教學目的：
1、了解什麼是職能環境
2、了解職能環境的構成
3、 理解職能環境資源
4、優化職能場的方法
教學重點：
1秘書正確處理各種人際關係的方法
2、把握職能場的正確方向
教學難點：秘書的人際幹關係
課時安排：6節
第一節秘書智慧型環境的構成
秘書職能環境是秘書職能活動的客觀基礎和條件，是秘書發揮參謀、助手作用的舞台。秘書從職能環境中吸取物質、能量、資訊,形成發揮特定功能的職能場。正確認識秘書職能環境，強化環境意識，準確把握影響秘書職能場的各個要素，對做好秘書工作是至關重要的。
一、秘書職能環境的縱向層次
秘書職能環境分為三個層次，即秘書機構內部環境、秘書所在組織的內部環境、秘書所在組織的外部環境。三個層次的環境相互聯通，對秘書發揮其職能作用有著極為重要的影響。
（一）秘書機構內部環境
秘書機構是秘書開展業務活動分工合作的基本單元，是各類管理領導機關的日常辦公部門即辦事機構。秘書機構的人員構成、管理制度、分工協作狀況、氣質和諧狀況、人際關係、秘書部門負責人的影響力，以及辦公裝置、辦公條件等要素，構成秘書機構的內部環境。
（二）組織內環境
秘書所在組織內部環境，是秘書所在組織內部一切影響秘書、秘書機構工作的各種因素的總和，其中主要有二**方面：一是組織的結構要素，二是組織動態執行要素。
（三）組織外環境
組織外部環境是乙個龐大的、具有層次的、開放的、相互聯絡的系統。巨集觀的國際國內經濟政治、文化、科技等對各類管理組織及其秘書工作的影響是總體性的；行業系統、地區、市場、競爭與合作狀況及社群公眾等，對各類管理組織及其秘書工作的影響，具有區域性性、特殊性和具體針對性。
二、橫向要素
秘書職能環境與整個社會環境是融為一體的，由社會經濟、政治、科技、文化等要素所決定的。
（一）社會經濟環境
經濟環境是指國家和地區經濟發展的條件和水平、市場狀況、經濟結構、資源配置狀況、資源配置狀況、經濟執行機制、經濟政策、產業布局、基礎設施及收入分配狀況等。經濟環境對各類社會組織的生存和發展有著極為重要的影響。
（二）社會政治環境
政治環境主要指國家政治制度、政治體制、政治目標、方針、政策、法律、法規等方面的政治文明程度。它反映了國家的政治意志和人民的政治權利，對組織和領導行為的政治方向有著直接影響。無論是政治組織還是其他組織中的秘書工作，都必須要適應其特定的政治環境。
（三）社會文化環境
社會文化環境包括社會成員享受教育程度、價值觀念、宗教信仰、道德觀、倫理觀、社會風氣、社會習俗等。社會文化環境具有民族性、地區性、穩定性。它影響著社會成員的知識文化素養、思想意識、思維模式、價值取向、行為方式，也對各管理組織的組織氣氛、組織觀念、管理規範等的認同程度，產生不可低估的影響：
影響秘書的綜合素質；影響秘書事務輔助；影響秘書工作的效率。
（四）科學技術環境
社會科學技術發展水平，決定社會生產力發展水平，同時也對社會管理水平產生重大影響。科學技術環境對秘書工作有以下幾方面的影響：一是影響其辦公裝置與手段的先進性，二是影響其思維方式，三是影響其學習及創新能力。
三、職能環境關係
（一）與縱向層次機構的關係
秘書工作與縱向層次機構的關係，指的是與本組織領導層的關係、與上級領導機關的關係、與本組織下屬機構的關係等。
（二）與橫向部門機構的關係
秘書與橫向部門機構的關係，既包括與本組織內各職能管理部門的關係，也包括上級機關職能部門及不相隸屬的有關部門的關係。
（三）與社會公眾的關係
組織內外的社會公眾是開展領導和管理活動的社會基礎。秘書為領導提供綜合輔助和服務，也必須要以此為基礎。
（四）秘書與人際關係
