1 目的
保證各類事件資料的安全性、真實性、可靠性、完整性，促
進檔案資源長期儲存和有效利用。
2 適用範圍
本制度適用於各類特殊事件的資料收集管理要求。
3 職責
3.1 總經理負責特殊事件資料查閱的審批；
3.2 事件所屬部門負責提供事件有關的檔案資料和相關記錄；
3.3 事件處理部門負責提供事件處理過程的相關資料；
3.4 辦公室負責事件資料的收集、整理、歸檔；
4 管理要求
4.1 資料的收集範圍
凡與特殊事件相關的檔案資料均納入收集範圍
4.1.1 事件前期調查資料：事件的情況說明、現場**/錄音/錄影、當時部門/人員書面材料、相關人員簽名記錄等；
4.1.2 事件處理資料：投訴處理情況報告、事件解決方案、事件
調查分析報告、事件處理意見、階段性報告、事件專項會
議紀要以及與相關部門就事件的往來檔案、調查檔案等；
4.1.3 事件結果資料：事件處理結果、事件索賠檔案、以及跟蹤
糾正預防措施等相關檔案。
4.2 資料的整理
4.2.1 事件處理部門根據事件的發展情況，定期收集與事件相關資料；
4.2.2 事件處理完畢後，事件處理部門於10天內完成事件相關資料的收集、整理工作，按照事件處理的先後順序進行整理後裝盒，並在首頁位置編制「檔案資料清單」；
4.3 資料的移交
4.3.1 要求：檔案資料必須是原件。
4.3.2 時間：因檔案資料的特殊性，此類檔案在事件結束後15天內移交辦公室進行歸檔。
4.4 借閱和利用
查閱特殊事件檔案，須由辦公室分管副總審批，公司總經理批准後，方可查閱。
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