以前，一位好的專案經理並不一定要是一位交流高手。客戶們通常並不喜歡這種情況，但是由於專案經理能夠向他們提供產品，他們也就接受了。然而，在今天這個嶄新的it世界裡，所有的專案都要在客戶的合作下才能夠完成，而這種合作絕對離不開良好的交流。
事實上，專案中出現的很多問題都是交流不善所產生的結果。同樣，對於專案管理員來說如何協助專案經理規範且高效的管理專案，有效的溝通也是乙個很重要的方面。
因此，可以說溝通與管理成效密不可分。
組織中最普遍的溝通方式有口頭溝通、書面溝通、電子媒介，這裡我們簡單介紹一下每一種方式。
第一． 口頭溝通。人們之間最常見的交流方式。常見的口頭溝通包括演講，正式的一對一討論或小組討論。口頭溝通的優點是資訊被快速的傳遞和反饋。
第二． 書面溝通。書面溝通包括備忘錄、信件、組織內發行的期刊、公告欄等。這種溝通方式溝通的資訊不但都有記錄而且可以無限期的儲存下來。
當然，這種溝通方式會耗費更長的時間。例如，花一小時寫的東西，其實只需10分鐘就能說完。
第三． 電子媒介。當今時代我們開始依賴於各種各樣複雜的電子媒介傳遞資訊。如**、影印機、印表機、email等，其中發展最快的是email。
電子媒介傳遞迅速且可以被記錄，並可同時將乙份資訊傳遞給多人。但其缺點與書面溝通相同。
對於專案管理員來說，與組織內的相關成員進行口頭溝通機會會更多。並且，乙個卓有成效的的口頭溝通，會大大提高工作的效率。
因此，提高口頭溝通技巧，能夠減少或者避免產生低效和失敗的溝通結果。我們可以從以下幾個方面提高我們的溝通效率。
1. 長話短說
2. 好的說話方式
3. 高效的說話方式
4. 令人生厭的說話方式
短話比長話更能讓聽者留下深刻的印象。
要獲得發言的機會，最好的方法就是「發問」。
無論是多困難的問題，只要有建設性的思考才能幫助你解決。
能幹者說話的三要素
1. 非常短
2. 兵分多路
3. 直搗核心
由於手機的普及，人們的談話量大幅增加。因此，在任何地方、任何時候都可以和別人說話和溝通，如果你的說話冗長而拖泥帶水，會給他人乙個非常不好的體驗，往往打不到溝通的目的。
因此，談話總是短一些比較好。最大的理由是，這樣才是有效率的運用時間。另乙個理由是，短話比長話更能給聽者留下深刻的印象。
當你做匯報時，你要把「何人」、「何事」、「何時」以及「解決方案」這些資訊傳達給他人。如果需要做更詳細的說明，在這之後再進行補充。如果你想被認為有能力的人，就要在幾分鐘內有條理的把話所完。
每個人都希望在說話時能讓對方感動，也就是說，說話的目的是要說服對方。
說服的方法除了感動之外，還有以理性、悟性的判斷來說服，或是以利弊得失來說服，有時候，也可能以恐怖、威脅來懾服。
但是，最好的方法還是以感動來說服。對方聽了你的話之後，大受感動，按照你所想的去做。如果能這樣，那就太完美了。
不過，讓人感動似乎要花點時間。如何讓人聽了你短短數分鐘的話之後感動呢？
要達到這個目的，最有效的方法是說話要具備真、善、美。
第一是「真」。我們說話要出自真心。本著真心誠意和對方說話，你出自真心，對方也會以真心相待。你若是虛情假意，對方必定心扉緊閉。因此，在任何場合，真心誠意地說話是非常重要的。
第二是「善」。這可以解釋為「鼓勵人，使人變得積極樂觀的語言」。在人們的心目中存在善與惡兩股力量。
當我們心態是積極樂觀的時候，善就佔據了上風；當我們的心態是消極悲觀的時候，不好的念頭就會籠罩心頭。因此，要讓人振作精神，就要說一些讓他們滿懷希望、積極樂觀的話。真是引發感動的重要因素。
