工資管理系統

學習目標

了解工資管理系統的任務特點，熟悉工資管理系統的業務流程和資料流程。了解工資管理系統的主要功能，掌握工資管理系統的操作，能夠根據需要建立工資管理賬套，完成工資系統初始化，進行工資處理。

7.1 工資管理系統概述

工資管理是電算化資訊系統的重要組成部分。在通用會計軟體中，工資管理系統可為企業、行政、事業及科研單位建立多套工資管理，可按不同單位要求設定工資管理專案並定義工資計算公式;輸入、修改工資資料和資料;選擇工資發放形式，方便工資發放;自動計算所得稅;自動進行工資資料的計算和彙總;在會計期末對工資費用進行分配和有關費用的計提和分配，並通過轉賬向總賬系統和成本核算系統傳遞資料;可根據需要進行職員工資的維護。此外，工資管理系統還提供了強大的工資分析和管理功能，製作各種型別的工資表。

工資管理系統的主要功能有工資計算、工資發放、工資費用分攤、工資統計、分析和個人所得稅的核算。

7.1.1 工資管理的任務

工資管理的主要任務是:

（1）及時準確地計算每個職工的應付工資，反映和監督企業與職工的工資結算情況。

（2）正確地計算企業工資總額，反映和監督工資總額計畫的執**況，有計畫地對工

資總額進行控制。

（3）按照工資的用途正確地將工資費用計入產品成本及其他相關賬戶。

（4）正確提取職工福利費用。

7.1.2 工資管理的特點

（1）業務處理政策性強。工資計算的正確與否直接關係到職工的經濟利益，各種獎金、補貼、津貼以及扣款等，應如實填報，並嚴格按照國家規定進行計算，既保護職工的利益，又保護國家的利益。

（2）及時性、準確性要求高。工資的發放有較強的時間性限制。必須嚴格按照規定的時間完成計算和發出工作，並保證工資的計算結果準確無誤。

（3）處理業務重複性強，資料計算涉及各個部門。工資管理的方法較固定，每個職工工資的計算方法都是重複同樣的程式，但每一職工工資組成專案較多，增減金額計算繁瑣，工作量較大。

（4）涉及面廣。工資管理涉及面廣體現在它涉及很多部門及系統，如職工個人、人事勞資部門、職工所在部門、總務部門等，此外代發工資還涉及銀行，交納個人所得稅涉及稅務部門，交納住房公積金涉及房改部門，交納醫療保險、養老保險涉及保險公司等。

7.1.3 工資管理系統的應用方案

不同企業中管理模式不同，工資核算也存在不同的核算模式，為此，用友erp-u8工資管理系統提供單類別工資核算和多類別工作核算兩種應用方案。

（1）單類別工資核算。如果企業中所有人員的工資統一管理，而人員的工資專案、工資計算公式全部相同，那麼就可以對全部員工實行統一的核算方案，即選用系統提供的單類別工資核算應用方案。

（2）多類別工資核算。如果單位按周或月多次發放工資，或者是有多種不同類別的人員，工資發放專案不盡相同，計算公式亦不相同，但需要進行統一工資核算管理，則需要根據不同的情況來選用系統提供的多類別工資核算應用方案。

①企業中存在不同類別的人員，不同類別的人員工資發放專案不同，計算公式也不相同，但需要進行統一工資核算管理。如企業需要分別對在職人員、退休人員、離休人員進行工資核算，或者企業需要將臨時工同正式職工區別開來，分別進行核算等情況。

②企業每月進行多次工資發放，月末需要進行統一核算，如企業採用周薪制，或工資獎金分次發放。

③企業在不同地區設有分機構，而工資核算由總部統一管理。

④工資發放時使用多種貨幣，如人民幣、美元等

對於不存在以上業務的單位，建議也建立多工資類別。但是在實務當中，只使用乙個工資類別。通過這種設定方式，如果以後的業務模式發生了重大變化，則可以輕易而迅速的修改軟體設定以符合業務流程，從而減少未來變化後設定的工作量。

7.1.4工資管理的業務流程

工資管理的業務流程如下:

財會部門在工資結算階段接受以下部門的資料。

①人事部門提供職工調入、調出等變動檔案。

②車間科室填製並報經勞資部門審核的考勤資料。

③生產部門提供的產量、質量統計資料。

④總務部門提供的房租、水電、煤氣等代扣資料。

⑤工會勞資等部門提供的互助金、保險金等資料。

（2）根據上述工資管理的原始憑證填製工資結算憑證。

（3）會計部門根據車間、部門的工資結算表彙總編制工資結算彙總表。

（4）根據工資彙總表的內容，進行工資分配計算，填製記賬憑證。

工資管理業務流程如圖7-1所示

圖7-1 工資管理業務流程圖

7.1.5工資管理系統資料流程

工資管理系統原始資料量大，涉及的部門比較多，為了提高原始資料的輸入速度，先對輸入資料進行分類，一般按工資資料變動頻率的不同，將工資資料分為固定資料和變動資料兩大類。固定資料是指在較長時間內很少變動的資料，如職工姓名、職工工號等。變動資料是指每個月都可能發生變化的資料，如加班、扣款項等。

