筆者所服務的公司從2023年至2023年之間累積下來的陳欠物業費達到2,800多萬元。當前物業成本持續上公升，收取陳欠物業費是改善企業財務狀況的乙個重要途徑。收物業費難，收取陳欠物業費更難。
當下，律師函是一種文明、快捷、經濟的敦促工具，我們在管理處所服務的區域內探索應用律師函催繳業主陳欠物業費，並對這些成功案例進行收集、歸類、整理、分析、總結經驗，為公司或業界同行收取陳欠物業費提供參考。
事件描述
我們服務的住宅小區建築面積21萬平方公尺，業主的主體經濟條件較好，一部分物業是2023年和2023年建成的商品房,其中一部分是商鋪、車庫與住宅混合的；一部分是2023年和2023年建成的房改房，總計1,700多戶。近些年，我們採用常規、委託、起訴等方式催繳上來一部分陳欠物業費，但是截至2023年11月，仍然有300多戶業主有陳欠物業費。我們對此有四點顧慮：
1、300戶陳欠物業費如果全部由律師進行催繳，律師是否有足夠多的精力應對；
2、每一筆金額不是很大，絕大多數每筆都在一萬元以下，律師是否願意接這些案子；
3、物管僱傭律師的費用支出相對來說也是乙個不小的數字；
4、如果全部以起訴方式，法院的受理數量太大，這樣做的結果將可能會對小區和諧穩定產生不良影響。
因此，我們發揮律師函的功能和借助律師法律知識的幫助，由收費員代替律師送達律師函催繳。2023年12月份，管理處統一策劃，先爭取公司支援，與律師事務所的律師合作，具體組織六名收費員使用律師函催繳陳欠物業費。我們集中進行乙個月催繳，先後三次使用300
多份律師函，共收上75戶陳欠物業費27萬多元，其中有些是2001、2002、2003、2023年的物業費。六名收費員中最多的乙個收到8萬多元，最少的乙個也收到2萬多元。
使用律師函催繳陳欠物業費的作用
可以獲得更多的陳欠物業費的資訊
陳欠物業費的特點是時間長、原因複雜多樣。在常規催繳陳欠物業費的過程中，業主或物業使用人經常會隱瞞很多資訊。接到律師函後，業主或物業使用人一般能夠提供更多的資訊，諸如：
1、物業產權人與使用人之間的租賃合同中雙方約定的權利和義務的具體內容；
2、房屋經過多次產權交易後，交物業費的可能是新業主，也可能是物業使用人，還可能是原來的業主。比如乙個車庫經過開發商抵押給商業銀行再拍賣給乙個業主的過程，當向新業主催繳陳欠物業費時，他只想交自己購買後的那部分物業費，根據收費員掌握的資訊，應該由他承擔以往的費用，當收費員把律師函送達後，他迫於壓力承認了是由自己承擔以往的債務，於是收費員上門一下子收上來10年陳欠的物業費9,800多元。
重新劃分欠費業主型別，為起訴做好準備
我們對接到律師函後的業主進行再次分類：第一類能夠通過律師函催繳上來物業費的；第二類產權變更過戶前的物業費可能是死費的；第三類房屋空置找不到業主的；第四類必須通過起訴的方式才能交上的；第五類確實經濟困難交不起的；第六類與物業服務企業有相關利益或利害關係單位領導或相關人員暫時不宜起訴的。對於使用律師函催繳不上來的應該根據實際情況，選擇其中的大部分業主分批進行起訴，形成律師函與起訴的良性迴圈。
轉變陳欠物業費業主的態度
業主通常會避而不見或找各種理由拒絕交納陳欠物業費，而且態度還很強硬，收費員往往是生了一肚子氣，還一分錢沒有收到。律師函具有一定的心理強制功能，一封潤色加工後的律師函能夠使對方迫於法律的嚴肅性而產生恐慌。律師函可以借律師事務所之招牌和律師的職業形象，以法律的名義將物管公司要起訴的強勢態度進行放大式的傳達。
接到律師函後絕大多數業主的態度來了一百八十度大轉彎，主動與收費員或與管理人員溝通協商。
改變收費催繳流程
這有利於讓陳欠物業費業主形成良性的繳費習慣。我們使用律師函催繳陳欠物業費，增加了送達律師函和日後起訴內容，改變了原來的催繳流程：目前是以公司委託律師事務所為起訴業主的角色，收費員扮演的是業主和律師之間的中間溝通角色。
這樣收費員可以有很大的發揮空間來反覆催繳。我們經過努力把陳欠的物業費催繳上來後，當年和次年的物業費相對來說要容易收，而且更容易促使業主形成日後良好的繳費習慣。
使用律師函催繳陳欠物業費的經驗
多方配合系統使用律師函
