控制專利申請檔案的質量是企業智財權管理中的乙個重要環節，專利申請檔案質量的好壞對於後續的專利權保護有著決定性的作用。總體而言，控制專利申請檔案質量，關鍵是通過技術交底書來撰寫出合格的權權利要求書和說明書。合格的權利要求書和說明書要做到既能夠達到專利申請檔案具有最低公開內容和最低公開量的要求，又能夠合理圈定要求保護的專利範圍。
也就是說，專利申請檔案既要做到能保障企業獲得專利權，又要一定程度上保留技術秘密。具體而言，專利申請檔案質量管理應當注意以下要點。
1．承辦人員的一貫性
承辦人員的一貫性就是從技術交底書到申請檔案的撰寫要由同乙個人員從始至終來跟蹤完成。
第一，對於企業而言，在整個過程中涉及的人員較多，包括發明人、技術委員會、專利管理人員等，因此，程式相對比較複雜。乙個完善的流程固然能夠保證專利申請檔案質量，但流程中的經辦人員更迭也必然會導致申請檔案形成的時間延長，並且，由於各個承辦人員對於發明人技術方案理解的偏差，也可能導致專利申請檔案出現主題確定不同、保護範圍不一致的問題，直接影響專利申請檔案的質量。
第二，企業申請專利不同於個人申請專利，在形成申請檔案的過程中，必然要經歷不少的流程。在整個流程中，負責申請案的工程師要盡可能保持前後一致，因為理解乙個技術方案可能需要和技術人員進行不斷地溝通，不僅在撰寫技術交底書的過程中需要交流，在專利申請檔案形成後更需要交流。如果隨意更換承辦工程師，不僅溝通的效率會降低，質量肯定也會受到一定程度的影響，進而拖慢申請的程序。
2．管控流程的完善性
管控流程的完善性要求企業的專利管理工作要配套有完善的流程，實現流程化管理。
第一，企業的專利申請不同於個人申請，企業專利申請檔案的形成涉及企業內部不同的部門，不僅僅是專利管理部門，還包括技術管理部門，甚至是企業決策層。當然，這需要根據專利申請案的重要性來決定，對於企業核心技術而言，應該通過完整的流程進行管控，以保證專利申請檔案的質量符合企業的實際需要。
第二，對於非核心技術的專利申請，可以僅通過部分流程來完成，這樣就能夠根據專利申請的重要程度來對申請的流程進行區分，既保證了專利申請檔案的質量，又能夠保證各個崗位緊密配配合來完成專利申請檔案。
乙個完善的管理流程可以保證各種需求的專利申請有序、高效、順暢地流轉，不僅夠保證專利申請檔案的數量，也能夠有效保證申請檔案的質量。
3．必要的專利檢索對比
對專利交底材料進行檢索對比，目的在於確定現有技術的範圍。具有專門智財權管理部門的企業應該對專利技術交底書進行檢索，檢索的範圍可以由內部確定。
不進行檢索的申請會導致重複申請，增加專利侵權的風險，進而提高企業的運營成本。進行專利檢索能夠盡量避免重複申請，也能完善自己的申請方案，為企業降低成本提供能，因此，企業在專利申請的過程中，一定要對申請技術方案進行檢索，盡可能地發現現有技術，與現有技術進行對比後有效降低侵權的風險。
在此階段的專利檢索以可專利性檢索為主，重點的靠近所提交的技術是否可以獲得授權，是否被已有專利覆蓋。
專利申請檔案質量管理的流程及注意事項
對於企業專利管理而言，專利申請檔案的形成需要經歷幾個階段，要實現申請檔案的有效控制，每個階段都應該提供有效的方法來進行控制，以使最終得到的申請檔案符合質量要求，有效保護企業的智財權。
專利申請檔案質量管理應該著重考慮幾個方面的因素：一是對研發人員專利申請意識的培養；二是對專利申請流程的合理設定；三是幫助研發人員完善專利提案材料，確保提案的技術術交底材料達到充分公廾的要求；四是對專利申請檔案的審核。
下面從流程及注意事項兩個方面來具體闡述專利申請檔案質量的控制。
1．專利申請檔案質量管理流程
從研發工程師頭腦中的技術方案到專利申請檔案的最後定稿，必然經歷許多階段，這些階段的設定為專利申請檔案質量提供了程式上的保障。企業在專利管理流程中應該重注意各個流程的管控。
