偉誠實業（深圳）****
會議管理辦法
（最終版）
北大縱橫管理諮詢公司
二零零三年十二月
目錄第一章總則 1
第二章會議形式 1
第三章會議組織 3
第四章會議效率管理 5
第五章會議室管理 8
第六章附則 8
附錄：會議記錄簿 9
為使偉誠實業（深圳）****（以下簡稱「公司」）的會議管理規範化和有序化，提高會議的效率，特制定本辦法。
公司會議本著精減、有效、節儉原則執行。
公司總經理辦公會
（一） 出席人員：公司總經理（常務副總經理）、行政總監、營銷總監、技術總監、財務總監、印刷中心總監、紙品中心總監、總經理文秘等常設成員。
（二） 週期：每週一下午舉行，或根據需要隨時召開；
（三） 會議內容：公司經營計畫事項，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項，人事管理事項，公司合理化建議管理事項，公司其他重大經營、生產管理問題等。
（四） 主持人：總經理（常務副總經理）。
公司總經理辦公會擴大會議
（五） 出席人員：由公司總經理辦公會常設成員和與議題有關的業務、職能管理部門的總監助理、經理、副經理、主任等中層幹部；
（六） 週期：每月第一周周一下午召開，或根據需要隨時召開；
（七） 會議內容：公司重大問題決策討論，各部門工作匯報，工作安排，部門間工作協調等；
（八） 主持人：總經理（常務副總經理）。
中心（或部門）工作會議
（九） 出席人員：中心（或部門）專員以上管理人員；
（一十） 週期：每週一次，周一上午舉行，為短會；
（一十一） 會議內容：本中心（或部門）上週工作總結、本中心（或部門）下週工作安排、公司情況傳達；
（一十二） 主持人：中心總監或部門經理（主任）。
全體員工會議
（一十三） 出席人員：公司全體員工；
（一十四） 週期：每半年或一年、或不定期；
（一十五） 會議內容：公司生產、經營、管理情況通報，討論職工關心的切身利益問題、與公司發展相關的合理化建議；
（一十六） 主持人：總經理（常務副總經理）。
質量分析會
（一十七） 內容：通報上個月客戶投訴及處理情況，上個月各製造中心質量情況（包括各項質量資料的公布，質量目標的完成情況，上次會議提出的質量改善措施的落實情況，上個月存在的質量問題及初步原因分析等），討論如何採取措施防範質量事故的發生，以提高產品質量和提公升質量管理水平；
（一十八） 類別：根據討論的範圍不同，分為公司質量分析會和製造中心質量分析會；
（一十九） 出席人員：公司質量分析會由總經理（常務副總經理）、營銷總監、行政總監、各製造中心總監、總監助理、品質部經理、物控部經理、車間班長及相關機長參加；製造中心質量分析會由製造中心總監、總監助理、品質部經理、qa組長、車間班長、機長、相關生產人員參加；
（二十） 主持人：公司質量分析會由總經理（常務副總經理）主持；製造中心質量分析會由各製造中心總監主持；
（二十一） 週期：公司質量分析會於每月第一周周四召開，紙品製造中心質量分析會於每月第一周週三召開，印刷製造中心質量分析會於每月第一周周二召開，具體時間由中心安排。
銷售會議
（二十二） 內容：通報上個月獲得的訂單以及完成的銷售收入、回款的情況；
（二十三） 出席人員：總經理（常務副總經理）、營銷總監、跟單組長、跟單員、相關業務員等；
（二十四） 主持人：總經理（常務副總經理）；
（二十五） 週期：每月第一周周下午召開。
工作匯報會
（二十六） 內容：下級向上級匯報指定內容；
（二十七） 出席人員：上下級或有關責任人；
（二十八） 主持人：上級主管；
（二十九） 週期：定期或不定期。
專題會議
（三十） 內容：某一問題討論和商定；
（三十一） 出席人員：有關人員；
（三十二） 主持人：相關主管；
（三十三） 週期：不定期或定期。
各部門會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開，（與會人員不發生時間上的衝突除外）應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。
會議程式
一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：
（三十四） 確立會議議題；
（三十五） 安排會議議程；
（三十六） 發出會議通知；
（三十七） 會務準備；
（三十八） 做會議記錄和攝像、錄音；
（三十九） 整理會議紀要、決議；
（四十） 相關領導閱改、簽批；
（四十一） 印發有關部門、人員，並歸檔。
確立會議議題
會議的議題可能有以下的**：公司領導提出和各部門提出，行政辦公室收集等。經主管領導同意，即可召開會議。
對定期的常規會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。
對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：
1、會議名稱；2、會議主旨和目標；3、會議議項；4、會議時間；5、會議地點；6、會議議程；7、會議主持人；8、出席人員（名單）；9、會議財務（支出收入）預算；10、接待工作說明；11、現有籌備情況及進展；12、（可能）存在的問題、解決方案及要求；13、籌畫備時間進度表等。
該報告批准後方執行。
提前發出會議通知
（四十二） 通知內容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；
（四十三） 方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發出，注意口頭僅適用於例會召開的確認；
（四十四） 出席會議的重要或主要人員，應通過**等方式確認是否能如期出席，並做出相應安排。
（四十五） 通知時間：根據會議要項擬訂會議通知，並提前張貼或傳送。對重要會議鬚髮幾輪通知的，應做好每輪工作。
會務準備
會務準備包括以下內容：會議場所布置座次布局、會議需用裝置的準備與除錯、會議橫幅、會場路線指引牌、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風和**系統、錄音、錄影工具、茶水、飲料、水果或點心，會議禮品、停車位、貴賓接待室、投影儀、幻燈片和白板或黑板（必要時的翻譯或輔助視聽裝置）等，應根據會議的內容和性質進行不同的準備。
各部門召開本部門會議，由本部門指定負責會議紀要的起草人。
幾個部門召開聯席會議，由幾個部門協商指定乙個部門負責起草會議紀要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。
乙個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負責會議紀要的起草工作。
各部門起草會議紀要的內容要求：
（四十六） 必須全面記錄會議的內容；
（四十七） 必須準確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內容，或加入記錄人自己的觀點；
（四十八） 會議紀要必須做到全而精，要詳略得當，重點突出；
（四十九） 起草會議紀要應採用列印體（其正文部分字型要求是宋體小四號）；時間緊急的情況也可採用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫；同時要保持紙面清潔，且僅有一面打字或寫字；
（五十） 會議紀要應在會後的三天之內提交行政辦公室存檔；
（五十一） 會議紀要一般要由總經理或行政總監簽發，重要決議必須經所有參會人員閱讀簽字後存檔。
判斷會議效率的高低有以下的標準：
（五十二） 會議是否按預期進行
（五十三） 目的及議題是否清晰，是否徹底討論
（五十四） 會場準備是否完善
（五十五） 資料是否齊全
（五十六） 會議日程是否有計畫性
（五十七） 參加者是否預先了解主題
（五十八） 討論離題是否嚴重
（五十九） 會議氣氛是否熱烈
（六十） 建設性發言數量
（六十一） 參加者是否有所抱怨
（六十二） 閒談、私語狀況
（六十三） 是否得出結論或對策
提高會議效率的要領
（六十四） 要嚴格遵守會議的開始時間；
（六十五） 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；
（六十六） 要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者；
（六十七） 在會議進行中要注意如下事項：
發言內容是否偏離了議題?
