第一章公文的概念與分類
概念：公文即公務文書，是黨政機關、企事業單位以及群眾團體在公務活動中形成並固定使用的一種具有特定格式的文書材料。（對公文基本含義的理解）
判別要件：最基本的條件是「公務活動」。公務活動所指的範圍是很廣泛的，小到居民小組研究胡同的清掃，大到中共**制定方針政策，凡處理國家、集體公共事務的活動，都屬於公務活動。
只有在公務活動中形成並使用的應用文，才叫公文；離開了公務活動，就不成其為公文了。
《國家行政機關公文處理辦法》中指出了公務活動的七個方面內容：「傳達貫徹黨和國家方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗。除此之外，公文的其他幾個必備條件是：
第一，公文的作者必須是法定的機關、團體、企事業單位，即一切合法存在的組織。
第二，公文要有固定使用的特點。
第三，公文有特定的格式。
公文的分類
1、公文的地位：法定公文和非法定公文
2、公文使用範圍：通用公文和專用公文
3、公文的作用：指揮類、知照類、報請類、規範類、其他類別
4、行文方向：上行、下行、平行
5、行文關係：內部、對外、收入、發出、公布
6、內容繁簡：單一檔案、綜合檔案
7、制發機關性質：黨內公文、行政公文、群眾團體公文
8、辦理時間的要求：特急、緊急、常規
9、機密程度：絕密、機密、秘密、普通
按公文的作用分
指揮類公文，如命令（令）、指示等；
知照類公文，如公告、通告、通知等；
報（提）請類公文，如議案報告、請示；
規範類公文，如章程、條例、辦法等；
記錄類公文，如總結、記錄、紀要等；
聯絡類公文，如介紹信、函等；會務類公文，如開幕詞、閉幕詞、演講稿等；
契約類公文，如合同、協議書；書信類公文，如祝詞、賀詞、感謝信等等。
按行文方向
上行文，是指下級機關或其職能部門向上級領導機關或上級業務主管部門傳送的公文。如：報告、請示等
下行文，是指上級領導機關向其下級機關、上級業務主管部門向對口的下級業務部門傳送的公文。如：命令、決定、公告、通知、批覆等
平行文，是指同級機關或不相隸屬機關之間傳送的公文。如：函、議案等，有時通知也可用作平行文
按行文關係和具體作用
內部檔案，即黨政機關、社會團體及企事業內部使用的檔案。
對外檔案，即為了完成自己職責範圍內的任務，在與上下級有關機關進行聯絡中製發的檔案。
收入檔案，即主管上級、所屬下級單位及其他外部單位發來的檔案。
發出檔案，即本機關、單位向外發出的檔案。
公布檔案，即向人民群眾傳達或通過報紙、電台、電視台向國內外公開宣布的檔案。
公文的行文關係
一、行文關係，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關係和業務關係在公文執行中的體現。機關部門、單位之間的相互關係，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關係，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關係，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關係。行文關係是根據行文單位各處的隸屬關係和職權範圍確定的
二、建立正確的行文關係，遵守必要的行文規則，有助於機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止「公文旅行」，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關係，規定和約束了公文按照一定的方向執行，通稱為行文方向。行文方向是行文關係的反映。
行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關係和工作需要，可以採取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。
三、遵照以下規則：按照職權範圍行文、按隸屬關係行文、一般應當逐級行文等。
四、行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時註明。
第二章公文的特點和作用
一是公文的特點：法定性、政策性、真實性、規範性、實用性、時效性。
二是公文的作用：公文的領導、指導、規範、聯絡、憑證、備考作用。
公文的特點
一、從公文寫作者方面看，其特點有：
1、公文有法定的寫作者；2、寫作的受命性
二、從公文的效力方面看，其特點有：
1、權威性與約束力；2、實用性與時效性
三、從公文製作方面看，其特點有：
公文的格式是規範化的，可分為頁面格式和寫作格式。
四、從公文內容方面看，其特點有：
公文的內容總體上，可分為事由和事項兩大結構。
五、從公文語言看，其特點有：
定性定量；莊重嚴謹；簡潔明晰。
概括公文寫作的特點
（1）被動寫作，遵命性強；（2）物件明確，針對性強；（3）集思廣益，群體性強；
（4）決策之作，政策性強；（5）急迫之作，時限性強；（6）講究格式，規範性強。
第三章公文的要素
公文的主旨
概念：公文主旨，是指公文撰寫者在傳達政策、發布指令、周知事項、匯報工作、總結經驗、交流資訊時，通過所擬公文表達出來的基本精神、基本觀點。簡單地說就是指一篇公文所表達的中心思想或基本觀點。