秘書的人際關係指的是秘書開展業務活動實踐中的人與人之間的關係。這種關係既滲透在組織內部，又存在於組織外部。不同的人際關係狀態對秘書及秘書工作都存在著特定的影響。
處理人際關係的基本原則有四項：一是平等原則，二是互利原則，三是誠實信任原則，四是相容原則。
案例分析：
王曉麗是一家國際知名廣告公司的業務經理。她資質過人，經驗豐富。但是他手下的員工，看到她就像是老鼠見了貓一樣，總有一種畏懼心理。
她一進辦公室，熱鬧的房裡頓時鴉雀無聲，大家在她面前噤若寒蟬。開會的時候，只有王曉麗乙個人滔滔不絕的演講，大家都不講，也沒有機會插上一句話。這樣，由於員工的積極性沒有發動起來，儘管王曉麗很優秀，但多年來她的業績一直徘徊不前。
這也是她一直以來心中的疑惑。
啟示乙個主管必須做到進入辦公室，就像陽光普照大地一樣，使大家精神一振，上下溝通，才能調動大家的積極性。
在現代職場上，從來都是「三分做事七分做人」。保持好與上司、同事、各部門以及客戶之間的關係，對於身處管理神經樞紐的秘書來說更為重要/保持良好的人際關係的一**寶就是提高自己交流溝通技巧。職場上人際關係，99%是由誤會造成的，而99%的誤會又是由於不恰當的交流方式帶來的。
資料：秘書與上司關係的準則：
1、主動配合、適應
2、服從、但不盲從
3、委婉提醒，適時規勸
4、維護上司間的團結
秘書與一般同事關係原則：
1、真誠關心
2、同等友好
3、注意並欣賞同事的優點
4、正確對待同事的稱讚、批評與嫉妒
5、做好領導與同事之間的意見溝通
秘書的其他業緣關係的原則：
1、廣結良緣
2、區分主次
3、一視同仁、以禮相待
4、發揮微笑的魅力
5、牢記別人的姓名
第二節秘書職能環境資源
秘書職能環境資源指的是秘書所處的客觀環境中，一切有利於秘書實現其職能目標、完成職能任務的要素的總和。
一、環境資源的支援
（一）資源供給的基礎性
社會各界、各不同社會領域都有秘書工作。不同層次的領導機關和領導者有不同權責和管理範圍，所需的知識、能力、素質要求不同，對秘書綜合輔助和服務的需要也存在差異。秘書工作系統中分有不同的工作崗位，有秘書部門負責人、領導的專職秘書、辦公室秘書、機要秘書、值班秘書、會務秘書、文書、行政秘書等。
不同時代環境、社會各行業領域環境、領導管理層次環境及秘書工作崗位環境，為秘書工作提供的資源基礎，是極為珍貴的。
（二）資源發展的導向性
一是巨集觀導向，現代社會向知識經濟、資訊化、全球化方向發展。
二是業務內容導向，隨著社會主義市場經濟體制的確立與發展，各行各業各類管理組織的管理目標、體制及執行方式都在不斷變革，社會管理法規也在不斷完善。這些變革發展成果是秘書工作發展的重要環境資源，起到導向作用。
（三）資源配置的促動性
各項社會環境資源是按一定的社會規則和市場規則進行配置的。在環境資源配置的作用下，各社會成員以自身的能力和智慧型去實現其人生價值。秘書人員也在社會資源配置的促動下，實現自身發展。
（四）資源變化的機遇性
社會資源在自然與社會變化及人類的創新活動中也在不斷變化。不少新的環境資源被開發和利用；不少舊的資源在衰老和枯竭。善於發現和利用新的資源並以創新手段優化其工作效果的，就能抓住機遇，取得比別人更好的發展途徑。
二、環境資源的制約
（一）信任度
秘書職能環境的信任度指的是秘書工作物件及秘書業務所關聯到的組織內外公眾對秘書的信任程度。
（二）和諧度
秘書職能環境的和諧度，指的是組織運轉中各相關方面協同配合的和諧程度及秘書工作中與各相關方面協同配合的和諧程度。
（三）開放度
職能環境的開放度，是由秘書所在組織及秘書工作中與組織內外公眾進行物質、能量、資訊交換的靈敏程度、廣度、深度所決定的。
（四）自由度
職能環境的自由度，是指秘書主動按領導工作需要開展業務活動，即發揮主觀能動性的程度。
