職務說明書祥解

什麼是職務說明書

職務說明書是工作分析人員根據某項職務工作的物質和環境特點，對工作人員必須具備的生理和心理需求進行的詳細說明。它是職務分析的結果，是經職務分析形成的書面檔案。

職務說明書的組成

職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成，這類似蘇聯勞動心理學家編制出的職業圖譜和心理圖譜，職業圖譜是描述職業的社會經濟的、製造技術的、衛生保健等特徵；心理圖譜分析了職業對於人的心理要求。職務說明書的精確與否將直接影響到職務分析的有效性。

1、職務描述

職務描述是經過職務分析收集資料後產生的。職務描述是說明某一職務的職務性質、責任權利關係、主體資格條件等內容的書面檔案。

2、職務規範

職務規範是任職者任用條件的具體說明，二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。

編寫職務說明書就是編制職務描述和職務規範兩個書面檔案。職務規範集中於對任職人員的分析，職務描述側重於反映工作定向分析的結果，職務描述可用於設計業績評價形式，職務評價和建立報酬系統，能確定需要完成工作的教育和訓練，為設計適當的招聘、選擇、訓練和開發計畫提供依據。

職位說明書根據用途不同有各種不同的標準，通常使用的是內部管理用途的職位說明書，但是烽火獵聘公司根據招聘市場的特點，提出了招聘用職位說明書的提法。內部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機組成部分構成的：

一、職位名稱。例如，拿人力資源部門的經理來說，以下簡稱hrm。職位名稱應該寫為經理。

二、部門名稱。hrm的部門名稱應該寫為人力資源部。

三、任職人。要寫上任職人的名字。並要有任職人簽字的地方，以示有效性。

四、直接主管。hrm的直接主管應該寫為分管副總經理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。

五、任職時間。任職時間也就是生效時間，一般也就是與勞動合同的時間一致。

六、任職條件。包括學歷要求，工作經驗要求，特殊技能等等。如hrm的特殊技能是指掌握現代人力資源管理運作模式，熟悉國內人力資源管理政策法規及人才市場動態等等。

七、下屬人數。指的是部門內所管轄的人數。

八、溝通關係。一般分為外部與內部兩個層面。如hrm的內部溝通有分管副總經理，部門經理與員工。

外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要**或招聘**，各主要培訓機構，應聘人員或同行，相關行業協會。

九、職位設定的目的。如hrm的職位目的為：根據公司戰略發展需求，設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策，激發員工潛力，開發人才，實現人力資源開發在行業內具有市場領先者的目標。

十、行政許可權。指的是在公司所擁有的財務許可權和行政審批許可權等。

十一、工作內容和職責。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費的筆墨也最多。包括了職責範圍與負責程度，衡量標準等。

如hrm的職責包括這幾方面：組織體系與制度；培訓；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建設等等。

十二、能力要求與個性傾向與特徵等。屬於個性化的東西，應該算是職位的修正要求吧。

十三、職業生涯發展規劃。包括職位關係與理論支援。職位關係又分為直接晉公升的職位，相關轉換的職位，公升遷至此的職位。理論支援是指學習和培訓所達到的相關要求。

職務說明書編制要點

1、對職位的描述，不是任職者的現在工作

2、不侷限於現狀，著眼於組織設定崗位需要

3、針對對崗位而不是人

4、歸納而非羅列

職位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設計表單：

1、基本資訊：職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責分析日期，編寫日期等；

2、職位目的：對職位概述；

3、職責和許可權：分主要職責許可權、相關職責許可權和臨時性工作；

4、工作關係：分內部關係和外部關係，包括聯絡部門、人員；

5、任職資格：包括教育水平、工作經驗、技能和水平、個性和品質等；

6、考核指標，權重，薪資等級，職位發展方向；

7、工作環境。

職務說明書的內容

職務說明書不存在標準格式，所以每個組織的職務說明和內容都不相同，但是作為一般規律都應說明所執行的工作、職務的目的和範圍、員工為什麼做工作、做什麼工作及如何工作，參見表1：

