採購工作是企業創造效益的第一道閘門，事關企業利益得失，也是容易發生問題、倍受關注的工作。據估算：採購環節成本每降低1%，企業利潤會增加5%---10%，因此採購管理成了從源頭上為企業產生利潤的關鍵環節。
優化制度就是發現問題，解決問題的過程。為何優化？如何優化？
也就是所要**的話題。
1、制度的建設和落實。
企業的管理實質就是對人力資源的合理運用，當人與人之間的理念和行動發生分歧的時候，只能靠制度去約束人，管理人，如果在採購上沒有相配套的操作規章約束，僅依靠人的自律性，難免會產生失控，出現偏差。雖然大多數的企業都有自己的採購管理制度，但是由於各個企業執行力強弱的差距，一些制度有名無實。部門之間缺乏協同溝通的思想意識，很難落實到實際工作中，許多採購業務的流程缺乏監督機制的約束。
為此採購部門對外要知彼知己，多協作。對內要對事不對人的總結採購中的經驗教訓。不怕有問題，就怕沒有問題。
當乙個企業乙個部門在長期的工作中沒有問題出現，總是感覺良好，對於企業長遠發展的角度來講，未必是件好事！工作中如果沒有問題，一方面說明我們的工作很到位，另乙個方面也說明我們的工作還存在業務的盲區。當問題出現了，起碼說明了我們員工有責任心，工作認真。
說明了我們的工作又前進了一步。優化採購管理，就必須做好細分工作，精細工作，工作越紮實，越認真，越能找到工作中的紕漏。這樣才能促進制度的逐步完善和進步。
2、員工職業風範的塑造
在市場經濟條件下，很多賣方市場已經逐步轉變為買方市場，在這種情況下，**商使出了渾身解數，五花八門的**手段和技巧。對此，採購部門人員要保持清醒的頭腦，廉潔奉公、不謀私利，在**商眼裡、心裡樹立良好的公司形象。採購人員要堅持崗位負責的態度，擺正心態，堅持原則，公正處事。
在工作中要時刻向**商要宣傳和主張三點標準：一是要提供優質的產品；二是要給優惠的**；三是要保證周到的售後服務，這是供需雙方長期合作的基本保障。
工作中樹立「一盤棋」的觀念，尤其是對於集團化的企業，員工必須要有集團化的團隊意識和職業風範。溝通才會產生凝聚力，協作才會產生戰鬥力。在採購工作中要敢於負責，敢於任事，樹立務實、實效、正派的工作作風。
作為採購工作的人員，必須具備基本的業務知識和技能，對所採購的物資、裝置或產品，要達到一定的認知程度，熟知所購物件的效能、特點、在生產中的地位和作用、市場**以及生產廠家的市場份額等等。多到倉庫檢視物料庫存量的變化，及時監督申購中有無重複採購的現象。和庫管人員多交流，了解生產一線的需求、計畫、投訴，得到及時的反饋資訊。
不能僅依靠採購訂單而採購，為了任務而完成任務。逐步建立各個部門相互關聯的監督機制，才可以為企業杜絕浪費，節省成本，才能夠發現問題出在哪個環節，哪個部門。閉門造車的採購模式損害的不僅僅是企業的利益，而且會損壞自身的職業形象。
3、細節決定成敗
說到這裡，不得不談到採購管理。採購管理就是計畫下達、採購單生成、採購單執行、到貨接受、驗收入庫、採購發票收集、採購結算的全過程。對以上各個環節進行跟蹤，監督，實現科學化管理。
採購管理的重要性不言而喻。僅從成本分析的角度進行**，通過監督管理，了解市場最新**，以及常規物品的**波動，發現新型材料替代品等等，得到第一手資訊資源，然後抽查下屬分公司的採購記錄有無出入，採購成本有無虛高現象？及時加強溝通和協調。
採購工作過程管理的改進和採購資訊的收集是相互影響的。分公司採購部依據時間順序做好每天採購商務台賬，明細包括（時間，貨物名稱、**、合同編號、最終**商，聯絡**，付款情況）。 這樣與之相對應的申請單，詢比價審批單，合同、、作為檔案儲存好，這樣採購資訊就保留下來，同時業務資訊的共享程度會大大提高。
採購管理的改進和採購資訊的收集是相關聯的。由於大部分的採購操作業務和與**商的業務談判是通過**和網際網路來完成的，沒有必要的文字記錄，採購資訊和**商資訊基本上由採購業務人員自己掌握，資訊沒有共享性。最直接的影響是：
業務的源頭可追溯性差，一旦出了問題，難以調查；人為因素大，採購任務的執行程度甚至優劣結果在相當程度上取決於人，人員的崗位任何一次變動都會對業務的延續保障性產生影響 ，有時會造成企業財力、人力、物力資源的無謂損耗。
同時每個分公司應該向集團採購辦階段性定期提交採購商務台賬，比如定期時間段內的採購量，採購合同額，支付多少款項等等，累計總量。這樣就把乙個月，乙個季度，一年內的採購量，採購合同金額、、、累計統計出來，在每個時間段內隨時可以結合各分公司消耗的生產成本和產出產量，就能分析比較各分公司是否存在浪費、跑冒滴漏，採購成本虛高的問題。依次查到哪個環節是出現問題的源頭（庫房、採購、車間）？
