2023年電大辦公室管理形成性考核冊答案集

2021-03-03 23:52:29 字數 4811 閱讀 5264

作業1 1.將辦公室實務工作的簡要內容填入下列**,內容基本相同的填在一行中。

辦公室實務工作一覽表

序號國內一般性國外一般性國內企業(含外企)

1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內容

2 [文書製作] 影印資料列印文稿及**

3 [文書處理] 在許可權內按自己的意思發出信函。 信函和郵件的處理。

4 [檔案管理] 檔案管理。

5 [會議組織] 安排會議事務,並做會議記錄或綱要。 記錄上司指令及會談、會議內容。

6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。

7 [資訊資料] 準備好公司要公開的資料收集及整理各種資訊

8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。

9 [接待工作] 接待來訪賓客接待賓客和員工的來訪。

10 [協調工作] 以**往來維持和外界的良好公共關係。

11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。

12 [日程安排] 替上司定約會並做好記錄;

13 [日常事務"] 閱讀並分類信件通訊事務、**;

14 [辦公室管理辦公室環境的布置和整理,保管辦公室裝置及用品

15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項執行上司交辦事項

交辦的事項-]

16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

17外出辦事,如銀行、郵局等。

2、公用易耗品主要包括哪些?

辦公用易耗品主要有:

(1)信封、紙張;

(2)軟盤、光碟等;

(3)鉛筆;

(4)原子筆;

(5)簽字筆或鋼筆;

(6)修正液或修正帶;

(7)印盒;

(8)各種小型機器,如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期

號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等;

(9)小刀;

(10)日曆等;

(11)其他,如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大

頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟,相互關係如何?

文員工作分為三個步驟:計畫、實施和檢查。

(1)計畫的步驟,要充分了解即將開始的工作內容,並思考以什麼方法進行效率會最

佳。 (2)實施的步驟,要注意:同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的

工作無論是哪一種,都要正確地實施;配合上司預期的期限。

(3)檢查的步驟,要分析計畫和實績的差異,並把以前進行過的工作或別人做過的工

作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次,說明三個步驟之間的關係。

三者的關係為:

先作計畫,付諸實施,然後檢查結果,圍繞「計畫——實施——檢查」這樣乙個滾動的

過程開展。三者相互聯絡形成乙個迴圈。

文員首先要仔細制定計畫,然後根據這個計畫去實施,並嚴格檢查其結果,使得這個結

果對下一次的計畫有所幫助和啟示。

4、按照「優先順序」處理工作原則,虛擬乙份半天或一天工作(或家務)計畫書。

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子,自己制定乙份計

劃書,不要抄襲。

5、從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種,談談你的工作體會或對此工作方

法的認識。

1.請示方法和報告方法;

2.計畫方法和總結方法;

3.受意方法;

4.傳達方法;

5.進言方法;

6.變通方法和擋駕方法;

7.分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意(即領會上司在會議講話、文

件批示、工作部署或與文員談話時,直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等,易

於文員判斷和領會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下,或與其他人員談話種就

某一問題、某項工作發表的意見和看法等)。

受意方法要注意:

(1)善於領會上司意圖,不要曲解上司意圖;

(2)備好記錄本,記錄下指示要點;

(3)注意傾聽,用心判斷指示的用意;

(4)必要時可以提問,直至明了意圖為止,但不要打斷談話;

(5)如有不同意見,可以公開提出,但要言之成理,並要注意方式、態度;

(6)接受指示後,要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情,使我充分認識到,在受意時,充分做好記錄的重要性。

才開始工作時,我到一家房地產公司當文員。有一天,總經理把我叫到辦公室讓我寫一

份公司的簡介,內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬體和軟體配備、

公司取得的成績。當時,我沒有經驗,沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點;事後,又怕顯

得自己沒有能力,而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫,結果寫出來的簡介根

本就不行。後來,我再次向總經理詢問,並備好了記錄本做好了記錄,根據總經理的授意,

才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中,我體會到了在受意時,做好記錄的重要性。

注意:同學們在回答這道題的時候,可以只選擇其中乙個題目進行回答。但是要注意按

照以上的思路作答;而且要注意結合教材,聯絡實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識

點,又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受,同學

們在回答本題時要加以注意。

作業2一、從文員工作的角度對比說明打**和接聽**的異同。

(1)都應先問好,再傳達自己的資訊;