表1 招聘助理的職務說明書

多數職務描述有三個主要部分：職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內容：

1、職務的識別部分

這部分位於職務說明書的首部，有識別和確定某項職務的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內容。

職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟體技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出乙個整體概念以及職務的責任，如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特徵和責任；第二它對員工有心理上的作用，如將拉圾清掃工作稱為「清潔工程師」能提高這一職務在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關係、處於何種級別水平等，如助理工程師、初級工程師、高階工程師的頭銜可說明職務的不同等級。

2、功能部分

功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任，說明工作活動本身的特性和進行工作的環境特性等等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作，或是製造產品或提供服務的行為。

責任則是一系列主要任務的集合，職務的責任依據完成任務的花費的時間和重要性依優先次序排列。因此，有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。

此外這部分說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、裝置和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀態完成的，如在室內外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病等不良環境狀態。

它是提供員工的工作環境方面的資訊。

3、職務說明部分

這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。

職務說明書的主要專案

（1）崗位基本資訊。包括：崗位名稱；直接上級崗位名稱；所屬部門；崗位編碼；工資等級；定員人數；崗位性質。同時也可選擇性地列出崗位分析人員姓名、人數和崗位分析結果的批准人等欄目。

崗位名稱應標準化，以求通過名稱就能使人了解崗位的性質和內容，主要是命名準確、美化，切忌粗俗和冗長。

（2）崗位職責概述。即用最簡練的語言說明崗位的性質、中心任務和責任。比如：

總裁：受公司董事會委託，執行董事會的決策、決議，對公司的生產經營實施全面的監控和最高行政管理。

經營計畫部部長：擬定公司中長期發展戰略及年度經營計畫，組織考核，對公司經營活動進行分析；組織部門職責範圍內的其他工作。

人力資源部部長/經理：組織向各部門提供人力資源管理專業性服務，激發公司員工工作的積極性，使其工作績效不斷提高。

技術裝備部部長/經理：負責公司年度生產業務計畫的編制、審核、綜合、平衡工作。

（3）崗位職責詳述。這是崗位說明的重點之一，要逐項列出本崗位所應負有的職責。較為理想的格式是首先把崗位工作內容歸為幾個大類，然後再分點說明。

（4）關鍵業績指標。這個內容指明各項工作內容所應產生的結果或所應達到的標準，以定量化為最好。最常見的關鍵業績指標有三種：

一是效益類指標，如資產盈利效率、盈利水平等；二是營運類指標，如部門管理費用控制、市場份額等；三是組織類指標，如滿意度水平、服務效率等。

值得注意的有兩點：關鍵業績指標最好同第三項的崗位職責詳述對應起來；各項指標最好能夠量化，從而有利於執行。

（5）崗位關係。崗位關係描述包括：此崗位受誰監督；此崗位監督誰；此崗位可晉公升的崗位；可轉換的崗位；可公升遷至此的崗位；與哪些崗位發生聯絡及聯絡的密切程度；有時還應包括與企業外部的聯絡。

（6）崗位環境。主要包括五個方面：

工作場所，在室內、室外，還是其他的特殊場所；

工作環境的危險性，說明危險性存在的可能性，對人員傷害的具體部位、發生的頻率，及危險性原因等；

工作時間特徵，如正常工作時間、加班時間等；

工作的均衡性，即工作是否存在忙閒不均的現象及經常性程度；

工作環境中的不良因素，即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、雜訊等工作環境中工作，工作環境使人是否愉快。

（7）任職資格條件。常見的任職資格條件有：

學歷及專業要求；

所需資格證書；

經驗：一般經驗、專業經驗、管理經驗；

知識：基礎知識、業務知識、政策知識、相關知識；

技能要求：即完成本崗位工作所需要的專業技術水平；

一般能力要求，如計畫、協調、實施、組織、控制、領導、衝突管理、公共關係、資訊管理等能力及需求強度；

個性要求，如情緒穩定性、責任心、外向、內向、支配性、主動性等性向特點。

職務說明書的作用

1、便於招聘和選擇員工,提供人力資源規劃、識別內部勞動力、提供公平就業機會和真實工作概覽。

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