一、字、行定義
（一）字。標識公文中橫向距離的長度單位。乙個字指乙個漢字所佔空間。字形高和寬均為5.6mm。
（二）行。標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。
每行距離為5.6mm+7/8×5.6mm=10.
55mm，一般簡稱每行為10mm。
二、公文用紙
（一）版面及版心尺寸
1、版面。採用16開紙型（長寬為260mm×184mm），紙型尺寸誤差不超過±1mm。
2、版心。指文字區，尺寸為200mm×130mm
上白邊（天頭）為：30mm±1mm
下白邊（地腳）為：30mm±1mm
左白邊（訂口）為：28mm±1mm
右白邊（切口）為：26mm±1mm
（二）用紙質量
1、紙質。一般採用70g/m2的。
2、酸鹼度。也就是ph值，一般選擇在7.5——9.5為宜。
3、韌性。公文是要經常翻閱，有時甚至隨身攜帶的，因此要求紙有一定韌性，即耐折、耐磨、耐拉扯，所以要求耐折度≥15次。
4、不透明度。公文用紙要具備不透明性，這就要求不透明度達到≥85%。
5、紙白度。應在85%——90%範圍內較合適，也就是紙的白度要求不晃眼，久看不傷眼睛。
三、排版規格與印刷、裝訂要求
（一）排版規格。公文的基本字形採用3號仿宋體，一般每頁排20行，每行排23個字。公文標題用加粗2號華文中宋體；一級標題用加粗3號黑體，用漢字數字「
一、二、
三、四……」標識；二級標題用加粗3號楷體，用漢字數字外加小括號「（一）、（二）、（三）、（四）……」標識；**標題用加粗3號仿宋體，用阿拉伯數字「1、2、3、4……」標識；四級標題用3號仿宋體，用阿拉伯數字外加小括號「（1）、（2）、（3）、（4）……」標識。
（二）印刷要求。一般公文均要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm；黑度要求100%。對發文機關名稱以及反線、文武線等要求採用紅色，但不要採用鮮紅，而採用淡紅或淺紅，有利於視覺。
（三）裝訂要求。採用左側裝訂，訂位為兩釘外訂眼距上下邊各四分之一處，允許±2mm誤差。訂鋸與書脊間距離10mm，允許誤差±2mm，無壞釘、漏釘、重釘。
成品要求四角成直角，誤差不超過±1mm。
四、公文中各要素標識規則
機關公文格式分三大塊，即眉首、主體、版記。
（一）眉首區。紅色反線以上部分。眉首區內容包括：保密等級、緊急程度、發文份號、發文機關名稱及發文字號等內容。
1、保密等級。標識在眉首區左上角第1行。根據國家保密法的規定，國家秘密共分**，即：
「絕密」、「機密」、「秘密」。其中「絕密」級檔案保密期限為30年，「機密」級檔案為20年，「秘密」級檔案為10年。保密公文超過上述規定年限就可以解密。
2、緊急程度。機關公文緊急程度分為二級，即「緊急」、「特急」，標識在眉首區左上角，當沒有保密等級時緊急程度可標在左側第1行。
3、份號。可在版記欄單列「共印××份」。
4、發文機關名稱。發文機關名稱採用紅字標識。要標發文機關名稱的全稱或規範化簡稱，在機關名稱後要加「檔案」2字。
標識位置在眉首區距版心頂部15mm處用小標宋體標識，字型字型大小不應大於15mm×22mm（寬×高），發文機關名稱居中對稱擺放。如遇字數較多可分2行排放，但「檔案」2字在末尾居2行中間位置擺放。
5、發文字號。發文字號一般由三部分內容組成，即發文機關代字、發文年代、發文號三部分內容。標識位置在發文機關標識下面空2行即20mm處，用3號仿宋體字居中排布。
其中年份要標全稱，外用六角括號「[ ]」括入。公文編號，不編虛號（即1不編成01或001），在編號前也不加「第」字。例如：
臨發[2006]5號。
6、反線。即在發文字號下面空4mm處劃的一條紅色實線。其粗為0.8mm—1mm，長為130mm，中間加「★」。這是眉首區與主體區的一條分界線。
（二）主體區。包括標題、主送機關、正文內容、附件、發文機關印章、成文時間、附註、說明等專案。
1、公文標題。一般要包括三要素，即發文機關名稱、事由、文種三部分內容。發文機關名稱除「請示」文種需嚴格標識外，其他文種有時可省略。
發文機關名稱標識時要用全稱或規範化簡稱。事由應把公文的主題內容高度概括成簡明扼要的一段話，說明全文要點。文種則按《條例》的規定選用標識。
