辦公室管理作業1（第
一、第二章）
一、單選選擇題
1、b 2、d 3、a 4、c 5、a 6、a 7、d 8、c 9、b 10、a
二、判斷題
1.v 2.v 3.v 4.v 5.x 6.x 7.v 8.v 9.v 10.x
三、簡答題
1、簡答辦公室的主要特點。p5（說明：這表示要參考教材第5頁的內容，下同）
（l）輔助性：辦公室區別於其他職能部門的第乙個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在服務和服從於領導工作的前提下，充分發揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助手。
（2）綜合性：辦公室是各種專業知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。
（3）服務性：服務性是辦公室工作的本質屬性。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務。
2、談談你對辦公室人員應具備的職業素質中「善謀」的理解。p8
善謀：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要「參」到點子上，「謀」到關鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環境的運作方法，一是個性與共性協調統一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結合。
3、簡述辦公室裝置使用規範。p16
（l）必須明確每台裝置的具體用途，熟悉掌握其操作程式，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。
（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公裝置。
（3）注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養。
（4）未經領導允准，任何人嚴禁私自使用辦公裝置，尤其是用於處理私人事務．
（5）辦公裝置的使用環境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，並放在距辦公裝置5公尺左右的有效影響距離內。
（6）如果辦公裝置不處於下作狀態，應及時切斷電源。
（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態下插拔各種電纜，以免燒壞介面；不要在軟盤驅動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在執行程式還沒有回到dos指示的情況下匆匆關機；不要使用來歷不明的軟體，防止病毒浸入，並且要配備必要的防毒軟體，定期或經常地對電腦進行保護性防毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬體故障．不要將電腦交給非專業人士修理，如有必要應全程監督。
4、 簡述在儲藏間儲存辦公用品時的注意事項。p20
①儲藏間或物品櫃要上鎖，確保安全。
②儲藏間需要的面積取決於單位面積的大小。
③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標籤，以便迅速找到物品和標明新物應放置的地方；新物品置幹舊物品的下而或後面；先來的物品先發出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前而，易乾找尋和領取；辦公耗材和印表機用品，必須儲存在安全的地方，以便在需要時能輕鬆找到．
儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便於找到所需物品。
⑤辦公用晶應儲存在乾燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環境中，將有可能導致紙張不能正常地送入印表機或影印機中。
⑥訂立物品發放制度，確定物品發放人。
辦公室管理作業2（第
三、第四章）
一、設計題
調研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調研工作的三個階段進行詳細設計。 p34
1．調研工作的準備階段
（l）準備調研內容：
①確定調研課題：領導提出、有關部門確定、調查者自選。
②選題要求：既要注重現實意義，又要具有前瞻性．既要注重領導和群眾關注的當前工作和社會生活中的重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題。
③選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。
（2）調研課題的審定：
一般調研課題由機關單位或者授權調研部門的領導審定批准．重點調研課題可以採取申報、委託或招標等形式，經專家評審、領導批准來確定。
（3）成立調研小組，確定調研人員：
成立調研小組時要考慮的因素包括，成員應具備良好的政治業務素質；有調研需要的專業能力或專家成員．有豐富的調研經驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短．少而精，避免人浮於事。
（4）調研任務前的準備工作：
學習和掌握與課題相關的黨和國家的方針、政策、規定等；查閱與課題相關的研究成果和文獻資料；學習與課題相關的自然科學和社會科學知識；了解與課題相關的背景資料。
（5）明確調研各階段的任務和要求：
①調研的初期，要求明確調研物件的性質和發展方向。
②調研的成長期，應當明確如何使調研物件進一步發展，主要是理清思路、擺明措施。
③調研的成熟期，應當講清楚如何使事物進一步完善提高。
④調研的末期，擬定調研提綱。調研提綱的內容，主要包括調研的目的要求，調研的物件、範圍和方式方法，調研的時間、步驟和過程，調研的人員組織與注意事項，調研經費的預算等。
2．調研工作的實施階段
實施階段是調研工作的中心階段。其實施步驟為：確定調查方法，蒐集、整理調研材料，綜合分析調研材料。
（l）調查方法主要包括全面調查法、重點調查法、典型調查法、抽樣調查法、問卷調查法、觀察法、試點調查法、開會調查法、訪談法、網路調查法、bs（brain-storming頭腦風暴）法、專家調查法、哥頓法等。小提示：各調查方法常綜合、交替使用。