對於資料量大的企業，通常將以上兩類資料分別儲存在固定工資資訊檔案和變動工資資訊檔案中。固定資料檔案供系統長期使用，只有在人員調出、調入、內部調動等情況下需要更新，每月電算化系統可以直接呼叫這些固定資料，不需要重新輸入。變動資料檔案每月需要重新輸入。

對於規模不大的企業，量較小或每月變動資料較少的企業，可將固定資料和變動資料集中在一起儲存在乙個工資檔案中，先根據上月的工資複製本月工資檔案，再將本月工資檔案中的變動資料項全部清零後，重新輸入變動資料，然後再進行各種處理。

工資資料分為固定資料和變動資料的情況下，工資管理系統資料流程如圖7-2所示。

圖7-2 工資管理系統資料流程圖

7.1.6 工資管理系統的功能模組

為滿足工資管理的需要，工資管理系統的功能一般有以下幾個方面:

（1）輸入與職工工資管理有關的原始資料。

（2）按工資發放部門正確計算職工工資，並進行工資費用的分配和工資的轉賬。

（3）按工資發放部門及時輸出「工資彙總表」和「工資單」、「工資分配表」等。

（4）及時提供工資資訊的查詢。

（5）為系統基本功能的實現提供必要的系統維護與管理。

工資管理系統的功能模組如圖7-3所示。

圖7-3 工資管理系統功能模組

7.1.7工資管理系統的操作流程

不同的應用模式，在操作流程上也有所區別。進入系統後，必須按正確的順序呼叫系統的各項功能，只有按正確的次序使用，才能保證少走彎路，並保證資料的正確性，特別是第一次使用的使用者，更應遵守使用次序。

（1）新使用者的操作流程

選擇多工資類別進行核算管理的企業，首次啟用工資管理系統應按下列步驟進行操作：

① 安裝工資管理系統，設定工資賬套引數（選擇多個工資類別）。

② 設定所涉及到的部門、所有工資專案、人員類別、銀行名稱和賬號長度。

③ 建立第乙個工資類別，選擇所管理的部門，錄入人員檔案。

④ 設定計件工資標準和方案。

⑤ 選擇第乙個工資類別所涉及到的工資專案並設定工資公式，錄入工資資料。

⑥ 建立第二個工資類別並選擇所管理的部門。

⑦ 錄入人員檔案或從第乙個人員類別中轉殖人員檔案。

⑧ 選擇第二個工資類別所涉及到的工資專案並設定工資公式，錄入工資資料。

⑨ 建立第三個工資類別並選擇所管理的部門。

7.2 工資系統的初始化

第一次使用工資管理系統時，需要進行系統初始化，建立工資賬套，設定基礎資訊，建立工資類別，進行工資類別的初始設定等。

7.2.1 建立工資賬套

本單位核算賬套建立完成後，以賬套主管的身份註冊進入企業門戶，在企業門戶中啟用工資管理系統。工資管理系統啟用後，具有相應許可權的操作員就可以登入本系統了。如果是第一次進入，系統將自動啟動建賬嚮導。

系統提供的建賬嚮導共分四步：即引數設定、扣稅設定、扣零設定、人員編碼，具體操作步驟如下:

（1）引數設定，螢幕顯示如圖7-4所示。

圖7-4 引數設定

①選擇工資賬套處理的工資類別個數:多個。

工資類別有兩類:「單個」和「多個」。當核算單位對所有人員的工資實行統一管理時，選擇「單個」類別，當核算單位每月多次發放工資，以及不同職工發放工資的專案不同，計算公式也不同，但需要統一管理時，選擇「多個」類別。

②選擇工資賬套處理的核算幣別:人民幣。

③是否核算計件工資，如選擇「多個」類別，核算計件工資。

④單擊「下一步」。

（2）扣稅設定，螢幕顯示如圖7-5所示，選中「是否從工資中代扣個人所得稅」。

圖7-5 扣稅設定

使用者選擇「代扣個人所得稅」後，系統自動在工資專案中生成工資專案「代扣稅」，自動進行代扣稅金的計算。設定完畢後，單擊「下一步」。

（3）扣零設定，螢幕顯示如圖7-6所示，選擇「扣零」。

扣零設定是在每次發放工資時，將零頭扣下，等到積累成整時再補上。使用者選擇「扣零處理」後，選擇扣零至元、角或分，系統自動在工資專案中生成工資專案「本月扣零」和「上月扣零」，自動進行扣零計算，設定完畢後，單擊「下一步」。

圖7-6 扣零設定

（4）人員編碼設定，螢幕顯示如圖7-7所示。

①設定人員編碼長度，在系統規定的編碼範圍（10位）內，使用者可根據需要自由定義編碼長度。人員編碼長度中不包含所屬部門編碼。

②單擊「完成」。

圖7-7 人員編碼設定

7.2.2 基礎資訊設定

建立工資管理賬套後，需要對工資管理系統的基礎資訊進行初始設定，完成系統初始化。具體內容包括:部門設定、人員類別設定、人員附加資訊設定、工資專案設定、銀行名稱設定等。

1.部門設定

為了按部門進行各類人員工資的核算，就需要設定部門檔案。部門檔案與其他系統是共享的，設計時一定要考慮周詳。

例如:瀋陽市華宇****部門檔案見表7-1。

表7-1瀋陽市華宇****部門檔案表

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