第三是「美」。這可以解釋成「美好的表達方式」。同樣說一件事情，用帶刺的話說出來，與用溫和的話說出來，對方的印象可能南轅北轍。
美的構成要素包括明朗、有力與優雅。我們應該把這些要素融入表達的方式中。
你若能真心誠意，溫和優雅地說出鼓舞對方、讓對方積極樂觀的話，那麼即使在短時間內，也可以讓對方感動，完全不需要長篇大論。
說話時必須說正面、開朗的話。所謂正面、開朗的話就是有建設性的話。就算談話的主題多美沉重，如果說負面的話，心情只會更加鬱悶，腦子裡不會浮現好的解決方法。
在這種情形下，你講越來越陷入無望的泥潭中。切記，無論是多困難的問題，只有建設性的思考才能幫助你解決問題。
做專案管理員，經常是專案經理碰到麻煩才找上門來，而且那些麻煩通常不是普通的麻煩。在這裡，你只需問三個問題：
「現在覺得最糟糕的事是什麼？」
「你希望我幫你做什麼？」
「下一步打算有什麼動作？」
這三個問題如果都有答案，會談就可以結束了，因為這三個問題都是具有建設性的。
如果能夠這麼做的話，大家見面時就已經可能擁有共同的資訊。所謂會議，就是開會前已經決定了題目，把大家著急起來開會，只是請相關的人報告，以便讓大家知道事情進行到什麼程度。
第一次聽到的事情要當場下判斷，不是一件很容易的事。因此，大家通常都無法想出好點子，會議最後則以「下次再做結論好了」終結。這樣的開會方式就是浪費時間。
面談也好，會議也罷，若有必須解決的問題，就針對解決的方法，提出建設性的意見。當你提出建設性的意見，並且讓大家見到解決的希望時，別人就會認為你說的話言之有物。
有時候話說到一半，不知何故，突然一下子說不出話來。即使事前有充分的準備，也會發生這樣的事。之所以如此，有時問題出在內容，但常常是太依賴文字的關係。
與其過於依賴文字，倒不如先在腦子裡浮現出情景，然後將它素描般地說出來，情景映照在心中，然後再化為語言，脫口而出。影象模擬的優點，是在很短的時間內可以看到所有內容，資訊量非常大。無論你取影象的哪一部分都可以作為語言。
腦子裡先浮現畫面，語言會隨機應變地形成。
因此，想要提公升自己的說話能力，好方法之一是訓練自己把影象在腦子裡錄下來，再**出來。
開會的時候，想要陳述己見卻一直找不到機會發言。你若不管三七二十一地插進去搶話，不但打斷別人的發言而不夠禮貌，還可能破壞開會的氣氛。
既然找不到機會發言，是否就靜靜的坐著聽別人發言？不，那就失去了參加會議的意義了。你總得想辦法找機會發言才行。問題是，怎麼找呢？
在這種情況，要取得發言的機會，最好的辦法就是「發問」。你發問了，對方總是要響應，而你可在這一問一答中找到陳述自己意見的良機。
要注意的是，發問不是你的目的，只是製造機會的方法，所以，不能聽了對方的回答之後，只是說「噢，是這麼一回事」，然後就沒有下文了。這樣會喪失插話的良機。
事先想好待會要怎麼陳述自己的意見，然後再發問等對方回答，再設法將話題轉到自己的意見上。這時候，你要盡可能簡單扼要地陳述意見，這樣才是成功的插話。
當參加者被允許發表自己的意見時，該如何陳述才好？當你要陳述自己的看法時，在場聆聽的人大致可以分成三類：級別比你高的人，和你同等級別的人，級別比你低的人。
在這種情況下，你如何發言呢？這是問題的關鍵所在。