(1)方案產生階段。
方案產生階段即企業內部研發部門提供待申請的技術方案。在方案產生階段之前，企業應該培養研發人員的專利申請意識，鼓勵研發人員在工作過程中提出可供專利申請的技術方案，專利部門的工程師也應該早期介入培訓，以提高研發人員提出申請的主動性和積極性。
當研發工程師提出準備專利申請的技術方案時，按照技術交底書的格式進行填寫。由於工程師往往不具備專利申請經驗，其撰寫的交底材料可能存在許多缺陷。例如，沒有交代現有技術存在的技術問題，對於現有技術的技術問題存在主觀臆斷的判斷，沒有客觀描述現有技術存在的技術問題從而交底書中的技術方案並沒有解決現有技術的技術問題，邏輯錯誤，交底書技術方案交代不清楚，使用了不規範的術語而沒有相應解釋，以及沒有附圖或者附圖不能清楚地顯示技術方案內容等。
專利工程師應該經常與研發工程師進行交流，對其技術交底書的撰寫進行輔導。乙份技術方案交代清楚、完整的技術交底書是專利申請檔案能夠成功的開始，如果可能，還應該讓工程師盡可能地補充其引證資料。
對於外觀設計專利申請而言，應該檢查各個檢視之間的關係是否正確、**和**是否有不清楚的地方。
(2)方案審查階段。
研發工程師提出的專利申請技術方案，應當由專利工程師進行初步審查，以保證交底材料符合基本的要求。在這個階段，主要包括兩個方面：一是對技術交底書的初步審查，，二是對技術方案的初步檢索判斷。
專利工程師的初步審查包括形式審查和實質審查。例如，對技術交底書記載的技術方案的內容是否完善，是否違反《專利法》第5條、第25條的規定等進行初步形式上的審查。對於形式上和實質上的缺陷，專利工程師應該對這些問題進行歸納總結後要求撰寫技術交底書的研發工程師進行補充和完善；在沒有把握確認技術方案內容的情況下，應該就技術方案的內容和研發工程師反覆確認，保證交底書在形式上符合要求，即至少應該包含背景技術、本技術方案及產生的有益效果三個方面的內容。
如果不符合要求，可要求研發工程師對其技術方案進行補充和完善。該階段是對技術交底書進行不斷完善的階段，需要專利工程程師和研發工程師反覆磋商，以保證技術交底書達到初步要求。同時，在審查過程中，還應該對交底書中的技術術語是否規範、附圖是否齊全、附圖是否符合專利法的要求作進一步的檢查。
當專利工程師認為技術方案完整、清楚後即可進行專利檢索分析工作。對技術交底書中的技術方案進行初步檢索，檢索範圍根據專利未來需要保護的地區或者根據企業的目的來確定。檢索判斷的目的在於找到現有技術，並對技術交底書中技術方案的新穎性和創造性進行基本判斷。
這個環節是確定專利申請是否繼續進行下去的依據。對於那些根據檢索結果能夠明顯判斷出缺乏新穎性，並且無法通過補充材料來避開新穎性問題的申請，可以和發明人溝通建議結案處理，以節約程式；對於可以通過補充材料避開新穎性的申請，則可以建議發明人補充材料後進行。對於創造性的判斷，則可以根據待申請技術方案對企業的重要程度來確定，企業可以根據不同情況進行處理。
另外，通過檢索結果，企業還應該建立相關技術領域的專利庫，方便下次相同技術領域申請的檢索工作，進一步提高效率，縮短檢索判斷的週期。
當專利工程師與研發人員對於技術方案有爭議時，可將該技術方案交由技術委員會進行審查判斷，最終由技術委員會作出是否需要申請的決定。技術委員會作出申請決定後即可將交底材料轉由專利工程師負責檢索分析工作。
(3)撰寫專利申請檔案階段。
在撰寫檔案階段，可將已經通過檢索分析的提案交由外部**機構或內部**人員來完成申請檔案的撰寫。將專利申請檔案主要交由外部**機構撰寫能使企業專利工程師將工作精力集中在內部交底材料的審核上，這樣能夠保證交底材料能夠更加清楚、完整，使外部**機構撰寫質量進一步提高，也有利於專利申請檔案的後期審核工作。特殊情況下，專利申請檔案的撰寫也可由內部**人員來完成。