（2）蒐集、整理調研材料，要求全面、系統、豐富、充分、多多益善。
（3）認真分析調研材料，綜合提煉調研成果。
3．調研工作的完成階段
本階段的主要工作是撰寫調研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。
（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。
（2）選用材料一：材料要具有典塑性、生動性、新穎性，多樣性和準確性等特點。
（3）擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細目的統一，如「導引案例一案例1」。
（4）按綱寫作：如表3-1所示。
（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標點使用準確與否等。
二、案例分析題
***示例分析
秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區域清潔整理得乾乾淨淨、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的影印機、印表機、飲水機、檔案櫃、公用書架等。每當她看到影印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗台，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環境的整潔。
秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、資料夾以及專用**等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得乾淨整齊，從不把檔案、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區域，也常將公用資源如**號碼本、打孔機、資料夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。
秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗台布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤汙跡斑斑，上司要的檔案總是東查西翻，每日常用的「訪客接待本」也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。
***點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產生一定的影響。乙個良好的工作環境，有利於組織的對外形象塑造，有利於提高秘書的工作效率。
可見，李敏符合要求；小王的工作存有誤區；小劉工作不合要求。
***工作程式
加強對日常環境的管理，營造乙個令人神靜心怡的工作環境，是公司秘書一項經常性的工作，也是乙份責任和義務。
秘書對日常環境的管理包括3個方面的內容，即個人工作區的環境管理，上司辦公室的環境管理，日常公務活動區的環境管理。
1.保持你所參與的公共區域整潔
（1）要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結束後要及時通知保潔員進行打掃和清理。
（2）正確使用並注意維護影印機、傳真機等辦公自動化裝置，保持周邊的整潔，發現問題自己動手或及時找人維修。
（3）對檔案櫃、檔案櫃、書架、物品櫃等公用資源要經常注意清理，對報刊、檔案及公用的辦公用品，用後要及時放歸原處，保持整潔有序。
（4）注意發現在辦公裝置、室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，並及時提出建議或通知有關人員進行整改。
2.保持你的上司的工作環境的整潔
（1）經常整理上司辦公室和辦公桌，將檔案和物品擺放整齊，檔案櫃、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。
（2）每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，並定時測溫、測溼，保持適合上司習慣的溫度和濕度。
（3）經上司授權後，定期對上司的檔案櫃進行清理，將檔案資料歸類保管存放，將一些無用的檔案及時清退或銷毀。
（4）對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內的金魚，要及時餵食、清排魚缸內的濁物，保持水質的清潔。
（5）上司接待客人後，要及時對菸缸、茶具等進行清洗和整理。
（6）經常對安全、衛生等狀況進行檢查，發現問題及時通知有關人員進行處理，時刻保持良好的狀態。
3.整理個人工作環境
辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環境，不僅可以提高工作效率，還有助於提公升專業形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，並成為典範，對辦公室人際關係也有意想不到的益處。
（1）辦公桌的必備物品及其整理
擺放在辦公桌上的物品都應是經常使用的。比如記錄紙、鉛筆、資料夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。
①**。
②電腦。
③參考書。
④文具用品盒。
⑤資料夾。
⑥辦公桌抽屜。
（2）整理辦公桌的技巧
電大辦公室管理形成性考核冊答案
點評 通過上述案例，可以看出辦公室工作環境的清潔 有序，直接對組織的形象和績效產生一定的影響。乙個良好的工作環境，有利於組織的對外形象塑造，有利於提高秘書的工作效率。可見，李敏符合要求 小王的工作存有誤區 小劉工作不合要求。工作程式加強對日常環境的管理，營造乙個令人神靜心怡的工作環境，是公司秘書一項...
辦公室管理形成性考核冊
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電大答案2019辦公室管理形成性考核冊答案
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