簡單地說，在討論的場合，每位參加者都必須平等才行。因此，即使你的級別比別人低，陳述自己的意見時也不必意識到這一點。用詞謙虛一點、禮貌周到一些都是必要的，但除此之外，即使由大老闆在座，也要把大老闆當成和你對等的人來陳述意見。
若不是如此，級別低的人發表意見不會收到重視，或被認為沒大沒小，不懂職場的倫理；級別高的人發表意見，下屬則不敢有任何異議。如此一來，根本不是在討論問題。
在金字塔形的公司組織之中，這或許有些無可奈何，幸好最近的情況已稍微改善。但為了適應時代的變化，我們應該訓練自己能夠堂堂正正地在會議中陳述自己的主張。到時候，比忘了「發表意見，人人平等」
先說結論，再從容不迫的詳細說理由。
用數字說明比用文字說明更節省時間。
需要瞬間的判斷力。這需要靠平時的馴良。平時說話時就必須養成習慣，先說結論，然後再從容不迫的詳細說理由。如果後來的說明不怎麼詳細，但因已把結論傳達清楚，起碼是幾個了。
要是某件事情無法簡單的下結論，也必須先說結論嗎？答案是肯定的，及時沒有結論，也可以說類似結論的東西，這樣才能把話說得簡潔。你先說類似結論的東西，彼此再以這個東西為前提，展開交流，這是比較理想的方式。
否則，談話沒有主題，天馬行空，不知要談到什麼時候。
我們和別人溝通，得到的反應卻很冷漠，這時，我們必須**為什麼會這樣。
第一， 你說的事情很難令對方相信。若是這種情形，你最好在事前準備一些能夠說服對方的相關資訊。
第二， 對方無法理解你說的內容。這時，你必須以對方能聽懂的話語來陳述，雖然這不是一件容易的事。
第三， 對方對你說的事情不感興趣。這時，你必須有一套技巧讓對方對你說的事情感興趣。
不過，有乙個方法可以一舉解決這三個問題。那就是獲得對方極大的信任。那麼要如何才能得到對方的信任呢？
答案是，你要隨時準備好有充分的證據的話題。當你可以拿出明確的證據的話題，然後再詳細解說，讓對方心服口服，對方自然會覺得你是個值得信任的人。
說話的時候，若能適時加上一些數字，會讓對方更容易懂、增加客觀性，而且有乙個有點，用數字說明比用文字說明更節省時間。因此，要在短時間內說有意義的話，必須善於用數字說話。
另乙個讓話說得更好的方法是善用「比喻」。「比喻」就是在說明事物時，借用類似的東西來表現。比喻若用得巧，你要說明的事情對方一下子就能了解。
有時候本來很複雜的事情，或本來需要詳盡說明的事情，有時簡單的的乙個比喻就讓對方理解，這正是比喻的威力。
擅長比喻的人，不會再事前準備太多的談話內容。他的比喻是即興的，在自然的情況下說出。當比喻自然從口中說出時，通常是最妙的比喻。
說話是否有說服力，聲音的特質是乙個關鍵。你可以通過以下問卷進行自檢：
1. 發音含糊不清
2. 發音有氣無力
3. 聲音太小，聽不清楚
4. 說話太快，語尾聲調上揚
5. 說話喋喋不休
6. 聲音過大
7. 該停頓的時候不停頓
聲音的特質很難改變，但說話的習慣是只要肯努力就可以大為改善。
說話若不得其法，一定達不到預期的效果。相反地，如果能針對關鍵之處說話，則在很短的時間內便可說服對方。最重要的是不可喋喋不休、囉囉嗦嗦。
另外，話題的核心不必說得太詳細，點出大致的方向即可，但是在細節部分應該說的很正確。這樣可以增加對方對你的信任。
還有，要在短時間內達到說話的具體效果，必須採取讓對方下決定的說話方式。你得讓對方知道你現在說話的目的是什麼，以及你希望他做什麼事。
如何提公升你的溝通技巧
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