「詢價(request for quotation)「是採購人員在作業流程上的乙個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及採購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡**商。如果這是常態性的採購，需求的形態又是屬於標準零件，對於**商來說比較不會有問題。
但是在新產品開發時，對於那些不屬於標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供**商足夠的資料，來方便其**作業。為了避免日後造成採購與**商各說各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價檔案可幫助**商在最短的時間提出正確、有效的**。
乙個完整的詢價檔案至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。
一、詢價專案的「品名「與「料號「 首先，詢價專案的「品名「以及「料號「是在詢價單上所應比備的最基本資料。**商必須知道如何來稱呼所**的產品，這即是所謂的「品名「以及其所代表的「料號「，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的乙個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。
有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文本母在內。料號中乙個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另乙個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。
二、詢價專案的「數量「 通常**商在**時都需要知道買方的需求量，這是因為採購量的多寡會影響到**的計算。數量資訊的提供通常包括有「年需求量「、「季需求量「甚至「月需求量「；「不同等級的需求數量「，如數量為500k，1m，3m等等；每一次下單的大約「訂購數量「；或產品 「生命週期的總需求量「。除了讓**商了解需求量及採購的形態外，也可同時讓**商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有乙個通病，那就是怕量少而無法得到好**，便把需求量或採購量予?quot;膨脹「。此時，雖然採購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的**，如果在真正進行採購後，無法達到**的預期數量時，**商不是提**格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止**，到頭來得不償失的還是自己。
因此，對需求量的資訊應很實在的與**商溝通，同時採購也可拿出市場**來說服**商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。
三、詢價專案的「規格書「 規格書是乙個描述採購產品品質的工具，應包括最「新版本「的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於**商**的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一併在詢價時註明。如為國際採購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(bilingual)形式呈現以利溝通。
若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向**商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如dwg、iges、dxf、pro/e等等，以方便**商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供乙份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。
四、詢價專案的「品質「要求 : 表達詢價專案品質規範要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。採購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。
1、品牌(brand or trade names)：一般而言，使用品牌的產品對採購而言是最輕鬆容易的，不僅能節省採購時間、降低採購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其**通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式採購反而比較有利。
2、或同級品(「or equal「)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品**也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
3、商業標準(***mercial standard)：商業標準對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有乙個共通的完整描述。對於一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零元件，使用商業標準可以免除對品質上的誤解。
4、材料與製造方法規格(material or method-of-manufacture specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標準。如果要求註明為din歐規時，其相對應的**s或jis規格也最好能予以註明。
5、效能或功芄娓?performance or function specification)：此型別規格較常用於採購高科技產品以及**商先期參與(early supplier involvement, esi)的情況中。
**商只被告知產品所需要達到的效能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給**商來解決。
6、工程圖面(engineering drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。
7、市場等級(market grade)：通常用於商品如木材、農產品、菸草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，採購人員通常會被要求具有如何鑑定所購產品是屬於何種時常等級的能力。
8、樣品(sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對**商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。
9、工作說明書(statement of work, sow)：主要使用於採購服務專案類如**保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，乙份完整的工作說明書除了應該簡單明瞭外，對於所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規範其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓**商來發揮創造工作上的附加價值。
如何作正確的詢價
（二） 「詢價(request for quotation)「是採購人員在作業流程上的乙個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及採購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡**商。如果這是常態性的採購，需求的形態又是屬於標準零件，對於**商來說比較不會有問題。
但是在新產品開發時，對於那些不屬於標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供**商足夠的資料，來方便其**作業。為了避免日後造成採購與**商各說各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價檔案可幫助**商在最短的時間提出正確、有效的**。
乙個完整的詢價檔案至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。
五、詢價專案的「**基礎「要求 「**基礎「通常包括**的「幣值「與「**條件「，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，**條件不是以「出廠價「就是以 「到廠價（運費是否內含則另議）「來計算。國際**就比較複雜，**幣值方面**商多半以美元為計價基礎，至於是否以採購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。
國際**通常的**條件有ex-work（工廠交貨）、fob（船上交貨）、fas（船邊交貨）或cif（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。fob條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。
在cif條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以cif條件的**自然要較以fob條件的**高，買方在詢價時必須祥加註明。
六、買方的「付款條件「 有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標準付款條件（在採購模具時，通常有「階段性付款「的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在**時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。
在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致**接近於採購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如「記帳方式（o/a）「，t /t60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇「貨到付現(cash on delivery, c.
o.d. )「或「預付貨款(t/t in advance)「。
另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的「付款起算日「，在國際**中通常國內**商一般是以出貨日(shipping date)、發票日(invoice date)或裝船日(on board date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(arrival date) 甚或到廠日 (receiving date) 為起算日，中間就有可能相差乙個月的時間，買賣雙方均不可不慎。 規格書是乙個描述採購產品品質的工具，應包括最「新版本「的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於**商**的一切資訊。
工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一併在詢價時註明。如為國際採購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向**商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如dwg、iges、dxf、pro/e等等，以方便**商轉換圖檔。
不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供乙份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。
七、詢價專案的「交期「要求交期的要求包括買方對採購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。**商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關係著採購產品的**，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追?quot;及時供貨( just in time, jit )。
八、詢價專案的「包裝「要求包裝方式在**商估算**時占有很大的乙個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，**商對於包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。
九、「運送地點「與「交貨方式「 運送地點的國家、城市、位址及聯絡**與傳真都必須要清楚的告訴**商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際採購中的運送地點與交貨方式則決定了**的計算。如果要求賣方來以cif**，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。
隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，**商通常以海運為基礎**，因為海運是最經濟的一種交貨方式。
十、詢價專案的「售後服務「與「保證期限「要求在採購一些機器裝置如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝裝置等時，**商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到採購「總持有成本(total cost of ownership, tco)「。
十一、**商的「**到期日為了方便採購比價作業的時程，**的到期日應該讓**商有所了解，對於較複雜的產品，應該給予**商足夠的時間來進行估價。
十二、「保密協定「的簽署檔案在一些新產品開發的詢價上，由於牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓**商簽署乙份 「保密協定(non disclosure agreement, nda)「的檔案，要求**商在一規範的年限內不能將新產品計畫的名稱、採購數量**、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。
採購詢價工作要求
一 採購詢價過程中，採購人員應明確 1.採購物資的品名與料號 2.採購數量 3.採購物資的規格資訊 4.採購物資的質量要求 5.採購 基礎要求 6.付款條件 7.交期要求 8.物資包裝要求 9.運送方式 交貨方式與地點 10.採購人員與相關人員的姓名與聯絡方式 11.到期日 12.保密協議內容 13...
採購詢價管理規定
1.目的 為規範公司採購活動的詢價工作，使採購活動順利進行，有效控制採購 提高採購管理管理水平，特制定本程式。2.適用範圍 本規定適用於公司所有物資的採購活動。3.權責 3.1 相關部門提出採購需求並提供相關資料。3.2 採購專員負責落實工廠採購的具體詢價活動。3.3 採購部經理負責詢價結果的審核。...
採購詢價核價流程
名稱 採購詢價 核價流程文號 ip033 sz 版本 a 修訂 0 page 1 of 7 檔案首頁 名稱 採購詢價 核價流程文號 ip033 sz 版本 a 修訂 0 page 2 of 7 檔案會簽及會審記錄表 同意者在會簽欄簽名，不同意或有意見時可在上欄內表示意見。對於有意見者，文管中心先將異...