為了加強出口退稅工作，規範外貿企業出口退稅相關業務證明的管理，寧波市國稅局發布了《關於外貿企業出口貨物退（免）稅相關業務證明管理辦法的通知》（甬國稅發[2009]108號），就該市出口退稅有關證明的管理問題作出明確。
關於外貿企業出口貨物退（免）稅相關證明的開具問題，通知中明確：
《**出口貨物證明》的開具。《**出口貨物證明》是受託方填寫並經其主管稅務機關簽章後，由受託方轉交委託方辦理出口退稅的憑證。受託企業必須在貨物報關出口之日起60天內，按照要求填報，並附送以下資料：
《**出口證明申請表》及軟盤；**出口協議（合同）原件；出口貨物報關單（出口退稅專用）原件。
主管稅務機關在出具《**出口貨物證明》時，按出口退稅電子化管理辦法要求，對受託方填報的《**出口貨物證明》與報關單、外匯核銷單電子資訊對審，並確認該批貨物未辦理出口退稅或未辦理《出口貨物退運已補稅證明》，予以出具證明。
《外貿企業進料加工**免稅證明》的開具。外貿企業將進料加工**進口料件轉售給其他企業加工收回後出口的，應附送以下資料，報主管稅務機關開具《進料加工**免稅證明》：《外貿企業進料加工**免稅證明申請表》及申報軟盤；銷售進口料件的增值稅專用發票（抵扣聯）；海關核發的《進料加工登記手冊》或海關核發手冊號的加工**電子手冊（列印件）；進口料件的進口貨物報關單；主管稅務機關要求提供的其他資料。
主管稅務機關收到外貿企業申報的《進料加工免稅證明申請表》後，審核申報的憑證資料準確無誤，將有關資料錄入審核系統，出具《進料加工**免稅證明》，交企業辦理免稅手續。
《外貿企業來料加工免稅證明》的開具和核銷。外貿企業以來料加工**方式免稅進口原材料、零部件後，委託其他企業加工出口貨物，應附送以下資料，向主管稅務機關申請辦理《來料加工**免稅證明》。加工企業憑《來料加工**免稅證明》向主管徵稅機關申報辦理免徵其加工或委託加工貨物工繳費的增值稅、消費稅：
《來料加工免稅證明申請表》及其軟盤；來料加工進口貨物報關單原件；《來料加工登記手冊》或海關核發手冊號的加工**電子手冊（列印件）。
主管稅務機關收到外貿企業申報的《來料加工免稅證明申請表》，審核申報的憑證資料準確無誤，將有關資料錄入審核系統，出具《來料加工**免稅證明》，交企業辦理免稅手續。貨物出口後，外貿企業持以下資料向主管稅務機關辦理來料加工免稅核銷手續：來料加工出口貨物報關單；出口收匯核銷單；海關已核銷《來料加工登記手冊》或《加工**海關結案通知書》。
《出口商品退運已補稅證明》的開具。出口貨物因故發生退貨退運時，外貿企業應持以下資料向主管稅務機關申請辦理《出口商品退運已補稅證明》：《退運補稅證明申請表》及軟盤；出口貨物報關單（出口退稅聯）；出口貨物增值稅專用發票（抵扣聯）；主管稅務機關要求提供的其他資料。
主管稅務機關開具《出口商品退運已補稅證明》前，應按出口退稅電子化管理辦法的要求對外貿企業填報的《出口商品退運已補稅證明》的相關內容錄入計算機，核查該批貨物是否開出**證明，是否辦理過退稅。對已辦理過出口退稅的，應先辦理已退稅款的返納手續。對能夠扣回已退稅款的企業，在審核系統中作特殊錄入；對無法扣回已退稅款的企業，應按照入庫級次將退稅款繳納入庫。
對未辦理退稅的出口貨物，應分別不同情況處理。全票退運的，稅務機關對企業的申請資料審核通過後，予以出具《出口商品退運已補稅證明》，並在該票出口貨物報關單（出口退稅專用）加蓋「***國家稅務局出口退稅專用章」予以核銷；對部分退運的，在開具《出口貨物退運已補稅證明》後，在報關單上簽注退運數量。
《補辦出口貨物報關單證明》的開具。外貿企業遺失出口貨物報關單（出口退稅聯），可以在貨物報關出口後6個月內向海關申請補辦，逾期不予受理。外貿企業在向主管稅務機關申請補辦出口貨物報關單證明時，應附送以下資料：
《補辦出口報關單證明申請表》及軟盤；出口貨物報關單聯次未全部丟失的，應提供其他聯次的出口貨物報關單；出口貨物報關單聯次全部丟失的，應提供海關結關證明介面列印稿；主管稅務機關要求提供的其他資料。