公司、分公司、管理處經理、收費員、客服人員等內部組織、人員之間與外部律師事務所指定的律師之間默契配合，共同應對陳欠物業費的業主。管理處這個層面是使用律師函催繳流程的核心。我們先爭取公司層面的支援，使公司層面同意使用律師函，之後就是與律師進行配合，起草好律師函；再之後就是有組織有計畫推進，比如可以以會戰的方式，集中發放一批律師函，製造出一定聲勢，讓欠費的業主知道很快就要集中進行起訴；最後需要與各方協調溝通配合，比如收到律師函的業主一般會給管理處經理、律師、收費員、服務中心打**詢問情況，這就需要各方面共同應對，而後與業主的現場商談往往需要反覆幾次溝通與交鋒，才能催繳成功。
使用律師函針對的物件及使用的數量、頻次、時機
針對的物件：原則上是對所有拖欠物業費的業主，但是側重在多年陳欠物業費的業主；一般選擇陳欠三年以上金額較大的。但是也有例外，如有一次，收費員在收物業費時有個別業主只欠二年物業費，而在交費時猶豫不決時，收費員靈活地把一張律師函送上去，很快物業費就交了上來。
大的商鋪業主包括只有一年陳欠但是物業費的金額比較大，而且經過多次交鋒之後仍然拒絕交納物業費，也可以使用。
使用的數量：律師函在筆者所服務的公司也曾經使用過，由於使用區域的業主繳費能力相對弱和使用的數量少，沒有起到多大作用，因此棄之不用。而此次之所以能出效果，其原因包括業主繳費能力較強和發放的數量大。
我們的經驗是使用律師函真正能催繳上來的陳欠的物業費數量佔發放總數的25%左右，因此發放的數量應當盡可能大一些。
使用頻次：一次使用的數量太多，從**應對到現場溝通交鋒談判，管理處經理和收費員還有律師時間和精力都不夠，效果不好。為了能夠從容應對，我們採用了分批的方式，比如第一次發放30張，見到初步效果後，第二次擴大到100張,第三次發放170張。
把握使用時機：借助收費旺季之力效果會更好，以公司在管大慶龍苑專案的物業費為例，一般進入九月以後才逐漸進入收費的旺季，我們就是在此時使用律師函催繳取得了較好的效果；如果在收費淡季使用可能會改變業主的繳費習慣，但不一定馬上收到效果。還有，無論什麼時間進行，都要給陳欠物業費的業主留有乙個充足的交費時間。
催繳效果存在時間滯延性
從2023年12月初我們開始分批使用律師函，以下是五周收取陳欠物業費的統計。第一周（12月8日）收上陳欠物業費1.1萬元，第二週（12月13日）收上陳欠物業費5.
4萬元，第三週（12月22日）收上陳欠物業費7.6萬元，第四周（12月29日）收上陳欠物業費6.3萬元，第五周（1月5日）收上陳欠物業費6.
6萬元。
分析上述周統計的情況，我們認為使用律師函催繳陳欠物業費存在時間滯延性，這主要是由於有的業主曾經被起訴過、有的業主害怕被起訴、有的業主法律意識較強、有的業主是出門多日回來後才發現了律師函、有相當數量的業主在觀望和試探物管公司的決心和態度等多種原因。這些複雜多樣的原因造成了催繳效果逐漸顯現，只有極少業主一二天就來交的，大多數業主是二三個星期後來交的、還有乙個多月以後才來交、有兩個在次年的3月份和5月份交，時間持續比較長，
因此收費員要有足夠的耐心進行反覆催繳。
律師函與收費員的法律知識、收費經驗相結合
收費員使用律師函成功收取陳欠費的多少，與收費員掌握的法律知識及收費經驗也有一定關係。
律師函範本
律師事務所 律師函 2012 滬 律函字001號 致 公司 位址 省 市 區 路 弄 號 室 自 律師事務所 時間 2012年1月6日 關於 立即足額償還 公司貨款的函告 律師事務所接受 公司的委託，就貴公司拖欠 貨款事宜，根據當事人陳述，並且經過我所主辦律師對上述情況進行的核實和調查，現正式函告如...
催款律師函
先生 我們收到並審查了 先生提交的下列材料 1 書寫的欠 先生人民幣 萬元的欠條一張 2 欠條形成的原因證明 依據 先生的陳述及我們對上述材料的審查，我們初步認定如下事實 1 於年月日親筆寫下欠 人民幣 的欠條一張 2 截止目前為止，並未按照欠條約定，向 歸還拖欠的人民幣 元整。根據前述認定的事實，...
律師函示本
致 李 李 李 遼寧安融律師事務所接受張 先生之委託，就其與您三位之間的房屋租賃合同糾紛相關事宜，特向三位致此律師函。經查，張 先生 以下簡稱甲方 與您三位 以下簡稱乙方 於2009年10月簽訂 租賃協議書 約定 甲方將 大連市沙河口 房屋及經營設施 裝置租賃給乙方，租賃期限至2013年9月底，年租...