在委託外部專利**機構時，應該把技術交底書以及檢索到的相關現有技術文獻都提供給專利**機構，並應盡可能地選擇熟悉申請技術方案技術領域的**人撰寫。當外部專利**機構返回撰寫好的申請檔案後，具體承辦的專利工程師應該對該申請檔案進行初步審核，並按照企業專利管理的要求將需要修改的意見反饋給**人。經過雙方確認後，專利工程師即可將申請檔案轉遞給研發工程師進行確認，以確定申請檔案中的技術方案是否正確，並提出修改意見。
在實際操作過程中，申請檔案可能需要經歷反覆的修改後定稿，定稿後即完成本階段的工作。
最後，為了保證外部**機構的撰寫水平的提高，還應該對撰寫專利申請檔案的**人的申請檔案質量進行評價。
(4)確認送件階段。
在專利申請檔案撰寫出初稿後，應該指派經驗豐富的專門審核人員對撰寫完成的專利申請檔案進行審核，以進一步確保專利申請檔案的質量。審核環節是確保專利申請檔案質量的最後一環，此階段的審核人員往往由對專利及技術均非常熟悉的人員來擔任。設定這樣乙個審核環節的目的是對專利申請檔案從深度上、廣度上進行總體把握，從整體上保證專利申請檔案的質量。
審核專利申請檔案應把重點放在權利要求的範圍是否合適，說明書是否清楚、完整地交代了技術方案，權利要求有沒有得到說明書的支援，以及申請檔案內容是否與交底材料中的內容一致等方面，確認申請檔案後即可將申請檔案返回發明人確認技術方案是否存在問題。經過發明人對技術方案的確認後，即可將申請檔案轉給專利複核人員複核，以對申請檔案進行進一步的確認。
根據上述專利申請檔案形成的四個階段。
2．專利申請檔案質量管理的注意事項
(1)在研發部門開展專利基礎知識培訓工作。通過基礎知識培訓工作樹立研發人員的專利意識，使研發人員在工作過程中及時記錄新的創意，保證企業專利提案的數量，為進一步篩選出**值的提案提供儲備。
(2)組織內部專利工程師參加培訓交流。專利工程師對處理困難的專利提案進行交流討論，集中處理疑難案件並進一步提高處理提案的水平。
(3)專利工程師與研發部門進行互動。通過雙方的互動，一方面提高專利工程師在技術方面的知識，拓寬知識面；另一方面，專利工程師對研發工程師進行指導，使其能夠清楚技術交底書需要撰寫的內容和要求。這種互動方式不僅加快了提案撰寫的速度，也加快了專利工程師處理提案的速度，提高了工作效率，節約了申請產生的時間。
(4)根據流程設定對應的崗位。由於專利申請需要通過許多流程，不同的流程完成不同的工作任務，將專利申請分解到各個不同的崗位進行處理，這些崗位包括專利工程師、專利主管、審核人員等。不同崗位的人密切配合，從程式上保證專利申請檔案的完成，使專利提案高效、、有序地流轉。
專利申請流程及提供材料
智財權服務的運作流程及工作細節 一 發明專利申請須知 1.定義 發明，是指對產品 方法 工藝配方或者其改進所提出的新的技術方案。2.所需資料 交底材料 營業執照 組織機構 證 第一發明人身份證。3.流程示意 技術交底分析 簽訂合同付款 工程師撰寫初稿 10 15個工作日 客戶確認 提交官方 3個工作...
專利申請檔案的質量和作用的影響
專利申請檔案屬於一種法律檔案。作為法律檔案，專利申請檔案不僅形式上有嚴格的法律限制，其內容也必須符合法律的要求。專利申請檔案既是啟動專利申請程式的必要條件，也是專利審查的基礎和依據，企業能否獲得專利權以及獲得專利權的範圍都是以專利申請檔案範圍為準的。對於企業的專利管理而言，控制好專利申請檔案的質量是...
方案交流質量與專利申請檔案的撰寫損失
文 集佳智財權 逯長明 在專利申請的過程中，申請檔案的撰寫質量直接影響技術方案的保護範圍和未來權利的穩定性，甚至影響一件專利申請能否得到授權。所謂申請檔案的撰寫質量高，是指該申請檔案不但能夠達到申請專利的基本目的，即，使專利作為有效打擊競爭對手和防護自己的 以及達到增強市場競爭的實力等商業目的，甚至...