公文主旨應當包括：1.解決現實問題的意見、要求、辦法等。2.公文所述事物或事件的背景。3.公文的寫作目的。
公文主旨必須明晰、正確、深刻、集中。
主旨的表現方法 ：表現原則是明白顯露、直陳其旨 ，主旨句的表現方法，大體說來有以下幾種——題目明旨 ；開宗明旨 ；片言居要 ；一線貫穿 。
公文主旨在公文中的作用
首先，公文的主旨決定著材料的取捨；其次，公文的主旨支配總結構的安排；再次，公文的主旨限定著語言的風格；最後，公文的主旨制約著表達方式的運用。
公文的材料選擇：1.選擇材料必須緊扣主旨2.選擇材料必須真實3.選擇材料必須典型4.選擇材料必須新穎5.選擇材料必須收到文體和篇幅的限制
公文的常用用語
開頭語式：常用「茲、按照、根據、為了」等領起句子。
承啟語式：如由事由文字向事項文字的過渡語式為此，特制定如下（通知、規定等）……」。
結尾用語：如請示用「以上請示當否，請批示」等，函用「特此函告」、「專此函達」等，通告用「特此通告」等。
經辦語式：如「業經、茲經、已經」等。
引敘語式：常用「驚悉、近悉」等。
期請語式：常用「擬請、報請、懇請」等。
徵詢語式：常用「當否、妥否、可否」等。
專用語式：常用「批轉、**」等
公文的語言
1.公文語言風格特點：準確、簡練、樸實、莊重、文采
2.公文詞彙特點：同義詞的擇優選用、詞彙感**彩的把握、介詞短語的大量使用、文言詞彙的使用、簡稱的使用、使用規範詞語和公文專用語。
3.公文句式選用：長句和短句、整句和散句、雙重否定句。
公文修辭原則：修辭要切合文章表達目的；修辭必須切合語境；修辭必須切合文章語體特點。
公文修辭的範圍有三種情況：一是詞語修辭，側重於詞語的選擇錘煉；二是句段修辭，側重於句式的選用和語段的安排；三是篇章修辭，側重標題、開頭、布局、層次、過渡、照應、結尾等的設計。
辭格的運用：綜合、引用、釋語、換算、聯用、節省、互文、仿詞、比喻、對偶、排比、層遞。
第四章公文的結構及其表達方式
公文的組織結構（謀篇布局）
1、層次：縱向（時間推移、事物發展、層遞關係）橫向（條款式、塊塊式、） 縱橫交錯式
2、段落：專一性、完整性
3、開頭：概述式、目的式、根據式等
4、結尾：提出希望，發出號召、前後照應，揭示主旨、表明意見，提出建議、補充說明相關問題、專用詞語，約定俗成。
5、過渡：自然過渡、過渡詞語、過渡句段。
6、照應：首尾、文題、文中。
公文寫作的表達方式
表達方式是指在寫作中運用語言的方法和手段，是辨別文章體裁的重要標誌；公文寫作中經常用到的表達方式：
一、記敘也叫敘述，它是一種記人敘事並陳述其來龍去脈的表達方式。記敘在公文中用得比較廣泛。一般說來，除計畫性、規範性和指令性文體不採用或少採用外，其他的文種多以記敘為基礎。
記敘的方法：順敘、倒敘、插敘、散敘、補敘等。
公文寫作對敘述的要求：公文寫作以順敘為多；公文中的敘述以概述為主。
思考：報告、請示、通報等文種側重於用哪種公文寫作表達方式？記敘、描寫、議論還是說明？
二、描寫就是用生動形象的語言，對人物、事物、事理、環境、場面等進行具體刻畫，從而喚起人們形象的記憶，給讀者以深刻的感受。公文中的描寫一般用於調查報告、總結、講話稿等極少數文種中，並且與主旨表達關係十分密切時才出現。
描寫的方法：白描、細描、直接描寫和間接描寫等。
公文寫作對描寫的要求：公文中描寫要求嚴格按照客觀現實的原貌進行實錄；公文中描寫多採用直接的白描手法；公文中的描寫多結合敘述進行區域性的描寫；公文中的描寫往往與比喻相結合。
三、抒情：人皆有情，或喜或怒，或愛或憎，或取或棄，或反對或贊成等等，如果作者的這些感情用明確的文字表現出來，就要採用抒情的表達方式。
抒情的方法：抒情可分為直接抒情就是直接抒發作者的思想感情；間接抒情就是借事抒情，借理抒情，借景抒情等等，它們是通過敘述、議論、描寫抒發事情的。
公文寫作對抒情的要求：公文寫作是十分嚴肅的，只是在適當的時候、適當的地方，運用一些具有感**彩的句子。1、在講話稿結尾處，可用幾句簡短的話語抒發感情，以鼓舞士氣；2、調查報告中，多在擺事實的基礎上通過講道理的方式進行抒情；3、公文中的抒情多採用即事抒情，就是作者因事而動情，把感情融入敘事之中；4、公文抒情是如實的、直接的、具有強烈的客觀性。
四、說明是理解事物，剖析事理的一種表達方法。物件不同，說明的重點和說明的層次便不同。說明實體事物時，一般要注意空間的位置、注意事物的表、裡、大、小、上、下、左、右、東、西、南、北、前、後、來、去的位置和方向；說明抽象事理時，重在闡釋概念、特點、**、結構、種類、異同、比較、聯絡和功能等。
公文中的說明要言簡意賅，講究科學，尊重客觀。
說明的方法有很多種，如詮釋說明、分類說明、比較說明、舉例說明、數字說明、定義說明、分析說明、比喻說明、圖表說明等等。
公文的說明的要求：在公文中，使用說明的情況大約有以下幾種——解說概念的本質、特點；確定概念的外延和事物的範圍；劃分出事物的類別；說明開展公務活動的手段；說明製文機關的意見、要求、觀點。
五、議論是議事論理、辨明是非、以理服人的一種表達方式。公文中的議論在運用概念、判斷、推理來闡明事物的內在聯絡，揭示事物的本質和規律時，一般不做理論上的剖析和見解上的爭鳴，不做多方面、多層次、多角度的完整性的論證，往往是抓信要害、直截了當、一語破的。
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