隨著年底的臨近，各種總結、匯報材料紛沓而至，成為不少人的負擔。「舉頭望明月，低頭寫材料。各種盤點、各種總結，少則幾千字，多則上萬字，有的甚至年終總結還跟評優掛鉤，讓不少職場人深感頭疼。
那麼年終總結如何避免六大誤區？到底該怎樣寫呢？
誤區一:「總結一定要低調」
我們從小接受的教育就是:做人一定要謙虛不要過於表現自己.托爾斯泰曾經說過一句話:
與其說得過分,不如說得不全,切忌浮誇鋪張.尤其對於需要配合的部門之間,經理人往往更願意充當乙個教練、智囊的角色.因此,「低調為人」是這類經理們普遍的職業心態。
於是,「低調」的總結中總是貫穿著「在上級的關懷和同仁的共同努力下」、「在領導的英明決策下」這類的套話,難免讓人覺得言之無物.因此,總結中要增加實質內容,而非過多的官話、套話.還有一種情況是,把自己的失誤總結得過於細緻.
這種「放大缺點」的做法,更會讓領導懷疑你的能力。
而裝模作樣地所謂「自我檢視」,就使得年終總結難免帶有更多的壓抑與灰色。
其實,我們不妨走出窠臼,重新審視一下現實。
隨著企業規模的不斷提公升,許多領導層越來越放權,客觀地說即便是直線領導也並不能充分了解每一名下屬的工作情況.因此,下屬不要再幻想自己的所作所為「領導都會看在眼裡、記在心上」,他沒有那麼多時間,也沒有那麼細膩的心思.我們需要通過總結來溝通、來展現自己取得的成績,往往會贏得更多的理解和支援!
事實上,總結也是乙個加強上下級溝通、加深了解的過程。
因此,乙份智慧型與自信的總結,一定會讓你的上司對你刮目相看.同時,作為部門經理,你的總結不僅關係到自己在上司心中的印象,甚至還關係到本部門在上司心中的印象.因此,適度 「當仁不讓」地表現自己的「作為」,越來越具有現實意義。
誤區二:「總結就是要格式化」
其實,總結也是乙個人思維模式的體現.比如,a君是理工科出身的專案經理,他習慣於用數字說話,他的總結通常都是數字和圖表.a君認為:
這樣的總結清晰而明朗,可以客觀、量化的反映工作情況,同時由於他原來的老闆很喜歡這種圖表方式.然而新任的老闆似乎並不以為然,把他的總結比喻為「冰冷的專案報告」。
而b君是一位從事人力資源工作的年輕人,平日裡激情四射,比較喜歡展示自己.而他的年終總結,也像他本人一樣,揚揚灑灑、激情飛揚,然而,似乎又缺少了客觀的總結和系統性思考,讓人們熱血沸騰之餘,沒有看到什麼真正的內容。
因此,年終總結既不能只有客觀資料、理性分析的「一目了解」,也不能是紀實文學似的長篇報道,而應該是乙個有系統性的報告,既有**、圖表作為輔助,又要有清晰明朗的文字匯報。
同時,在年終總結的匯報形式上,也可以充分利用多**演示的方式,給領導和同仁做乙個更為直觀和生動的年終匯報。
總之,乙個能被上司讚許的總結,是需要能「跳出來」的總結.當然,前提是摸清並符合上司的要求與口味。
誤區三:「報喜不報憂是上策」
在總結中,大部分人都希望談及自己得意的事,而對於錯誤、失誤、不愉快會不自覺的避重就輕,這也是可以理解的.就像職場人士在追求成功和逃避痛苦時,往往會不自覺的給自己一些心理暗示.比如:
「自己非常優秀」、「他們都沒有眼光」等等有利於自己的心理暗示.因此,人們也更願意談及自己的成功方面,以使自己保持積極向上的精神狀態。
因此,許多人都會有報喜不報憂的傾向.有的公司規定:在總結中,一定要至少總結出自己的三點失誤和不足.但是有人依然會避重就輕,只談些無傷大雅的小失誤,甚至明貶暗褒的「好缺點」。
當然,歷史總有歷史的原因.有乙個部門經理人說:我以前也愛總結自己的失誤和不足,但是發現領導會認為是你的能力不行,甚至會常常拿這個說事兒,或者需要你越來越多地進行匯報,開始感覺是領導的關心,但後來卻有不被別人信任的感覺,非常不舒服。
但是,你是否想過:如果你不主動提及失誤,當由領導發現你的失誤時,你又該如何應對呢?「只重結果不重過程」的領導越來越少了,領導有權並且需要知道真實的情況,包括失誤的原因。
一位部門經理說:面對失誤,我會更重視分析原因和改進的對策,同時,我也要讓領導意識到失誤並不是乙個原因造成的.比如:
有的失誤包括部門間的配合不利,下屬執行層的偏差,領導監督控制不利等原因,但是我認為最重要的還是總結該如何避免這種失誤再次發生,我要提出改進的方向和方法。
誤區四:「總結就要面面俱到」
年終總結對於部門經理來說,不僅是要總結自己,而且還要總結部門情況,要盡可能全面地反映出一年的工作情況.但是,這裡所說的全面絕對不是事無鉅細,更不是月總結或者周總結的堆砌,一定要抓住這一年來的工作重點和幾個突出的成績、亮點進行闡述,不能讓領導產生「事情做了不少,但都印象不深」之感.總結既要有需要濃墨重彩的渲染,也要有點到為止的內斂,所謂張弛有度,層次分明。
在總結來年的計畫和展望時,往往存在只有「輪廓」而沒有「清晰線條」的感覺.其實,這也能體現出乙個企業的文化,是細緻還是粗放。
有乙個外企經理人說:我們在年終總結時,除了要總結今年做的事情外,還要我們寫下自己第二年要做的100件事情.我開始覺得,這太恐怖了,工作上能寫出要做的50件事,就相當不容易了.
