學習導航
通過學習本課程，你將能夠：
● 掌握崗位職責界定的常用技巧；
● 了解如何撰寫崗位職責說明；
● 洞悉將日常任務轉化為職責的途徑；
● 學會進行職責描述的方法。
一、職責界定常規技巧
崗位職責描述工作的常規技巧主要有四個：
1.描述崗位的工作成果
在進行崗位職責描述時，描述的應該是工作成果而非工作過程。
比如，企業人力資源部經理的崗位職責，應該是「組織人力資源規劃，確保企業人力資源工作有計畫展開」，而非「具體編寫就業指導書，規定人力資源工作的開展步驟」。
2.描述單獨的、不同的最終結果
任何乙個崗位的職責說明描述的都是單獨的、不同的最終工作結果，即崗位職責不能有交叉和重疊。
3.崗位職責沒有時限，崗位變，職責不變
崗位的職責是沒有時限的，因此不要把臨時性的工作任務寫入崗位職責。
4.崗位說明不超過8項
每個崗位的職責說明一般不超過8項。
崗位職責描述不是撰寫工作流程說明書，無需長篇累牘羅列具體操作步驟，而是要通過言簡意賅的描述，讓人對崗位的最終職責一目了然。
二、崗位說明書中的職責說明撰寫技巧
在崗位說明書中，描述職責時一般採用兩種固定句型：
1.總是起始於動詞
總是起始於動詞的句型，其基本結構為：動詞+物件/目的、結果。
以人力資源部經理的職位為例，其職責應描述為：組織（動詞）公司人力資源規劃工作（物件），確保人力資源工作與公司年度經營計畫相匹配（結果）。
2.依據職責實施的前提依據
依據職責實施的前提依據的句型，其基本結構為：依據職責實施的前提依據，動詞+物件/目的，結果。
這種句型常在前提依據必須要闡述的情況下使用。比如，某企業在制定司機崗位職責時，發現除所有司機都需承擔的工作外，還有一項駕照年檢工作，由於此項工作每年會由不同的人負責，因此，該企業在對這項職責的描述時加上了「根據上級安排」。
三、如何將日常任務轉化為職責
每個崗位都有著千頭萬緒的日常工作，因此，企業在描述崗位職責時要善於總結，將日常任務轉化為職責。
1.同樣的產出只為乙個產出結果
崗位所有日常工作都是為了實現最終的崗位責任目標，即同樣的產出只為乙個產出結果，據此可以把日常工作職責合併成崗位職責。
比如，某企業招聘經理時有接收記錄辭職信、確定空缺崗位和每週更新空缺崗位三項日常工作任務，這三項產出全是為了同乙個產出結果——便於報聘和行使人事職能，因此該企業將該招聘經理的三項日常工作合併，總結成一項崗位職責，即「保管空缺崗位表，便於進行報聘及行使其他人事職能。」
在崗位職責描述中，對於產出結果的描述非常重要，它是企業績效考核的重要依據。
2.句型的表述不超過8條
崗位說明書的內容一般不超過8條，為了同一產出結果的日常工作可合併進行描述。
3.職責描述中常用動詞的使用方法
崗位職責描述需要使用動詞。
崗位不同，使用的動詞也不同：對企業高管的職責描述，多使用「批准」、「指導」、「授權」、「建立」、「制定」、「規劃」、「決定」、「準備」、「發展」等動詞；對企業中層管理者的職責描述，多使用「達成」、「增進」、「評估」、「建立」、「贏得」等動詞；對於那些具有專業性和涉及資源管理的崗位，「分析」、「辨明」、「鑑別」、「界定」等動詞更適用。
需注意的是，進行崗位職責描述時，應避免使用「負責」、「管理」這類表述模糊的動詞。因為同一職責可能會涉及多個部門或多個崗位，使用模糊性的詞語容易造成職責不明或職責的主次不分。
四、如何運用職能分解法進行職責描述
描述崗位職責，還可使用職能分解法，即將部門職責和崗位職責有效聯動。
表1是某企業人力資源管理部門的崗位職責描述。
表1 某企業崗位職責描述
在表1中，「部門職能」一欄列出了部門所有工作職責，「部門職能」右側列出的是部門所有工作崗位，中間部分分別用不同的動詞界定出了每一項部門職責分配到各個崗位的情況。這是對部門職責的一級分解，接下來還可以將分解出來的一級職能進行二級分解。以此類推，將部門職責分解到最細微，也就得到了崗位說明書的內容。
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