查閱目錄。

四、檔案的借閱

1. 公司檔案根據密級程度分為：書報雜誌、非密級檔案、秘密檔案、機密檔案和絕密檔案。

2. 絕密檔案禁止調閱；機密檔案經總經理、副總經理批准後可進行借閱，但借閱只能在檔案室內進行。書報雜誌類可直接在檔案室登記後借閱或借出，但借出時間不得超過一周。

3. 各部門員工借閱本部門非密級檔案可直接到檔案室登記後進行調閱；借閱本部門秘密檔案須填寫《檔案借閱申請表》，經部門主管批准後到檔案室登記借閱；借閱其他部門非密級檔案須填寫《檔案借閱申請表》後經部門主管和檔案所屬部門主管批准後方能到檔案室登記借閱。

4. 所有檔案的借閱只能在檔案室內進行，借閱人員應做到：不划道、塗改、折卷、裁剪、拍照、影印、掃瞄、撕毀等，自覺保護好檔案的完整性和保密性。

5. 因工作需要將非密級檔案帶出檔案室，須填寫《檔案借閱申請表》經部門主管批准後到檔案室進行登記，由檔案專員將所借檔案的影印本調出給借閱人員；秘密檔案須經部門經理批准後方可借出；其他部門非密級檔案須經部門主管、部門經理、檔案所屬部門主管、檔案所屬部門經理共同批准後方可借出。

6. 借出檔案的安全由借閱人員負責，借出時間不得超過一周，不得轉借他人，不得私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案，不得將檔案帶出公司或在公共場合隨意翻閱。借閱期滿後如需繼續使用，須到檔案室重新辦理借閱手續。

五、檔案的銷毀

1. 檔案的銷毀，是指對沒有儲存價值的不歸檔檔案和保管期限已滿無須繼續儲存的檔案進行銷毀處理。

2. 公司任何員工未經允許，不得銷毀公司的檔案資料。

3. 需銷毀的檔案，由檔案專員列出檔案銷毀清冊，非密級檔案經檔案所屬部門經理批准後即可進行銷毀；密級檔案需經總經理和副總經理共同批准後方可進行銷毀。

4. 經批准銷毀的檔案，檔案專員應認真核對，並做好登記。銷毀時須有檔案所屬部門相關人員監督進行。

六、其他

1. 檔案專員應妥善保管檔案，防蟲蛀、防霉、防丟失，確保檔案安全。

2. 所有檔案應有專櫃存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

3. 所有檔案不得隨意查閱、影印，不得置於公共場所。

4. 所有員工應嚴格按照本規定借閱和保管公司檔案。