具體問題具體分析對待，做到有的放矢。各個分公司以及分廠互相比較，有經驗大家一起學習，有弊端有助於防微杜漸！這樣也有利於採購人員及時查詢，同時也有利於審計和監察監督每筆業務！
4、採購管理的「漏洞和修復」：
採購工作在企業運營中地位十分重要，它的影響往往最直接、最明顯地反映到成本、質量上，對於集團化大公司採購管理的意義就更加重大了。目前不少企業的採購都多多少少存在管理的誤區，有些幾乎已成通病。
a、採購只要保證「貨比三家」就行了
很多企業的管理者認為管採購只要保證「貨比三家」就行了，通常都要求負責採購的工作人員申報採購方案時都要提供至少3家**，管理者審批就看有沒有3家的比價，再選乙個**合適的（絕大多數時候是選**最低的那乙個）。這個辦法很簡單，在採購管理上，把這種採購方式叫作「詢價採購」或「選購」。其實，在實踐中可能會發現「貨比三家」的方法有時也發生「短路」：
比如，這3家是怎樣選出來的？中間的**商算不算數？同樣類別的採購這次審批的3家和上次的3家是不是同樣3家？
會不會有申報者通過操縱**資訊影響審批者決策的可能？為了防備這種可能，我們往往又要求採購人員只提供客觀的**而不能有任何主觀評價，結果上邊的問題依然存在，又遮蔽了可能有用的決策支援資訊，還免除了申報者的責任。
為什麼「貨比三家」還不管用？這並不是「詢價採購」方式本身的問題。問題的根本原因是沒有配套的合格供方管理機制。
在這種情況下，採購的管理者最終簽字選擇**商，表面上擁有絕對的決策權，但由於採購人員可以自由詢價，從而擁有實際的決策權。這種管理模式不改變，無論怎樣「貨比三家」都是徒勞的。
解決這個問題的關鍵是要給採購人員的詢價活動圈定乙個範圍，這就是「合格供方評審」。「合格供方評審」本是質量管理的概念，但從更廣義和實用的角度，就是管理者按照乙個質量、成本、服務等方面的標準，劃定乙個範圍。這個範圍可以由企業高層管理者直接決定，也可以由乙個委員會決定。
總之，採購執行人員不能單獨決定這個範圍，也不能跳出這個範圍活動，並要對每次採購活動中這個範圍內的決策支援資訊負責。
b、招標「一招就靈
」 招標的採購方式給人以客觀、公平、透明的印象，很多管理者認為採取招標方式，可以引入競爭，降低成本，也就萬事大吉了。但有時候招標也不是「一招就靈」。為什麼要招標？
什麼情況下該招標？還有什麼情況可以採用更合適的採購方式？這涉及到採購方式選擇的
目前採購方式有很多，常用有招標採購、競爭性談判、詢價採購、單一**採購。在優化採購管理的前提下，對於採購方式的選擇不能生搬硬套，不能張冠李戴，更不能走形式主義。否則就是把簡單的事情複雜化，把嚴謹的工作形式化，這種行為是對客戶的不尊重，是對乙個企業形象的褻瀆。
所以如何選擇合適的採購方式，按照正規的流程操作顯得尤為重要。
合理運用採購方式，還可以實現對**商（分包商）隊伍的動態管理和優化。比如：開始對採購內容不夠了解，可以通過招標來獲得資訊，擴大**商備選範圍。
等對成本、技術和**商資訊有了足夠的了解後，轉為詢價採購，不必再招。再等到條件成熟，對這種商品採購可以固定到1---2家長期合作。反過來，如果不滿意長期合作，可以擴大詢價範圍和招標來調整。
優化**商或對合作廠家施加壓力。
採購在企業中佔據著非常重要的地位。因為購進的零部件和材料一般要佔到最終產品銷售價值的40—60%。這意味著，在獲取物料方面所做的點滴成本節約對利潤產生的影響要大於企業其他成本。
所以優化採購管理制度勢在必行，優化就是為了達到如下的目標：
（1）、提供不間斷的物料流和物資流，保障組織運作。
（2）、使庫存投資和損失保持最小
（3）、保持並提高採購的質量
（4）、發展有競爭力的**商
（5）、以最低的總成本獲得所需的物質和服務
（6）、提高公司的競爭地位
（7）、協調企業內部各職能部門的合作
（8）、以最低管理費用完成採購目標
（9）、使採購成為企業利潤增長的乙個新亮點
每乙個企業的發展和壯大，都是各項管理制度逐步完善和探索的過程。這個過程中，有成功的經驗，有失誤的教訓；有紛爭，有辯論。但是無論如何，我們都有共同的企業信念和共同的企業目標，因為我們都是聲威人。
在實際工作中我們即不能照本宣科，也不能閉門造車，與時共進，才不會落伍。
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