三、秘書職能環境與職能場
職能場的涵義：秘書在其特定的職能環境中展開秘書工作為領導工作綜合輔助與公務影響力範圍內，就形成秘書的職能場。
秘書優化職能場，主要從職能場的大小、方向、能量三個方面優化。
案例分析：
傳說有一位商人，帶著兩袋大蒜，騎著駱駝，一路跋涉到了遙遠的阿拉伯。那裡的人們從沒有見過大蒜，更想不到世界上還有味道這麼好的東西，因此，他們用當地最熱情的方式款待了這位聰明的商人，臨別贈與他兩袋金子作為酬謝。
另有一位商人聽說了這件事，不禁為之動心，他想：大蔥的味道不業很好嗎？於是他帶著蔥來到那個地方。
那裡的人們同樣沒有見過大蔥，甚至覺得的味道比大蒜的味道還要好！他們更加熱情地款待了商人，並且一致認為，用金子遠不能表達他們對這位遠道而來的客人的感激之情，經過再三商討，他們決定贈與這位朋友兩袋大蒜。
啟示：先搶一步，佔盡天機，得到的是金子；而你步人後塵，東施效颦，得到的可能是大蒜！
思考與練習：
一、重點練習
1、秘書職能環境的縱向層次有哪些內容？
2、秘書機構內環境的構成要素有哪些？
3、何為組織外部環境』
4、社會經濟環境、政治環境、社會文化環境和科學技術對秘書工作的影響？
5、秘書如何處理好與上級領導機關的關係?
6、如何理解秘書職能環境資源?
7、職能環境信任度對秘書工作有何影響?
8、職能環境和諧度對秘書工作有何影響?
9、職能環境開放度對秘書工作有何影響?
10、職能環境自由度對秘書工作有何影響?
二、思考
1、對秘書職能環境應作如何理解？
2、如何構建和保持秘書機構內良好的環境?
3、為什麼說秘書職能環境與社會環境是融為一體的?
4、「秘書並非專職經濟管理人員，與經濟環境無關聯」的說法是否正確，為什麼？
5、秘書如何適應社會政治環境的發展變化？
6、秘書如何處理與組織內外部門的關係?
7、秘書應如何應對和諧的、淡漠的、緊張的人際關係環境?
8、秘書如何處理其職能環境的主要制約要素？
三、案例分析
1、案例20中文為直的秘書生涯可分為哪幾個階段?各階段社會環境對文為直產生了怎樣的影響？
2、你若處在案例21中秘書小劉調動工作引起職能環境變化的處境，將如何適應新的工作環境？
3、案例22中，賈誼對漢文帝提出的發展農業的治國建議，其依據是什麼?為什麼取得了良好的實施效果？
4、案例24中，秘書劉巨集處理人際關係有哪些做法是錯誤的?若你處在劉巨集的人際環境中會如何處理？
5、案例26中，張芬從學校到bbm公司後，對環境變化有何感受，她是怎樣改變環境的?
秘書機構與秘書職能
普通秘書學教案 第三課 內容 秘書機構 第四章 秘書職能 上 第五章 教學要求 一 了解狹義和廣義的秘書機構 中樞機關 秘書制度等基本概念 掌握秘書機構的基本特 點 作用，秘書機構設定應遵循的原則，秘書機構的組織模式及其優缺點，秘書機構的布局方 式，秘書工作制度，我國秘書工作制度內容，秘書管理制度及...
秘書職能之我解
在社會主義市場經濟下，許多大大小小的公司不斷湧現，秘書 這個字眼在最近幾年的人才市場中頻頻出現，其需求量連續多年在招聘排行榜上位居前列。秘書這個崗位比較特殊，它可以在日常工作中接觸到公司所有的部門和人員，對公司的運作和整體狀況有著比較全面的了解。它也是乙個視窗，與外界接觸密切，和公司的主管部門 大客...
精緻版秘書的職能
4.2 秘書的職能 一 匯入 大家都知道比爾 蓋茨他是世界級的企業家，然而他的秘書露寶所做的工作也是事務性的瑣碎工作，比如，在客戶面前替年輕的蓋茨疏通關係，安排他的生活起居等。正是這些瑣碎的工作給創業初期的比爾 蓋茨提供了很大的幫助，也在微軟公司的發展過程中起了很大的作用。可見乙個好的秘書是乙個企業...