稅務機關經審核確認該報關單未退稅後，出具《補辦出口貨物報關單證明》。
《**出口未退稅證明》的開具。委託**出口的出口企業遺失受託方（外貿企業）退稅機關出具的《**出口貨物證明》後，可以到受託方主管稅務機關申請補辦。受託企業在向其退稅機關申請補辦時，需提供由委託方退稅機關出具的《**出口未退稅證明》，受託方退稅機關方可重新補辦《**出口貨物證明》。
外貿企業在向稅務機關申請辦理《**出口貨物未退稅證明》時，應附送以下資料：《**出口未退稅證明申請表》及軟盤；出口貨物報關單（出口退稅專用）；出口收匯核銷單電子資訊；主管稅務機關要求提供的其他資料。
主管稅務機關在對企業所提供的申報資料審核後，應對其申報電子資料進行計算機審核。經審核無誤後，出具《**出口未退稅證明》。
《補辦**出口貨物證明》的開具。委託方在發生《**出口貨物證明》遺失後，應及時申請辦理《補辦**出口貨物證明》，並附送以下資料：《補辦**出口貨物證明申請表》及軟盤；受託方主管稅務機關已加蓋「已辦**出口貨物證明」戳記的《出口貨物報關單》（出口退稅專用）；**出口協議（合同）副本及影印件；《**出口貨物未退稅證明》。
主管退稅部門經核查**出口貨物證明的電子資訊，在確認申請補辦的**出口貨物證明沒有申報辦理退稅後，將有關資料錄入審核系統，出具《補辦**進口貨物證明》。
《**進口貨物證明》的開具。從事雙**進口料件的受託企業申請開具《**進口貨物證明》，應附送以下憑證資料：《**進口貨物證明申請表》及軟盤；**進口料件的進口貨物報關單。
主管稅務機關在核實申報的憑證資料準確無誤後，將有關資料錄入審核系統，列印《**進口貨物證明》，並加蓋局章，交受託企業轉交委託企業辦理《進料加工免稅證明》。
《出口含金產品免稅證明》的開具。外貿企業出口含金產品後，應附送以下資料按月向主管稅務機關退稅部門填報《出口含金產品免稅證明申報表》。《出口企業出口含金產品免稅證明申報表》及軟盤；出口貨物報關單；委託方退稅需提供《**出口貨物證明》；購進貨物增值稅專用發票（抵扣聯）。
稅務機關對出口企業報送的《出口含金產品免稅證明申報表》及規定憑證進行審核，同時通過審核系統審核相關電子資訊。稅務機關審核無誤後開具《出口含金產品免稅證明》，將第二聯交由徵稅部門審核辦理免稅。
《出口貨物轉內銷證明》的開具。外貿企業收購出口貨物，按規定應轉出出口貨物進項稅額反映在申報收購當月的《增值稅一般納稅人納稅申報表》。當外貿企業發生將庫存出口貨物用於內銷或者已出口貨物發生退運需要轉內銷等情況，需要開具《出口貨物轉內銷證明》，應附送以下資料：
《出口貨物轉內銷證明申請表》及軟盤；購進貨物增值稅專用發票（抵扣聯）；銷售貨物增值稅專用發票（抵扣聯）；如轉內銷的貨物屬出口退運貨物還應提供《出口貨物退運已補稅證明》。
稅務機關收到企業的申請後，應在確認該出口貨物增值稅發票未辦理退稅或進行抵扣的前提下，出具《出口貨物轉內銷證明》。外貿企業憑該證明將其進項稅額以紅字填列在《增值稅一般納稅人納稅申報表》附表二的第14欄。
另外，通知還對外貿企業出口貨物退（免）稅相關證明的作廢問題作出規定：
在出口退稅審核系統中出具給出口企業的單證，主管退稅部門同意出口企業在單證未使用前作廢，除《補辦報關單證明申請表》外，企業憑以下資料申請開具紅字單證：開具相關紅字退稅證明的申請報告及其電子資料；需作廢的已開具未使用相關退稅證明所有聯次。
主管退稅部門審核企業上述申請資料後開具紅字單證，原開具單證在審核系統中不再作刪除處理。
對其中出口貨物退運申請，已作特殊錄入的，應視情況同時調整。
對《關於申請出具（補辦報關單）證明的報告》需要作廢的，在審核系統中不作處理；主管退稅部門應將作廢的所有紙質單證全部收回並存檔。
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