但是這就是我們企業的文化:追求計畫性.最後,我總結的這100件事情中,不僅包括工作計畫,還包括了與同事之間要處理好的事情,個人工作與生活的事情等等,更像是個人來年的人生規劃,回頭看一下覺得還挺有意義的。
誤區五:「總結難免臨陣磨槍」
年底的業務通常都是最忙的.可年終總結這時還要「湊熱鬧」,又要忙業務又要寫總結,怎能不臨陣磨槍、不草草了事?
其實非也。
許多部門每週、甚至每日都會開例會,而例會上的總結恰恰是年終總結時可以參考的素材.因此,乙份好的年終總結不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的,它其實也需要日常的積累和進行階段性總結.只有把平時的總結做好了,才能「多快好省」地寫出乙份到位的年終總結。
同時,總結和工作其實是乙個互相促進的過程.尤其作為中層管理者,如果你注意總結和積累,在日常工作中就能不斷地改善部門工作狀況,那麼年終總結中能有更豐富的內容,並且在不斷改善中,領導會領略你的管理方式、管理思路和管理能力,從而會對你有更為準確的評價。
總之,總結是在動態的發展過程中,形成的成績與問題,也是在這個動態的過程中,不斷地化解和解決.而總結的意義也在於通過不斷地總結,使個人、部門和企業規避錯誤,取得更好的成績。
誤區六:「總結要向全體匯報」
許多單位做年終總結,都是採取在全體同仁面前進行匯報的形式.但其實,並不是所有的總結都適合全體會的形式,也應該分為「匯報總結」和「書面總結」.也就是說,員工在集體匯報時,只總結工作內容,比如一年來已經完成了哪些任務,或者超額完成了多少,還未完成哪些任務,對於工作失誤要分析原因,制定來年的工作計畫等等。
但對有些問題可能只適合向上司匯報,因此這一部分不妨只作為書面匯報.否則年終總結會上,聽到的難免是「形勢一片大好」的喜訊,而少了些深刻而沉痛的反思。
對於一些需要書面匯報的內容,領導審閱後,也可以事後再與匯報者進行一對一的交流.總之,年終總結無論形式如何,關鍵是要看總結的效果如何。
【大招】年終總結小技巧
一、要緊緊圍繞自己
總結要遵循各司其職的原則,不要超越自己的職責範圍和許可權,而去總結其他人的工作成績或失誤,雖然你的工作也許會有其他部門的配合.這也是寫總結的最基本要求。
二、要針對領導的需求
作為中層經理人的年終總結,其受眾物件一定是企業的領導,還有一部分受眾是平級的部門經理,有的企業普通的員工也會列席總結會.那麼,此時你的總結最主要的是要針對領導們的需求。
領導的需求更多的是你今年取得的成績和經驗,有沒有達到去年制定的目標,比去年的業績提高了多少,如果業績下降,要說明理由.要通過總結讓大家看到部門的希望和前景,這是重中之重。
反之,如果你什麼都講,如部門存在的嚴重問題,如何的令人擔憂,雖然你說的是事實,甚至是非常坦誠的表達,但是有些是不適合當著公司全體人員說明的.否則會使普通員工對部門甚至是公司失去信心,或者對領導的能力產生懷疑,這是非常糟糕的。
三、追求**並茂
總結如能力爭做到有資料、有圖示、有豐富的文字說明,做到**並茂會比較理想。
當然,你的總結也不能過於專業化,至少要有60%是上司能一目了然並能夠馬上作批示的內容,而有30%是領導通過你在總結中的解釋可以理解的,另有10%是非常專業的,目的在於顯示自己水平的內容。
如果有可能,不妨利用多**演示,讓人看起來既非常專業,又非常便於理解,同時會認為你的總結非常認真和準確,同時為自己樹立乙個非常職業化的形象。
首先,多用資料化和圖示.企業的領導通常都很忙,因此他們會平時只關注大資料,對微觀的內容部分關注不多.因此,他們就會非常想知道一些細節的東西.
此時,總結多用一些資料或量化的數字、對比圖、文字說明做論據,會非常符合領導的需求。
同時,如果能運用一些科學的分析方法,比如:swot分析法、樹狀圖分析法、魚刺圖分析法、圖表分析法,一定會使你的總結非常專業和精彩!
總結雖然不能像寫文章一樣,追求「語不驚人死不休」,但也一定要有個人的語言風格和特色.在寫總結時,我們不妨先寫出大綱,然後再把大綱中所涉及的事件加進去,然後再細緻地進行加工,最後再進行文字的潤色。
四、又不能「只想」自己
要素一:反思亦創新.總結的主要目的是通過反思過去,找出問題所在.
但是僅僅找到問題還不行,更應該拿出解決方案.如果你能做到拾遺補缺,拿出有效的解決方案,其實就是一種突破和創新。
要素二:知己亦知彼.總結的內容一定要做到心中有數,總結中的關鍵是要有重點,要展現出自己的工作重點和亮點,特別是上司關注的問題一定要詳細具體。
要素三:瞻前亦顧後.寫總結時不要忽略細節,尤其是一些重大事件的細節,通過細節的描述,贏得上司的關注和理解,畢竟上司在決策層,有時並不能理解執行層的苦衷。
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