案例：張先生在某公司做財務，公司對於加班流程有規定：提倡在標準工作時間完成工作，不提倡加班，如因工作需要，確要加班的，員工須向上級書面提交加班申請，經同意後方可加班。
張先生每月提交財務報表的前幾天，工作繁多而且時間緊迫，為了及時完成報表工作，張先生就在下班後加班，但他覺得每次加班都提交申請報告麻煩，而且加班的原因的確也是為了工作，上級也都知道的，加上考勤卡上也有加班時間的記錄，因此，從沒有書面申請過。
三年後，張先生合同期滿，公司未與他續簽勞動合同，張先生不滿，就申請勞動仲裁，要求公司支付三年來的加班工資。
本期問題：
1、每月存在幾天必然的加班，員工是否還需要報批，未經報批的加班是否有效？
2、關於加班的舉證責任，應如何劃分？
3、員工可以主張多長時間的加班工資？
4、用人單位應如何管理加班，以避免風險？
1、每月存在幾天必然的加班，員工是否還需要報批，未經報批的加班是否有效？
加班審批制度，是指除了企業安排加班外，員工由於工作原因需要加班的，必須提前填寫加班申請單，經過相關負責人批准後方可加班的一種嚴格控制加班的管理制度。實行加班審批制度的目的在於督促員工有效提高工作效率，防止員工磨洋工蹭班以控制員工惡意加班。在企業有加班審批制度的一般情況下，員工正常時間無法完成正常工作任務想加班則應當事先取得企業的審批，否則將不會認定為加班。
在實踐中存在爭議的是，如果員工在正常工作時間內無法完成了企業短期集中、非正常安排的大量工作任務，而延長工作時間以完成工作成為必要，那麼在這種情形下，員工沒有按照加班審批制度進行申請，能否認定為加班。對此，實踐中形成了截然相反的兩種觀點，一種觀點認為，從公正角度講，應當認定為員工加班。如果機械地從法理角度理解加班審批制度，員工自願加班未經企業審批不認定加班，有違實質正義。
另外一種觀點則認為，加班，應該是用人單位發出指令，勞動者接受並服從而進行的工作。勞動者每天自覺延長工作時間，並非企業對勞動者的要求，因此，即使勞動者在法定工作時間外工作的，也不能夠認定為加班。筆者更傾向於第二種觀點，員工沒有經過相關的審批程式進行自願加班的，即使考勤記錄顯示出在勞動者離開單位與達到單位之間的時間差超過法定工作時間，只能夠認定勞動者在這段時間內是在公司內，而無法表明超過法定標準的這段時間是在加班。
筆者認為，正如上所述，本案中張先生的情況不能認定為加班。
2、關於加班的舉證責任，應如何劃分？
根據《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（三）》第九條，勞動者主張加班費的，應當就加班事實的存在承擔舉證責任。但勞動者有證據證明用人單位掌握加班事實存在的證據，用人單位不提供的，由用人單位承擔不利後果。也就是說，在加班的舉證責任分配上，基本原則是誰主張誰舉證，勞動者主張加班，應當承擔基本的或初步的舉證責任證明加班事實存在。
但如果勞動者能夠舉證加班事實的相關證據由用人單位持有的，如單位持有加班記錄、審批單等證據，再適用舉證責任倒置的原則由用人單位向勞動仲裁委或法院提供加班的證據，用人單位如果不提供的，則由用人單位需要承擔舉證不利的法律後果，即勞動者的主張成立。
3、員工可以主張多長時間的加班工資？
關於勞動者能夠主張多少時間的加班工資，素來有爭議，實踐中形成了三種不同的觀點。
一種觀點認為，勞動者可以主張一年以內的加班工資。這種觀點的主要依據是，《勞動者爭議調解仲裁法》第二十七條。《勞動爭議條調解仲裁法》第二十七條規定了兩種時效，即一年的一般時效以及追索勞動報酬的特殊時效。
主張勞動者只可以主張一年以內的加班工資的觀點的主要依據就在於加班工資不屬於一般勞動報酬，因此適用勞動爭議仲裁的一般時效(即一年)。
第二種觀點認為，勞動者主張加班工資的時間不受期限限制，即如果勞動者能夠提供充分有效的證據證明加班事實的存在，其請求就能夠得到法律保護。這種觀點的依據也是《勞動爭議調解仲裁法》第二十七條，這種觀點認為，加班工資爭議完全適用追索勞動報酬的特殊時效。（即如果是在勞動關係存續期間，用人單位拖欠勞動者加班工資的，則勞動者可以隨時向勞動爭議仲裁部門提起仲裁，要求用人單位支付加班工資，不受一年時效的限制；其次，如果是勞動關係已經結束之後，那麼勞動者向勞動爭議仲裁部門要求用人單位支付加班工資，則必須在一年內提出。
）2023年，北京曾經出現了支援10年加班費的判例。
第三種觀點認為，勞動者可以主張兩年以內的加班工資，超過兩年的部分勞動者已無實體權利。這種觀點的主要依據在兩點：（1）加班工資屬於勞動報酬，追索加班工資的時效適用勞動報酬的特殊時效；（2）用人單位具有儲存勞動者兩年工資發放記錄的義務。
《工資支付暫行規定》第六條規定「用人單位必須書面記錄支付勞動者工資的數額、時間、領取者的姓名以及簽字，並儲存兩年以上備查。」也就是說，對於用人單位拖欠加班費的勞動報酬的案件，用人單位負有對勞動者主張權利之日前兩年的考勤、工資支付等方面的舉證義務，因此，如果勞動者提出了加班費主張，即使未提供有效的證據，勞動爭議仲裁委員會和法院也可以責令用人單位提供主張權利之日前兩年的相關憑證，用人單位未按法院要求提供的，視為舉證不能，法院可依法作出判決。不過，勞動爭議仲裁委員會和法院也只是就兩年內的加班情況進行審理，超過兩年部分，因勞動者已無實體上的主張權利而不進行審理。
對於上述三種觀點，筆者更傾向於第三種，法律對用人單位儲存工資發放記錄的期限只有兩年，超過兩年的部分，勞動爭議委員會和法院一般都不予審理。
4、用人單位應如何管理加班，以避免風險？
對於企業如何做好加班管理，以最大限度地降低法律風險，筆者做如下四點建議：
（1）建立加班審批制度。加班審批制度可以降低法律風險，但加班審批制度的設計應當科學合理，不應變成吞噬員工加班的妖法，更重要的是加班審批制度必須事先告知員工，並讓員工簽收，最佳的告知方式就是勞資雙方在勞動合同中予以約定。對員工申**班的理由，結合企業工作安排情況嚴格審核：
對正常工作時間無法完成應當完成的正常工作量的加班申請，盡量不予批准；對工作量大確實無法在正常工作時間完成的加班申請，可以批准。
（2）盡量安排調休。在員工有累計加班工時的情況下，企業應盡量選擇調休以對沖加班費的支付。建立加班調休申請制度，給予員工選擇調休的權利。
（3）企業對符合條件的崗位申請綜合計算工時制和不定時工時制。綜合計算工時制和不定時工時制這兩種工時制可以安排員工集中工作、集中休息，繞開標準工時制對工作時間的嚴苛規定，兩種特殊工時制有利於控制加班成本。
（4）約定加班工資計算基數。我國部分地區的地方性規定允許勞資雙方約定加班工資的計算基數，將加班工資的計算基數做限定後，即使勞動者確實存有加班的話，由於計算基數降低，因此總的加班費金額也會隨之降低。在上海等地，勞資雙方約定的加班工資計算基數只要不得於最低工資標準就可以獲得法律的支援。
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