公文標題的位置在反線下空2行即20mm處標識。標識標題時除要注意準確、簡潔、齊全、美觀、對稱外，還要注意標題中引用的書名、人名、數字等不要分離。標題中一般不用標註標點符號，但在特殊情況下仍然需要使用標點符號。
當標題中出現縮略語以及具有特定含義的詞語時，要用引號；當標題或者標題中的某一部分需要注釋或說明時，要用括號；當標題中出現並列詞語時，要在並列詞語之間使用頓號；當標題中出現書名、文章名和報刊名時，要用書名號；當公文標題由正副題組成時，副標題應當在正題之下偏右位置由破折號引出。
2、主送機關。指要承辦公文事由的機關。標識在公文標題下空1行即10mm位置，左側頂格用3號仿宋體字標識。
回行時仍頂格，最後乙個主送機關名稱後標識全形冒號。主送機關名稱用全稱。
3、公文正文。在主送機關名稱下面1行標識，標識時，每個自然段開頭空2個字。回行時頂格書寫。數字、年份不能回行。
4、附件。公文如有附件，在正文結束後空1行，左空2個字用3號仿宋體標識「附件」，後標全形冒號和附件名稱。附件如有多個，則可在冒號後用阿拉伯數碼順序標識（如「附件：
1.××××」）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。
如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。
5、成文日期。成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。機關公文成文日期要用漢字書寫，不能用阿拉伯數字與漢字混用，年、月、日要標識齊全。
規定「零」要寫成「o」，年月日用漢字中的數字，如「
一、二、
三、四、五……十」標識。由於印章一般要蓋在成文日期上，所以成文日期要依據部門印章大小來確定上下位置，標識時右側空4個字的位置。
6、公文生效標識
（1）單一發文印章。單一機關製發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋機關印章時，成文日期和正文之間空3行，印章上距正文1行（10mm）範圍內，上不壓正文，下壓成文日期，居中排放，即所謂的「騎年蓋月」。
印章採用紅色。當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。
（2）聯合行文印章。聯合上行文公文生效標識只蓋主辦單位乙個印章即可。印章下要壓在成文的年、月、日上。
聯合下行文，則在生效區應將聯合行文單位印章全部蓋上。當聯合行文需加蓋兩個印章時應將成文日期移向版心。主辦機關印章在前，承辦機關在後，兩個印章均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，使印章加蓋或套印其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。印章間不相交或相切。
最後一排如遇1個或2個印章時則應居中排放。在最後一排印章下空1行右側空2個字位置標識成文日期。
（三）版記區。包括：主題詞、抄送、公文承辦機關名稱、承辦時間等等。有時對承辦過程的審核、校對、印製份數也包含在內。
1、主題詞。標識在版記區第1行左側頂格用加粗3號黑體標識，後加全形冒號。冒號後跟主題詞片語。
主題詞片語一般由2—5個片語組成。用加粗3號華文中宋體標識。片語與片語間空1個字，不加標點符號，標主題詞時應標明文種。
2、抄送。在主題詞標識的下1行，左右兩邊各空1個字。左側標「抄送」，後加全形冒號，冒號後列抄送單位名稱。
每個單位名稱後用逗號分開，同一序列單位簡稱時用頓號，如「縣發改局、財政局、統計局」，最後用句號結尾。主題詞與抄送中間用黑色反線分割。
要注意主送單位多時可列到版記區標識。標識時放在「抄送」的前面，標識方法與抄送欄相同。主送和抄送二欄中間用黑色反線分割。字型字型大小為3號仿宋體。
3、承辦單位和承辦時間。指負責組織公文印刷單位和印刷時間。印刷時間用阿拉伯數字標識。
承辦單位列左邊，時間列右邊，字型大小為3號仿宋體。標識時，左右二邊各空1個字距離。這一欄如要增添專案可順序往下排列。
承辦單位欄與抄送之間用反線分割。欄目下面畫反線結束。
