費用報銷管理辦法
為了公司各部門、各級人員費用支出的合理化，規範財務報銷制度，特制定本辦法。
一、 報銷的範圍：
指因工作需要而發生費用：
1、 部門辦公成本：資料費、快遞費、誤餐費、辦公用品耗用、耗材費、市內車費（指無報銷額度的員工因工作需要發生的市內車費）。
2、 個人固定額度的津貼成本：通訊費、市內交通費。
3、 部門非經常性開支：除上述費用外，臨時或突發產生的費用。
4、 特殊費用：業務招待費、差旅費。
二、 部門辦公成本的報銷管理辦法：
1、 關於專案的辦公費用，由經辦部門總監簽字，報行政管理部會簽，經公司總經理審批後，報銷。
2、 關於部門的辦公成本費用，由需求部門向行政管理部申領，或填寫《申購單》經批准後，由行政管理部採購，發放至部門領用，月底由行政管理部統一報銷，經需求部門總監會簽後，總經理審批，報財務部門。根據使用部門不同，分部門列支。
三、 通訊費報銷管理辦法：
因公司員工薪資結構中福利補貼內已考慮對通訊費用的補貼，故除以下特殊崗位因業務需要給予一定額度的報銷，其他員工（包含案場銷售人員）不再享有通訊費補貼。特殊崗位通訊費報銷最高額度詳見下表：
手機費的支付一般採取當事人先行墊付，然後由公司報銷的方式。手機費如不足額度的按實報銷。額度內的手機費由各部門總監審批，超額度部分一律不予報銷。
凡公司報銷通訊費的員工均須24小時開機以便聯絡，若兩小時內仍不能聯絡者，取消當月報銷資格。
四、市內交通費報銷管理辦法：
1、經審批合格的管理層以上幹部按照《私車公用管理制度》執行。
2、其他員工：（按專案提傭的部門和個人，該部分費用包含在所提佣金額度內）
a、因公外出，公司在未能安排車輛的情況下，可報銷員工往來辦事所需的公共汽車費用。
b、公司在未能安排車輛的情況下，因事情緊急，員工須乘計程車或採取其它便捷的交通手段時，須事先徵得部門領導的同意後方能報銷。
五、業務招待費報銷管理辦法：
1、按專案提傭的部門和個人，該部分費用包含在所提佣金額度內。
2、以公司名義發生業務招待費的，須向總經理申請後，再執行，經總經理審批後報銷。
3、若跨部門須由對方部門的審核人核准批准後予以報銷。
六、 差旅費報銷管理辦法：
1、員工市外出差差旅費報銷規定：
a、公司員工因工作需要出差，須填報《出差申請書》，經本部門領導同意，並經總經理批准後方可出差。
b、出差人員來往的交通費（飛機、輪船、火車、普客）、住宿費按審批標準實行實報實銷（票務及住宿由行政管理部統一安排）。對於出差人員出差期間的差旅津貼（原則上包括伙食費、通訊費等）按以下標準實行補貼：
d、出差天數的計算：以實際住宿天數為準。
e、出差人員必須在回公司後的一周內報銷相關差旅費用。出差人員須填寫出差費用報銷單，並將相關費用票據附在報銷單後面，經部門領導簽字，行政管理部審核，報總經理簽字同意後方可報銷。
f、部門負責人主要審核出差事實和準確的出差時間（何日出差、何日回公司）；行政管理部主要核准報銷費用標準。
g、對於已實行綜合津貼的總公司編制的員工，如公司安排到其它地方不再享受該補貼。
2、外派來京工作人員相關費用的報銷：
a、外派來京的工作人員界定：指由上海總公司派出的，人事關係及工資發放均在上海總公司的員工。
b、北京公司發放的津貼標準：北京公司對外派來京工作人員發放當地津貼，標準為3000.00元/月.人。津貼的報銷原則上以各種報銷憑證填補，當地各人所得稅由本人承擔。
c 、外派來京工作人員返回原籍費用報銷的相關規定：
a\ 對外派來京工作人員，公司准予每人每月一次返回原籍，並報銷往來的交通費。
b\ 原則上回原籍時間安排為雙休日。
c\ 公司每月只報銷一次回原籍人員往返的交通費，若因工
作需要當月未能回原籍者，可報銷其親屬來京的往返交通費（限1人次）。該費用報銷不累計，凡未當月報銷者逾期作廢。
d\ 工作需要，安排外派人員回原籍時，若該人員利用該機會探親（另行休假兩天），那麼公司不再報銷當月回原籍所需交通費。
e\ 利用出差或工作調動之便，事先經單位領導批准就近回家省親辦事，其繞道而增加的各項費用，視情況經總經理批准後酌情處理；
對派駐除北京外異地工作所實際發生的各項費用均由業務所在地公司（邀請方公司）負擔，並實行內部結算制
七、各項費用報銷付款細則
