11種整理技巧,思考更清晰,工作效率高

【阿波羅新聞網 2014-02-03 訊】

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辦公桌面亂七八糟；想找枝能寫的筆，怎麼也找不著；前幾天才交換來的名片，現在不知道放哪兒去了……，你也有這樣的困擾嗎？

面對不擅整理、收納的缺點，很多人常會歸因於自己生性懶散、粗枝大葉，但是《大整理術》作者阪戶健司認為，無論是桌面紊亂或日程管理不善，根本原因都是出在個人心理問題：思緒雜亂的人，自然無法妥善地規畫、分類身邊的事物、時間，甚至是接收到的資訊。

要成為整理高手，並不是直接就從生活環境開始下手，而必須先整理自己的頭腦、心靈與時間。

頭腦的整理：思考更清晰

1.勤作筆記：作筆記有助於問題的整理。無論是利用影象或文字，只要能將腦中模糊的想法或印象「具象化」，思緒就會變得更清晰；與問題相關的癥結點，也能在紙上一目了然。

2.學習獨處，做些「非數位化」的事：現代人每天花很多時間坐在電腦前，但長期身陷「非1即0的世界」，很容易讓腦袋僵化；因此，若能抽空做些「非數位化」的事，例如畫畫、讀書等，將有助於磨練個人的感性與感受力。

此外，乙個人走路、旅行或寫文章，這類能夠在不受他人影響的情況下沉澱情緒的事情，也是澄清腦袋的好方法。

3.做好最壞的打算：要讓心情保持平靜、無論遇到任何事都能沉著應對的秘訣在於「事先預設最壞的狀況」，因為預先已經設想過所有情況，並且擬妥對策，就比較不會因為未知狀況導致心情焦躁不安。

時間的整理：工作有效率

4.切割一天24小時，劃分思考、作業和發想區塊：設定不同的時段做不同型別的事，可以集中使用特定腦力。

例如，將中午之前的時間設定為「思考時間」，在沒有雜念的情況下規畫一天的工作、思考演示文稿內容，或是處理懸而未決的問題；中午過後則是「作業時間」，迅速地依序完成無須動腦的工作；通勤時間、睡覺之前或任何獨處的時段，則可設定為「發想時間」，用於整理私人情緒或生活中的靈感與發想。

5.以「倒推法」安排行程：在安排日程之前，必須先掌握「最終目標」（例如提案日期、交貨期限等），然後再以此目標為基準，構思在期限之前所有可能的工作流程，並且預估必須花費的時間，由「終點」往前推算每乙個時間點必須做什麼，一一將預定工作填入日程規畫中。

6.一心多用：訓練自己一心多用，用同樣的時間完成多項相關任務，可以更有效率地完成工作。例如，在外跑業務時，同時物色公司商品展示會的會場地點。

而要在同時間內完成多項任務，則表示在頭腦裡或心裡，必須同時思考好幾個課題。例如，跑業務是為了達成銷售目標、商品展示會是為了有效達成新產品的宣傳效果，其他課題則可能是「尋找新客戶與市場」或「調查競爭對手的狀況」等。