(2)都應保持耐性、熱情的態度;

(3)通話結束,應讓對方感受到自己愉快的心情;

(4)都應簡明扼要表達自己的意思。

異:(1)打**應首先查清楚對方的**號碼;接**應等**鈴響2—4聲就接聽。

(2)打**應將重點部分在掛**之前再確認一遍;接**則沒有這一步。

二、了解「電視會議」、「互動式**會議」的基本用途,比較其與一般會議的不同,

談各自的優劣或應注意的地方。

(1)基本用途:

「電視會議」主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談,共享檔案、圖表、錄象

帶等資料。

「互動式**會議」的基本用途是使單位或個人可以在任意一部**機上組織多方的國

際、國內或本市的**會議,聲音清晰宛如一室。

(2)兩者與一般會議的不同:

可以消除時空上的侷限性。

(3)各自的優劣:

「電視會議」——

優:通達範圍廣,消除時空上的侷限性,生動形象;劣:技術上的要求較高。

「互動式**會議」——

優:方便、省時、高效,消除時空上的侷限性,具有保密功能、報數功能和歡迎詞**

功能;劣:費用高,技術含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

(1)按照收件人的姓名分揀;

(2)按照郵件的重要性分揀;

(3)按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件?

本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案,在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?

(1)上司正在開會時;

(2)上司繁忙時;

(3)上司即將外出時;

(4)遠道來訪或有重要事情的來訪時。

六、七作業3

一、日程安排計畫表的種類大致有幾種?試以其中一種為例,編制乙份××預定表。

日程安排計畫表的種類:

(1)年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動,及有關公司的活動事項一覽表,

所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般於年初將整個年

度的活動事項整理成表,再通知各部門。

(2)月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出乙個月的預定計畫,以乙個月為單位,填寫該月要進行的

會議、面談、出差、訪問等預定計畫。

周預定表是乙個月預定計畫中的一周計畫,此預定計畫比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表裡寫出一天的預定計畫,進一步以時間為單位,詳細地預定從

早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材p.166—p.170上的例子,編寫。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文員可適時端些飲料或準備溼毛

巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發地工作。

私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況,其一是與業務有關的部分,另外是上司身邊的純粹私事:

(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事,但以為關係到上司的形象問題,所

以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充分的便利。

(2)純私人性請求時——遇到這種情形,就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的

關係來協助他解決私人的事務。

財物管理。包括:

(1)薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額,或有兩種以上收入**者,以及薪

金以外有超額的收入,都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候,

由文秘人員保管單據,以備申報所得,或直接替上司辦理申報手續。

(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票

簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節日,上司收到禮物,有時要文秘人員**致謝函,並做紀念保管。

3.第三題主要是給同學們提供了乙個編寫「工作任務單」的範本,同學們可以學習一

下。最好能夠根據這個範本,結合自己的工作實踐,編寫乙個「工作任務單」。作業4

2019電大辦公室管理形成性考核冊答案

作業1 1 一 將辦公室實務工作的簡要內容填入下列 內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表 序號國內一般性國外一般性國內企業 含外企 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談 會議內容 2 文書製作 影印資料。列印文稿及 3 文書處理 在許可權內按自己的意思發出信函。...

電大辦公室管理形成性考核冊答案

點評 通過上述案例,可以看出辦公室工作環境的清潔 有序,直接對組織的形象和績效產生一定的影響。乙個良好的工作環境,有利於組織的對外形象塑造,有利於提高秘書的工作效率。可見,李敏符合要求 小王的工作存有誤區 小劉工作不合要求。工作程式加強對日常環境的管理,營造乙個令人神靜心怡的工作環境,是公司秘書一項...

2019電大辦公室管理答案

辦公室管理形成性考核冊答案 作業1 1 一 將辦公室實務工作的簡要內容填入下列 內容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表 序號國內一般性國外一般性國內企業 含外企 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談 會議內容 2 文書製作 影印資料列印文稿及 3 文書處理 在許可...