1、填寫付款申請/報銷單
[1]、首先要選擇不同型別的付款申請/報銷單
a、請款單
b、現金報銷單
c、備用金請款單
d、支票付款憑單
[2]、為符合法律和檔案儲存的要求，有效的付款申請/報銷單須嚴格遵守下述的填寫要求和附件（原始憑證）貼上規定：
a、請用藍色或黑色鋼筆、墨水筆、原子筆填寫
b、請勿塗改（包括用塗改液）
c、用中文填寫，字跡清楚
d、附件必須整齊貼上在費用報銷憑證紙上
e、然後將請款單和報銷憑證紙貼上在付款申請/報銷單後
[3]、結合公司實際，以下是必須由申請人填寫的要素
a、日期。應與實際申請日期相符。
b、金額。須註明幣別：人民幣-rmb。
c、金額合計數。大小寫必須一致。
d、費用說明。
e、收款人資料。需寫明收款人全稱。
f、費用所屬部門。
g、付款方式。現金、貸匯憑證及支票等。
h、申請人簽名。申請人必須是費用發生的直接使用人或直接相關人，不得由其他員工代簽。
2、費用報銷程式：
[1]、報銷人須在發票上註明經辦人，若是招待費須註明何業務、單位、人數及時間。
[2]、填寫費用報銷單，交部門經理簽字。
[3]、按金額交相關領導審核簽字。
[4]、到財務部請款。
3、付款細則
[1]、發票規定
a、所有發票應為正本，有收款單位及稅務監製章。
b、發票的抬頭一般為公司的全稱。
c、發票開票人必須與收款人一致。
d、發票內容必須清楚列明專案、單價和數量等。
e、車費發票背後需註明日期、起止點和事由。
f、業務招待費發票需寫明費用的日期、目的和參與者。
g、住宿發票要附酒店列印的房費清單
[2]、收據
收據一般不得作為正式報銷憑證。唯以下收據視同普通發票：
a、國家財政部門以及公共事業部門的托收單據或行政事業單位蓋有財政監製章的專有正式收據。
b、國外取得的收據（帳單）。
[3]、差旅費申請表
公司人員出差須徵得副總裁的書面批准。申請費用時須填寫差旅費申請表。
a、應註明出差地點、目的、日期和每天費用預算。
b、費用預算應根據公司的出差標準而定。
c、此表經批准後作為申請付款的正式原始資料。
d、出差人員須在出差結束後五個工作日內報銷實際費用，如實際費用與預算相差超過10%時由副總裁追加簽字確認。
[4]、業務招待申請表
公司人員招待客戶須徵得總經理的書面批准。申請費用時須填寫業務招待費申請表。
a、應註明業務招待目的、日期和費用預算。
b、此表經批准後作為申請付款的正式原始資料。
c、業務招待經辦人員須在招待發生後三個工作日內報銷實際費用，如實際費用與預算相差超過10%時由執行總裁追加簽字確認。
4、費用入賬
費用發生後應及時交財務部入賬,當月發票當月報銷，超額度部分不予報銷。年末, 各部門應將尚未付款的發票交財務部以準確記錄公司當期費用及負債; 在年度結束之前, 各部門還應總結當期費用已發生但尚未收到正式發票的專案, 將相關單據, 如合同, **商付款通知, 交財務部入賬。
八、現金報銷規定
1、原則上公司以每週五為固定報銷費用時間。
2、其它情況視時處理。
九、借支管理：
1、現金借支管理：
[1]、 公司員工因公借用公司現金，需填寫借款申請單，經部門主任審核報總經理簽字同意後方可借支。
[2]、 公司總經理因公在外，不能及時簽署意見時，以**的形式報總經理同意方可借支，但事後應及時辦好補簽手續。原則上超過3000元以上不予以借支現金。
3]、 專款專用，不得挪為他用，借款只能用於辦理公事。
4]、 對於借出的現金，財務人員必須及時清理，原則上執行前款未清後款不借的借款原則。
5]、 因公借款，時間最多不得超出2周，有特殊情況，應書面說明，報總經理同意。
2、支票借支管理：
[1]、超過3000元以上費用一般以支票方式支付。
[2]、公司員工因公借用公司支票，需填寫借款申請單，並註明借支票，經部門經理審核報總經理簽字同意後方可借支。
[3]、公司員工需向財務人員提供進賬單位的名稱及大致所需金額，否則財務人員可以予以拒付，特殊情況特別處理。
[4]、借用支票後須及時將支票存根交與財務部，並在一周內完結費用報銷手續。
總經理擁有對該制度的解釋修改權，該制度於總經理批准之日起實施。
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