4、頁碼。用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下1行位置，單頁碼居右，雙頁碼居左。數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，距左右邊線空1字位置，兩一字線中間標數碼。
5、**。**如屬附表則有橫排**和豎排**兩種。橫排**頁碼應放在橫表的左側。
單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角。單頁表表頭印在訂口一邊，雙頁表表頭印在切口一邊。如**附在公文最後則可不編頁碼，只在**最下部（橫排**單頁在切口處，雙頁在訂口處）居中標識「附表1」或「附表2」，如屬附圖則標「附圖×」。
五、上行文和聯合行文格式的技術處理
（一）上行文
上行文指下屬部門向上級機關報送「請示」或「報告」所使用的格式。
上行文格式要求在一般公文格式標準的基礎上把眉首區整體下移40mm，保證發文機關名稱距版心線上沿距離為55mm，距紙的上邊沿為85mm處。
由於上行文要求眉首區標識有簽發人和簽發人姓名，便於上級領導了解該文是誰簽發的，為此把簽發人和簽發人姓名放置在發文字號同一條水平線上，把發文字號位置由中間向左移到版心線左邊緣空1個字的位置。把簽發人和簽發人姓名放置在右邊緣空1個字的位置標識，如：「簽發人：
×××」。簽發人姓名採用3號楷體標識，簽發人與簽發人姓名之間用全形冒號分開，簽發人三字為3號仿宋體。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後乙個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
（二）聯合上行文
指有二個以上機關聯合向上級主管部門行文。其標識方法與上行文格式相同，只是發文機關名稱應將幾個聯合行文單位名稱順序列上，主辦單位列在第一位。在發文機關名稱後跟「檔案」二字，居中排列。
簽發人的姓名也要按機關名稱排列順序排列。但發文字號只標主辦單位的文號。
遇到聯合上行文的機關過多，一定要注意保證首頁有正文內容。
（三）聯合下行文
其公文格式與一般公文格式相同，只是發文機關名稱增加。發文機關名稱排列方式與聯合上行文機關名稱排列方式相同。聯合下行文沒有簽發人這一欄。
因此發文字號仍居中排列，只用主辦單位的發文字號。
聯合下行文的其他部分與一般公文格式相同。
六、其他公文格式
（一）信函
發文機關名稱要標識於距紙的頂端30mm處。發文機關名稱採用全稱或規範化簡稱，在發文機關名稱後不跟綴「檔案」二字。其字型號仍為小標宋體。
字的大小不大於15mm×23mm（寬×高）。在發文機關名稱下空4 mm印二條紅線，粗線在上稱「武線」，細線在下稱「文線」（俗稱「文武」線），這二條線長144mm，居於公文紙張中間（左右兩側均空20mm），在紙的下端距紙邊空20 mm處印文武線，文線在上，武線在下。文頭與文武線全部印成紅色。
信函格式公文標題，標識於文武線下空2行距離居中對稱排放。右側第1行距文武線尾端1個字距離標識發文字號，標題下空1行距文武線左側1個字距離標識主送機關名稱，後加全形冒號。注意第1頁不編頁碼。
1213黨委系統機關公文格式標準
一 字 行定義 一 字。標識公文中橫向距離的長度單位。乙個字指乙個漢字所佔空間。字形高和寬均為5.6mm。二 行。標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7 8倍的距離為一基準行。每行距離為5.6mm 7 8 5.6mm 10.55mm，一般簡稱每行為10mm。二 公文用紙 一 ...
軍隊機關公文格式
1 範圍 本標準規定了中國人民解放軍機關公文通用的紙張要求 印製要求和公文中各組成要素標識規則。本標準適用於中國人民解放軍各級機關製發的公文。2 引用檔案 下列檔案中的有關條款通過引用而成為本標準的條款。凡注日期或版次的引用檔案，其後的任何修改單 不包括勘誤的內容 或修訂版本都不適用於本標準，但提倡...
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