規劃建設檔案室的基本原則

2021-03-03 20:32:53 字數 2040 閱讀 4871

規劃建設檔案室、檔案庫房的應從以下幾點進行考慮:

檔案室的設施的基本原則;

檔案用房建築的選擇;

檔案室的消防、安全防範措施;

檔案室消防全安裝置配置以及檔案裝具選擇,根據以上幾點規劃檔案室。

一、檔案室的設施基本原則

首先應當根據檔案室的具體情況,作出包括檔案用房、檔案密集架、溫度控制、濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉以及計算機網路等裝置進行考量.

應從企業自身的實際出發,將檔案室內需要維護的檔案最大限度的維護檔案的完整、安全、以及便利取捨檔案.什麼是維護檔案的完整,是指在保持檔案內容和形式的郵寄聯絡和完整的同時做到檔案材料不缺少,不遺漏,不分割。什麼是維護檔案的安全,是指保證最低限度的不發生火災、水浸、霉變、鼠害等損毀檔案事件的同時防止檔案內容外洩。

什麼是便利取捨檔案,是指在利用現代化管理手段,提高檔案檢索以及利用率的同時保護檔案安全等裝置.

二、檔案室的用房建築

在企業單位選擇檔案室時,應將檔案使用者、檔案櫃納入計畫當中,檔案用房建築要將遵循安全保密、合理布局、科學適用為基本原則。

合理布局檔案室做到「三分開」即:檔案儲存室、檔案管理室、檔案閱覽室三者相互分開,並且要從檔案年限進行考慮,一般企業單位將十年檔案容納量作為檔案儲存量,不常取閱的檔案放置在較裡面的位置常用檔案放置在前面做到訪問方便,布置合理。

檔案室、檔案庫房的朝向應以東南減少太陽直接照射的房間為宜,且要具有防潮,隔熱等功能。可選擇範圍內時盡量不用地下室或建築頂層做檔案庫房。

檔案室要遠離易燃、易爆場所。不要緊鄰衛生間等潮濕、且有汙染源等

以檔案密集架為裝具時檔案室不低於2.7m的高度。檔案室的室內地面應高出室外地面10-20cm水平高度,以防室外溢水進入室內,

檔案室應選擇應當具有防火門、防盜門等設施,

檔案室地面以及牆體、天花板應光潔、平整、不易生塵

以密集櫃、密集架為檔案裝具時.檔案室地面承重不得低於500kg/㎡。

檔案室需貼有如「嚴禁吸菸」「嚴禁煙火」等警示標牌。

三、檔案室安全防範

健全的檔案管理制度,並定期進行安全檢查。每年對所有儲存的檔案進行清點核對.

每日做好衛生保潔工作和房間內溫濕度控制.

檔案室應配備消防器材並定期檢查使用裝態在有效期前必須即時更換,檔案室內配備的滅火器材必須採用乾粉或者氣體滅火為滅水源已到保質期應及時更換。

檔案庫房內嚴禁擺放易燃易爆等物品

應定期對檔案密集架、檔案密集櫃等使用狀態檢查,發現問題及時通知廠家進行維修更換。

線路鋪設必須為暗線,且根據要求選用線材;開關、插座必須符合安全要求

檔案櫥具擺放應與窗戶垂直。

檔案庫房窗戶要有紅黑兩色窗簾,避免陽光直射檔案。

檔案庫房要及時投放防蟲藥物,推薦使用電子殺蟲儀。

檔案室禁止存放食物,要安置一定數量的防鼠盒,及時投放滅鼠藥物。

防磁輻射:對錄音、錄影、唱片、光碟、軟盤等磁記錄檔案,建議配備防磁櫃,要定期進行安全質量檢查。

開向室外的門窗宜設定紗門、紗窗,外窗應具有較好的防塵功能,定期打掃室內衛生,清洗防塵網。

四、檔案室裝置以及裝具選購

針對新建檔案室應選購符合國家標準,且適合企業單位情況的檔案檔案裝具便檔案密集架需符合da/t7-92、gb/t13667.3-2003《手動密集架技術條件》等,檔案資料多時可選用檔案密集架,檔案少時用檔案櫃就可以滿足要求。需要防磁的資料如:

u盤、磁碟、光碟等需採購防磁櫃進行保管。配備溫濕度控制器以及相應裝置如「去濕機、加濕器」等也是標準檔案室不積極缺少的裝置。

應配備檔案專用的計算機、掃瞄器、印表機、影印機、網路儲存裝置.

檔案密集架設計應適合常規的檔案盒放置。檔案密集架裝具高度不應高於2.5m,檔案密集櫃內分層數不應多於6層.

檔案密集架內放置的檔案盒盡量選擇難燃燒的材質.檔案密集櫃應符合國家標準

針對檔案的安全性和重要性,選擇不同的檔案密集櫃裝具,如重要的檔案可選擇全封閉式檔案密集櫃、部分安全性要求較低的檔案可選擇半封閉是檔案密集架、或者普通檔案密集架.

檔案密集櫃、檔案密集架:根據消防法規定,逃生通道不得低於1m,檔案密集櫃開合間距不得低於0.8m.檔案密集架頂部距離房頂高度不得低於0.5m.

出自遠大保險裝置實業集團(惠州)****

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