如何有效地組織會議
【本講要點】
會議的必要性
會議的準備
會議的進行
會議的結束
在工作中，最常見的就是開會，而開會在人們心目中又往往是浪費時間的代名詞。那麼怎樣的會議才算成功？
◆在最短的時間內達到會議目的。
如果你將組織一次會議，你如何才能有效地組織一次成功的會議呢？主持成功會議有十個要素。這些要素是：
什麼情況下有必要開會，什麼情況下沒必要開會，開會的人選如何確定，開會的議程怎麼去準備，會前怎麼準備，會議怎麼開始，會議中如何去遵守時間，如何主持及控制會議，會議的總結及會議記錄。
會議的必要性
什麼情況下有必要開會
開會開得好是一種效率，開得不好就是浪費時間。因此首先應確定哪些情況下必須開會。
◆需要通過討論來獲得最佳的決策，需要開會。
◆需要聽取多方面的意見，獲得別人的支援需要開會。
◆需要聽取不同的意見，達成共識，共同完成某項工作需要開會。
◆傳遞會議的內容複雜但是很重要，要求所有的人都要正確理解的需要開會。
◆身體語言和口頭表達在傳遞資訊中起著重要的作用，可以激勵士氣。例如保險公司，有乙個層會，層會必須通過語言的表達，通過身體語言的動作激勵士氣。這種情況也要開會。
◆匯報專案的進度，協調多方的合作需要開會。
什麼情況下沒必要開會
開會需要花費，需要人的時間和精力，每次召開會議之前應該仔細地考慮，是否有必要開會，有沒有其他的方式可以比開會更有效。以下的情形就沒必要開會：
◆傳遞一般資訊給許多人，你可以用電子郵件分發。
◆已經有例會了，你可以安排在例會上討論。
◆資料未收集齊備或者起決定作用的人無法參加，不用開會。
◆你是決策的人，並且你應該知道，讓其他人來參加可能會把事情複雜化，並且拖延時間。這種情況下，也不必開會。
會議的準備
與會人選的確定
如果會議必須開，誰來開會，要看與會者是否能夠符合以下要求：
◆會議決策的執行者或者會議決策的參與者
◆與會主題相關的專業人士能不能到場
◆開會時提供特定諮詢的人
【案例】
如果今天要開乙個新產品發布會，參加會議的人有哪些？決策者可能是總經理，可能是比總經理更高職務的董事。新產品開發的發布會，開發部的人是不是要參加？
開發部的主管要參加嗎？銷售部要不要參加？採購部相關原料的採購是不是屬於相關人員要不要參加？
同時開會時提供特定諮詢的人，是不是也要參加?
乙個會議確定合適的人選很重要，跟這個會有關的或者參與決策的，或者是有協調部門的，有特定諮詢的人，你都要去考慮。會議的效果和與會者人選是否合適是非常相關的。如果剛才乙個產品發布會採購部的人不在，這個原料在製造的過程中，可能會影響到**，或者說這個原料可能要進口或者現在可能是不好得到，因此產品定價就會稍微高一點。
如果採購部的人不在，他怎麼知道這個**呢？市場部怎麼來定價呢？所以會議的效果與參會者緊密相關。
人數方面呢？如果人數多的話，就要考慮是否所有人都需要從頭到尾參加，有的會議是列席，也可在某個階段參加，提供意見以後就可以離開，或者只參加相關的議題。
準備會議的議程
寫明會議開始時間和結束時間：
◆給每一項議題分配時間，時間以分鐘來計算。
◆會議的議程應具備的內容：日期、開會的時間、地點、開始時間、結束時間、會議的主題。
◆議程應該事先發出，以便各部門提前準備。
【自檢】
請填寫會議議程表。
會前準備
(1)提前通知與會者需要準備的內容，並分發會議議程。
(2)預定會議室，包括會議室的環境，有多少人參加準備多少椅子，需不需要擺姓名牌、茶水等等，這好像都很簡單，可是稍微有一點疏忽都有可能造成會議失敗。
(3)會議室的桌椅安排要確保每個與會者都能看得到螢幕，或者都能夠看得到主持人。
(4)裝置的設定（電腦、投影機、投影儀、螢幕、燈光等）。
(5)準備好與會的資料。
(6)會議前分發上次會議行動計畫進展情況的匯報（如果有）。
【自檢】
請填寫會議準備檢查表。
召開會議——會議的進行
遵守時間
◆守時是開好會議的乙個主要因素，從大家坐定開始，主持人就要嚴格地注意時間，不要浪費時間。
◆準時開會，即使還有人沒有到。這是乙個領導者或者主持會議的人的素養。
