公司檔案管理制度

為加強公司的檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，有效地保護並利用檔案資料，充分發揮檔案作用，為公司的持續發展服務，特制定本制度。

一、歸檔範圍

公司檔案，是指公司過去和現在從事經營、管理以及其他各項活動中，直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、各種工作計畫、總結、報告、演示文稿、請示、批覆、會議記錄、會計報表等。

3、與有關單位往來的文書，簽訂的合同、協議書等檔案材料。

4、公司內部職工勞動關係、薪資福利方面的檔案材料。

5、公司的大事記以及反映本公司重要活動的剪報、**、錄音、錄影等資料。

6、上級主管部門印發的檔案、函件和電子郵件。

二、歸檔要求

1、本著「誰經辦、誰負責」的原則，公司在業務經營活動和行政管理工作中所形成的檔案資料，均由經辦人員負責整理、裝訂或複製、刻盤；一項工作由幾個部門參與辦理的，由主辦部門的經辦人員負責收集整理；公司的會議檔案及有關資料，由辦公室收集整理，報總經理審閱後歸檔。

2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。要遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。

3、在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與起草原件，分別立存放在一起，不得分開，文電資料應合一歸檔。

4、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，草稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，須保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列後歸檔。

5、一件事由設立乙份卷宗，不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的資料放在下一年立卷。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要求工整、清晰。

三、檔案管理的職責

1、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不准抽存)，結案後須及時歸檔。

2、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

3、按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。

4、遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

5、遇有工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

四、公司檔案的利用

1、公司內部人員因工作需要可以借閱公司檔案。借閱者先行填寫《檔案借閱單》，經部門經理批准後方可借閱。其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准，受控文件的借閱要由總經理簽字批准。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要限期催還。發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、借閱者必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容。如發現遺失必須及時匯報，追查責任。

4、借閱者必須愛護檔案，保持整潔，不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號，不准私自拆卷或任意抽、換卷內檔案、剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，確因工作需要，報請公司領導批准才能摘抄或複製。

5、公司檔案不准轉借他人，用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

附：《檔案借（查）閱審批登記備忘表》