發言內容是否出於個人的利害?
是否全體人員都專心聆聽發言?
是否發言者過於集中於某些人?
是否有從頭到尾都沒有發言過的人?
是否某個人的發言過於冗長?
發言的內容是否朝著結論推進?
（六十八） 應當引導在預定時間內做出結論；
（六十九） 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間；
（七十） 應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認；
（七十一） 應當把決議付諸實行的程式理出，加以確認。
會議禁忌事項
（七十二） 發言時不可長篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)；
（七十三） 不可從頭到尾沉默到底；
（七十四） 不可取用不正確的資料；
（七十五） 不要過多描述期待性的**；
（七十六） 不可做人身攻擊；
（七十七） 不可打斷他人的發言；
（七十八） 不可不懂裝懂，胡言亂語；
（七十九） 不要談到抽象論或觀念論；
（八十） 不可對發言者吹毛求疵；
（八十一） 不要中途離席。
會議管理技巧
（八十二） 控制出席人數，與會無關者不參加；
（八十三） 每次會議須明確主題，禁止漫無邊際的泛泛而談；
（八十四） 對重大或有分歧的議題，有關人員在會前單獨聯絡、溝通，而在會議上爭執不下時，主持人應及時制止且擱置該問題，會後再議；
（八十五） 會議發言應言簡意賅，相對控制每位發言時間。對發言精彩者可適時延時，對發言囉嗦或情緒不穩定者應委婉、巧妙地處理；
（八十六） 會議主持人要善於控制會場氣氛，對不同發言風格的人員合理安排發言次序，形成乙個個生動、活潑、氣氛輕鬆的大小高潮，會議主持人自身不應過多發言，除注意發言者外，還要觀察聽眾的反應；
（八十七） 對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中乙個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發言時間做出小結，及時做出決定。
參會者與會技巧：
（八十八） 事先仔細閱讀分發的會議資料，如有疑問可諮詢主辦人；
（八十九） 細心準備自己的發言提綱、突出重點、留有彈性，並根據會議實況調整、補充；
（九十） 發言或演講時盡量使用投影、幻燈、錄影等裝置和圖表、報表工具；
（九十一） 發言不要過分激動，要有幽默感，對提問不能敷衍或強詞奪理，有些問題可會後切磋；
（九十二） 學會敏銳地傾聽各種發言意見，兼收幷蓄；
（九十三） 不要做出輕敲鉛筆、剪指挖耳等小動作；
（九十四） 視會場氣氛可直截了當或委婉地提問；
（九十五） 不急於發言表現自己，不妨讓別人先發表意見，然後整合後提出看法或補充遺漏之處；
（九十六） 對每一議題問題的發言或提問，前後不超過兩三次，每次一兩分鐘，一般發言時間控制在10~15分鐘內。
會議室使用登記手續
（九十七） 凡需用會議室的部門及人員須提前做預約登記手續；
（九十八） 會議室預約登記手續由行政辦公室辦理；
（九十九） 會議結束後將會議紀要送行政辦公室備案。
會議室的使用規定
（一百） 大會議室一般用於公司例會、業務部門例會之用；
（一百零一） 小會議室用於部門例會及接待客戶之用；
（一百零二） 會議結束後將桌椅放回原位置並將窗戶、電燈等關閉。
會議室必備的物品、用品和環境
（一百零三） 會議室備有會議桌、椅；
（一百零四） 會議室備有飲水機和茶；
（一百零五） 會務準備有特殊要求的，請與行政辦公室協商；
（一百零六） 會議室保潔。
會議室使用環境衛生的要求
（一百零七） 注意保持會議室的環境衛生；
（一百零八） 嚴禁在會議室吃東西；
（一百零九） 嚴禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關的設施；
（一百一十） 嚴禁在會議室吸菸；
（一百一十一） 嚴禁在會議室處理與工作無關的事情。
會議室維護費用由行政辦公室編制預算並執行。
本辦法的擬定或者修改由行政辦公室負責，報公司總經理（常務副總經理）批准後執行。
1229偉誠資金管理制度最終版
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