◆告訴與會者開會的目的和意義。
◆要把鬧鐘放在能夠看得到的地方，並且將鬧鐘調到會議結束前10分鐘，到時讓它響，以便你有時間做總結。
這種工作一般在外國公司做得最好，他們開會都是會議一開始主持人、總經理，或者cｅｏ：「ｏｋ，我們現在開會，這兒有乙個時鐘，現在的時間是下午2點，我們將在下午4點鐘會議結束。」當鬧鈴響的時候會議準備結束，他可能提前10分鐘撥上讓鬧鐘響，給主持人預留總結的時間。
這是乙個很好的習慣。
如果時間超過乙個半小時以上，中間應該安排短暫的休息，讓與會者休息一下。
◆與會者發言應該設計時限，控制在多少分鐘之內。
◆準時結束會議，如果進展順利，可以提早結束。
會議的開始
(1)會議開始之前，介紹與會者（如果互相不認識）
如果是互不認識的話，首先要介紹與會者。這是乙個禮貌，因為如果你沒有介紹不認識的客人，會給人造成一種不被尊重的感覺，想想看，乙個人在開會時如果不受到尊重，請問這個會議有效嗎？如果沒有效的話，你雖然沒感覺，但已經浪費了別人的時間，這個會議跟時間管理是息息相關的。
(2)說明會議規則
今天的會議是乙個什麼樣的會議，第一不准抽菸，第二請所有的人把呼機、手機全部關掉，第三請所有的人不要隨便走動。
(3)介紹會議的議程
(4)指定會議的記錄員
主持、控制會議
1.收集資訊、鼓勵發言
如果會議不是在聽主持人說，會議也不是在聽承辦單位說，會議可能是解決問題，可能是作乙個資訊的傳達，還可能是做乙個會議的討論，特別是對事情的討論協調等。
怎麼樣鼓勵大家發言，對此你可以提問與會者：大家對此有什麼意見？各位對這個產品有哪些看法？大家也可以看一下這個產品怎麼定價？
主持會議的人要學會點將法，一定要學會打破冷場。
主持會議的人一定要注意避免走題。走題是浪費時間，是會議的失敗。明確會議的目標和內容，抓緊議程，嚴格按照議題逐步討論。
2.中斷冗長的發言
◆表示理解發言者的觀點和意見，及時讓他中斷，向別人發問。
◆還有一種就是處理與會者之間的爭論，會議主持者應該表明立場。
◆打斷討論，徵求沉默者的意見，這也是控制會議的一種訣竅。
3.維持會場次序
作為會議的主持人，選擇能夠同時看得見所有與會者的位置，可以看到全場。規定同乙個時間內只有乙個人發言，禁止有些人交頭接耳。保持與會者的注意力。
對開小差那種中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提問法讓他參與討論，即提示他發言。
會議的結束
會議的總結
開會也是一種激勵作用，所以你要善於去做小結。會議結束前應該由主持人總結會議討論的結果，以達成一致的方案，確認行動計畫。行動計畫至少要明確由誰執行什麼任務，何時完成。
主持人應該確保每個與會者都對採取的行動做出承諾。
會議記錄
每次會議都要有記錄檔案存檔，目的是方便以後補充。同時可以作為下一次會議的參考，並保證與會者沒有藉口聲稱不知道會議上討論的任何事情。很多中小企業往往都忽略這一步，他們有開會，有記錄，但是會議記錄從來沒有整理過。
所以為什麼有的小企業做不大，為什麼大企業越做越大，都是來自於他們知道善用會議，知道會前準備，知道會議的議程，知道會議的控制，知道時間的重要性，知道會議的成本，他們更知道會議的承諾，他們有更好的會議記錄，會後他們知道跟蹤。
會議記錄必須包括會議主題、會議日期、出席者名單，那些缺席的人，何人做何事等等都與會議有關。
【自檢】
根據會議計畫表檢查會議的要點。
會議計畫表
【總結】
會議是溝通協調的乙個重要手段，開會開得好是一種效率，開會開得不好就是浪費時間。在最短的時間內達到會議目的，才是乙個成功的會議。首先決定會議是不是有必要開。
如果有必要，就要進行會議的準備，包括與會人員的選擇、準備會議的議程、進行會前的準備。有效地進行會議，要求遵守時間，會議主持人要控制會議。會議結束前要對會議作總結，同時有效的會議還要有符合標準的會議記錄。
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